เครื่องมือคำนวณภาษีและเงินเดือนสำหรับธุรกิจไทย

คำถามเรื่องกระแสเงินสดกับคำถามเรื่องภาระภาษีปลายปีต้องใช้เครื่องมือคนละตัว ถ้าคุณกำลังจะจ่ายเงินให้ผู้รับจ้างพรุ่งนี้และไม่แน่ใจว่าต้องหักเท่าไร คำถามนั้นคือคำถามกระแสเงินสดระยะสั้น ใช้เครื่องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย แล้วบันทึกอัตราที่ใช้พร้อมเหตุผลไว้ในไฟล์เดียวกับใบสำคัญจ่าย เพื่อให้เดือนถัดไปไม่ต้องคิดใหม่

แต่ถ้าคำถามคือ “ปีนี้จะเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลเท่าไร” เครื่องมือที่ควรใช้คือเครื่องประมาณการกำไรสุทธิทางภาษี ซึ่งต้องใส่รายการปรับปรุงที่พบบ่อย เช่น รายจ่ายต้องห้าม ค่ารับรองส่วนที่เกินเกณฑ์ และค่าเสื่อมราคาที่คำนวณต่างจากทางบัญชี การใช้กำไรทางบัญชีตรง ๆ แล้วคูณอัตราภาษีเป็นวิธีที่ให้ตัวเลขคลาดเคลื่อนมากที่สุด

สำหรับกิจการที่กำลังพิจารณาจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดไม่ใช่เครื่องคำนวณภาษี แต่เป็นการประมาณรายรับต่อปีเทียบกับเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด เพราะเมื่อรายรับถึงเกณฑ์แล้วหน้าที่จดทะเบียนเกิดขึ้นตามกำหนดเวลา ไม่ใช่ตอนที่เจ้าของกิจการสะดวก

เครื่องคำนวณทุกตัวต้องตั้งสมมติฐานบางอย่างเพื่อให้ตอบได้ในหน้าจอเดียว สมมติฐานที่พบบ่อยคือ ผู้จ่ายเงินเป็นผู้มีหน้าที่หักภาษี คู่สัญญาอยู่ในประเทศไทย รายการเกิดขึ้นในรอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบัน และไม่มีอนุสัญญาภาษีซ้อนเข้ามาเกี่ยวข้อง เมื่อใดที่ข้อเท็จจริงหลุดจากกรอบนี้ ตัวเลขที่ได้จะใช้ไม่ได้ทันที

กรณีจ่ายเงินไปต่างประเทศเป็นตัวอย่างที่ชัดที่สุด ค่าบริการที่จ่ายให้ผู้รับในต่างประเทศอาจมีภาระภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามประมวลรัษฎากร และอาจได้รับการลดอัตราหรือยกเว้นตามอนุสัญญาภาษีซ้อนที่ประเทศไทยทำไว้กับประเทศนั้น การใช้อัตราในประเทศกับรายการข้ามพรมแดนจึงทำให้หักเกินหรือหักขาดได้ทั้งสองทาง

อีกสมมติฐานที่คนมองข้ามคือเรื่องช่วงเวลา เครื่องมือคำนวณตามอัตราและเกณฑ์ที่ใช้อยู่ ณ เวลาที่จัดทำ หากมีการแก้ไขกฎหมายหรือมีมาตรการภาษีชั่วคราวออกมา ตัวเลขเดิมอาจไม่ตรงอีกต่อไป จึงควรตรวจสอบกับประกาศของกรมสรรพากรก่อนใช้ตัวเลขในการยื่นแบบจริงเสมอ

ปัญหาที่พบในงานปิดงบคือ กิจการคำนวณถูกตั้งแต่ต้นปีแล้ว แต่ไม่มีร่องรอยว่าคำนวณอย่างไร พอผู้สอบบัญชีถามถึงที่มาของอัตราที่ใช้ ก็ต้องย้อนกลับไปหาสัญญาใหม่ทั้งกอง วิธีแก้ง่ายมาก คือทุกครั้งที่ใช้เครื่องคำนวณ ให้บันทึกสามอย่างไว้กับเอกสาร ได้แก่ ข้อเท็จจริงที่ใช้ อัตราหรือเกณฑ์ที่เลือก และวันที่คำนวณ

