คลังคำศัพท์บัญชี ภาษี และจดทะเบียนบริษัท

งบการเงินจัดทำขึ้นตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน โดยมีเป้าหมายให้ผู้ใช้งบเห็นฐานะและผลการดำเนินงานตามความเป็นจริง ส่วนการคำนวณภาษีอยู่ภายใต้ประมวลรัษฎากร ซึ่งมีเป้าหมายกำหนดฐานภาษีให้ชัดเจนและตรวจสอบได้ เมื่อเป้าหมายต่างกัน เกณฑ์การรับรู้รายการจึงต่างกันได้โดยไม่มีฝ่ายใดผิด

ผลคือรายการปรับปรุงระหว่างกำไรทางบัญชีกับกำไรทางภาษี ซึ่งเป็นเรื่องปกติของทุกกิจการ ไม่ใช่สัญญาณว่าบัญชีผิด สิ่งที่ผิดคือการไม่มีเอกสารอธิบายว่าปรับปรุงรายการใดด้วยเหตุผลอะไร เพราะเมื่อถูกสอบถามย้อนหลังจะอธิบายไม่ได้

คำที่มักสร้างความสับสนมากที่สุดได้แก่ ค่าเสื่อมราคา ค่ารับรอง รายจ่ายต้องห้าม ประมาณการหนี้สิน และรายได้รอการรับรู้ ทั้งห้าคำนี้มีนิยามทางบัญชีที่กว้างกว่าการยอมรับทางภาษี จึงควรตรวจสอบทุกครั้งที่ยอดเปลี่ยนอย่างมีนัยสำคัญ

วิธีที่ได้ผลที่สุดคืออ่านคำศัพท์ตอนที่มีเอกสารจริงอยู่ตรงหน้า ไม่ใช่อ่านลอย ๆ ให้จำ เช่น เมื่อได้รับงบทดลองจากผู้ทำบัญชี ให้ไล่ดูบัญชีที่ยอดเปลี่ยนมากผิดปกติ แล้วเปิดคำศัพท์ของบัญชีนั้นเพื่อเข้าใจว่ารายการแบบใดถูกรวมอยู่ในนั้นได้บ้าง

อีกวิธีคือใช้ตอนอ่านสัญญาก่อนลงนาม คำว่าค่าบริการ ค่าเช่า และค่าสิทธิ นำไปสู่ภาระภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต่างกัน หากคู่สัญญาเขียนคำผิดจากเนื้อหาที่ตกลงกันจริง จะเกิดข้อโต้แย้งภายหลังว่าใครต้องรับภาระส่วนต่าง

สำหรับกิจการที่ใช้ทั้งภาษาไทยและอังกฤษภายในองค์กร ควรกำหนดคำที่ใช้ให้ตรงกันเป็นทางการหนึ่งชุด แล้วใช้ชุดนั้นทั้งในผังบัญชี รายงานภายใน และเอกสารส่งผู้สอบบัญชี เพื่อลดการตีความคลาดเคลื่อนระหว่างทีม

คำว่า revenue กับ income ถูกใช้สลับกันบ่อยในเอกสารภายใน แต่ในบริบทภาษีไทย คำแรกมักหมายถึงรายได้จากการขายหรือให้บริการ ส่วนคำหลังอาจหมายถึงเงินได้ตามประเภทที่กฎหมายกำหนด ซึ่งกำหนดวิธีหักภาษีต่างกัน การสับสนสองคำนี้ทำให้กรอกแบบผิดประเภทเงินได้

อีกคู่ที่พบบ่อยคือ input tax กับ purchase คำแรกคือภาษีซื้อที่ขอคืนหรือใช้เครดิตได้ตามเงื่อนไข ส่วนคำหลังคือมูลค่าสินค้าหรือบริการที่ซื้อมา การนำมูลค่าซื้อไปกรอกในช่องภาษีซื้อเป็นความผิดพลาดที่พบได้ในกิจการที่เพิ่งจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม