สำนักงานบัญชีของเรา 4 สาขาทั่วประเทศ

สำนักงานใหญ่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของงานที่ต้องใช้ความต่อเนื่อง เช่น งานปิดงบประจำปี งานประสานกับผู้สอบบัญชี และงานที่ต้องใช้ทีมหลายคนพร้อมกัน ส่วนสำนักงานในภูมิภาครับงานที่ต้องอาศัยความใกล้ชิดกับพื้นที่ เช่น การรับเอกสารกระดาษปริมาณมาก และการติดต่อหน่วยงานท้องถิ่นแทนลูกค้า

กิจการที่อยู่ในจังหวัดซึ่งไม่มีสำนักงานของเรา จะถูกกำหนดให้อยู่ในความดูแลของสาขาที่ใกล้ที่สุดตามภูมิภาค การทำงานจะเป็นแบบออนไลน์เป็นหลัก ทั้งการส่งเอกสาร การอนุมัติรายการ และการประชุมทบทวนผลประจำเดือน โดยที่คุณภาพงานและกำหนดเวลาไม่ต่างจากลูกค้าที่อยู่ในจังหวัดเดียวกับสำนักงาน

ในทางปฏิบัติ ลูกค้าส่วนใหญ่เข้าสำนักงานปีละไม่กี่ครั้ง ครั้งที่พบบ่อยที่สุดคือช่วงเริ่มงาน ช่วงทบทวนก่อนปิดงบ และช่วงที่มีเหตุการณ์พิเศษ เช่น การเปลี่ยนโครงสร้างผู้ถือหุ้นหรือการเตรียมข้อมูลให้สถาบันการเงิน

การคุยครั้งแรกจะเร็วขึ้นมากถ้ามีข้อมูลพื้นฐานสามชุด ชุดแรกคือสถานะทางทะเบียนของกิจการ ได้แก่ รูปแบบนิติบุคคล วันจดทะเบียน และรอบระยะเวลาบัญชี ชุดที่สองคือสถานะทางภาษี ได้แก่ จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือยัง มีลูกจ้างในระบบประกันสังคมกี่คน และเคยยื่นแบบใดไปแล้วบ้างในปีนี้

ชุดที่สามคือสภาพเอกสารตามความจริง ไม่ต้องจัดให้สวยก่อน เราต้องการเห็นของจริงเพื่อประเมินขอบเขตงานได้ถูกต้อง กิจการหลายรายลังเลเพราะคิดว่าเอกสารยังไม่เรียบร้อยพอ ทั้งที่ความไม่เรียบร้อยนั่นเองคือข้อมูลสำคัญที่สุดในการวางแผนงาน

หากเอกสารย้อนหลังขาดหายหรือค้างหลายเดือน ควรบอกตั้งแต่ต้น เพราะการจัดการงานค้างมีลำดับของมัน คือกู้ข้อมูลให้ครบก่อน แล้วจึงกระทบยอด แล้วจึงพิจารณาเรื่องการยื่นเพิ่มเติมหรือแก้ไข การข้ามลำดับทำให้ต้องทำซ้ำ

รอบงานที่เราใช้ยึดตามกำหนดเวลาตามกฎหมายเป็นหลัก ต้นเดือนเป็นช่วงรวบรวมเอกสารของเดือนก่อน กลางเดือนเป็นช่วงบันทึกและกระทบยอดพร้อมยื่นแบบที่ถึงกำหนด ปลายเดือนเป็นช่วงสรุปผลและชี้ประเด็นที่ควรตัดสินใจ การมีรอบที่คาดเดาได้ทำให้เจ้าของกิจการวางแผนกระแสเงินสดได้ ไม่ใช่รอลุ้นว่าจะมีอะไรโผล่มา

ช่องทางติดต่อระหว่างรอบใช้ช่องทางเดียวเป็นหลักเพื่อไม่ให้ข้อมูลกระจัดกระจาย เอกสารที่ส่งผ่านแชทส่วนตัวของพนักงานคนใดคนหนึ่งคือจุดที่ข้อมูลหายบ่อยที่สุด และเป็นสาเหตุที่งานปิดงบล่าช้ามากกว่าที่หลายคนคิด

ความต่อเนื่องเป็นเรื่องที่ประเมินค่าต่ำเกินไปเสมอ จนกระทั่งวันที่คนที่ดูแลงานไม่อยู่ กิจการที่พึ่งพาความจำของคนคนเดียวจะพบว่าไม่มีใครรู้ว่าเอกสารชุดใดเก็บไว้ที่ไหน ทำไมบางรายการจึงบันทึกแบบนั้น และเคยชี้แจงอะไรกับหน่วยงานไว้บ้าง การกู้ข้อมูลเหล่านี้ใช้เวลามากกว่าการทำงานปกติหลายเท่า

วิธีป้องกันคือทำให้ทุกงานมีร่องรอย ได้แก่ สารบบเอกสารที่รู้ว่าอะไรอยู่ที่ไหน บันทึกเหตุผลของรายการที่มีดุลพินิจ และสำเนาหลักฐานการยื่นแบบทุกครั้ง สามอย่างนี้ทำให้คนใหม่รับช่วงต่อได้ภายในเวลาไม่กี่วัน แทนที่จะต้องสร้างความเข้าใจใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้น