การทำแบบนี้ให้ผลสองอย่าง อย่างแรกคือปิดงบเร็วขึ้นเพราะไม่ต้องสืบย้อน อย่างที่สองคือถ้ามีการสอบถามจากเจ้าหน้าที่ในภายหลัง กิจการมีคำอธิบายที่สอดคล้องกันทั้งปี ไม่ใช่คำอธิบายที่เพิ่งคิดขึ้นตอนถูกถาม ซึ่งต่างกันมากในทางปฏิบัติ

เครื่องคำนวณไม่รู้บริบทของกิจการคุณ ไม่รู้ว่ามีสัญญาที่มีเงื่อนไขพิเศษหรือไม่ ไม่รู้ว่ามีรายการระหว่างกิจการที่เกี่ยวข้องกันหรือไม่ และไม่รู้ว่ามีข้อเท็จจริงที่เคยชี้แจงกับเจ้าหน้าที่ไว้อย่างไร ข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนคำตอบได้ทั้งหมด และเป็นเหตุผลที่ตัวเลขจากหน้าจอไม่ควรถูกใช้เป็นข้อสรุปสุดท้าย

อีกข้อจำกัดคือเรื่องการปัดเศษและช่วงเวลา ผลลัพธ์ที่แสดงมักปัดเป็นจำนวนเต็มเพื่อให้อ่านง่าย แต่แบบแสดงรายการต้องกรอกตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด การนำตัวเลขที่ปัดแล้วไปกรอกอาจทำให้ยอดรวมไม่ตรงกับเอกสารประกอบ ซึ่งเป็นจุดที่ถูกตั้งคำถามได้ง่ายที่สุดเวลาตรวจสอบ

เมื่อผลลัพธ์ต่างจากที่ผู้ทำบัญชีคำนวณ อย่ารีบสรุปว่าฝ่ายใดผิด ให้เทียบสมมติฐานทีละข้อ ส่วนใหญ่ความต่างมาจากช่วงเวลาที่รับรู้รายการหรือประเภทของรายการ ไม่ใช่จากการคำนวณผิด การเทียบสมมติฐานใช้เวลาน้อยกว่าการคำนวณใหม่ทั้งหมดมาก

ประโยชน์ที่แท้จริงของการคำนวณล่วงหน้าไม่ใช่การรู้ตัวเลข แต่คือการมีเวลาเตรียมเงิน กิจการที่ประมาณภาระภาษีไว้ตั้งแต่กลางปีมีทางเลือกมากกว่าเสมอ เพราะยังปรับจังหวะการลงทุน การจ่ายโบนัส หรือการเรียกเก็บหนี้ได้ ส่วนกิจการที่รู้ตัวเลขตอนใกล้กำหนดยื่นเหลือทางเลือกเดียวคือหาเงินให้ทัน

วิธีที่ใช้ได้จริงคือประมาณการปีละสี่ครั้ง ครั้งแรกหลังปิดไตรมาสแรกเพื่อดูแนวโน้ม ครั้งที่สองกลางปีซึ่งเป็นจุดที่ยังปรับอะไรได้มาก ครั้งที่สามช่วงไตรมาสสามเพื่อยืนยันตัวเลข และครั้งที่สี่ก่อนปิดงบเพื่อเตรียมเงินและเอกสาร แต่ละครั้งใช้เวลาไม่นานถ้าข้อมูลบัญชีเป็นปัจจุบัน

สิ่งที่ต้องระวังคือการประมาณจากยอดขายอย่างเดียว เพราะภาระภาษีขึ้นกับกำไรและรายการปรับปรุง ไม่ใช่ยอดขาย กิจการที่ยอดขายโตแต่ต้นทุนโตเร็วกว่าอาจมีภาระน้อยกว่าที่คิด ในทางกลับกัน กิจการที่มีรายจ่ายจำนวนมากซึ่งไม่มีเอกสารรองรับ อาจมีภาระมากกว่าที่คำนวณไว้ เพราะรายจ่ายเหล่านั้นถือเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้

เอกสารประกอบรายจ่ายจึงเป็นตัวแปรที่กระทบตัวเลขมากที่สุดในกิจการขนาดเล็ก ก่อนใช้ผลจากเครื่องคำนวณ ควรแยกให้ชัดว่ารายจ่ายส่วนใดมีเอกสารครบ ส่วนใดยังขาด แล้วประมาณสองกรณีคือกรณีที่เก็บเอกสารได้ครบและกรณีที่เก็บไม่ได้ ช่วงห่างระหว่างสองกรณีคือมูลค่าของงานเก็บเอกสารที่ควรทำทันที