หากกิจการตัดสินใจย้ายไปใช้บริการที่อื่น ข้อมูลบัญชีเป็นของกิจการและควรได้รับคืนในรูปแบบที่ใช้งานต่อได้ ไม่ใช่เฉพาะไฟล์ภาพ ควรตกลงเรื่องนี้ไว้ตั้งแต่เริ่มสัญญา รวมถึงระยะเวลาส่งมอบและรายการข้อมูลที่จะได้รับ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในช่วงเปลี่ยนผ่านซึ่งมักตรงกับช่วงที่มีกำหนดยื่นแบบพอดี

ในทางกลับกัน เมื่อรับงานต่อจากผู้ให้บริการเดิม เราจะขอข้อมูลชุดเดียวกันนี้ และหากได้ไม่ครบก็จะแจ้งตั้งแต่ต้นว่าส่วนใดต้องสร้างขึ้นใหม่และใช้เวลาเท่าใด เพื่อให้เจ้าของกิจการเห็นภาพต้นทุนที่แท้จริงก่อนตัดสินใจ ไม่ใช่ทราบภายหลังเมื่อเริ่มงานไปแล้ว

เดือนแรกไม่ใช่เดือนที่เริ่มบันทึกบัญชีทันที แต่เป็นเดือนที่ตรวจสภาพก่อน สิ่งที่ทำเป็นอันดับแรกคือรวบรวมข้อมูลทะเบียนของกิจการ หนังสือรับรอง รอบระยะเวลาบัญชี สถานะภาษีมูลค่าเพิ่ม และรายชื่อแบบที่เคยยื่นไปแล้ว จากนั้นจึงดูสมุดบัญชีและเอกสารประกอบเพื่อประเมินว่าข้อมูลยกมาน่าเชื่อถือเพียงใด

ขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดคือการกระทบยอดยกมา โดยเฉพาะยอดเงินสดในมือ ยอดคงเหลือตามสมุดธนาคาร ยอดค้างรับจากลูกค้า ยอดค้างจ่ายผู้ขาย และมูลค่าสต๊อกคงเหลือ ถ้ายอดยกมาไม่ตรงกับหลักฐาน จะต้องหาสาเหตุก่อนเดินหน้าต่อ เพราะการบันทึกทับยอดที่ผิดทำให้ทุกงวดถัดไปผิดตามกันไป และปัญหาจะปรากฏชัดที่สุดตอนผู้สอบบัญชีเข้าตรวจ

ระหว่างนั้นเราจะระบุกำหนดเวลาที่ใกล้ที่สุดของกิจการและจัดลำดับให้ชัด เช่น หากมีแบบที่ต้องยื่นภายในเดือนนั้น งานยื่นจะถูกจัดไว้ก่อนงานจัดระบบ เพราะกำหนดเวลาตามกฎหมายไม่รอความพร้อมของระบบภายใน ส่วนงานจัดระบบจะทยอยทำคู่ขนานไปในเดือนถัดไป

สิ่งที่กิจการต้องเตรียมในเดือนแรกมีไม่มาก แต่ต้องตรงเวลา ได้แก่ การให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่จำเป็น การระบุผู้ติดต่อหลักหนึ่งคน และการส่งเอกสารตามรายการที่แจ้ง ความล่าช้าในเดือนแรกมักส่งผลต่อเนื่องสองถึงสามเดือน เพราะงานกระทบยอดต้องเริ่มใหม่ทุกครั้งที่ได้ข้อมูลเพิ่มทีหลัง

คำถามที่ควรถามไม่ใช่สำนักงานอยู่ใกล้ไหม แต่คือใครเป็นผู้รับผิดชอบงานของกิจการโดยตรง ทีมนั้นเคยทำธุรกิจลักษณะเดียวกันหรือไม่ และถ้าผู้รับผิดชอบไม่อยู่ ใครรับช่วงต่อได้ทันที คำตอบสามข้อนี้บอกคุณภาพของงานได้มากกว่าที่ตั้งของสำนักงาน

ควรถามต่อว่าเอกสารของกิจการจะถูกเก็บอย่างไรและคุณเข้าถึงได้ตลอดเวลาหรือไม่ ข้อมูลบัญชีเป็นของกิจการเสมอ ไม่ใช่ของผู้ให้บริการ การตกลงเรื่องการเข้าถึงและการส่งคืนข้อมูลตั้งแต่ต้นช่วยลดความเสี่ยงเมื่อมีการเปลี่ยนผู้ให้บริการในอนาคต

อีกเรื่องที่มักถูกมองข้ามคือความสามารถในการอธิบาย ผู้ให้บริการที่อธิบายตัวเลขให้เจ้าของกิจการเข้าใจได้ ช่วยให้ตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้นจริง ในขณะที่รายงานที่สวยแต่ไม่มีคำอธิบาย มักถูกเก็บไว้เฉย ๆ จนถึงปีถัดไป