เจ้าของรถบรรทุกที่วิ่งส่งอ้อยหรือมันเข้าโรงงานมักคิดกำไรจากค่าจ้างขนส่งลบค่าน้ำมัน ทั้งที่ต้นทุนจริงมีค่าซ่อมบำรุง ยาง ค่าเบี้ยประกัน ค่าภาษีรถ และค่าเสื่อมราคาตัวรถรวมอยู่ด้วย เมื่อไม่ได้กระจายต้นทุนเหล่านี้ลงไปในแต่ละเที่ยว การรับงานในราคาที่ดูเหมือนคุ้มจึงกลายเป็นขาดทุนเมื่อถึงรอบเปลี่ยนยางหรือซ่อมใหญ่ เราตั้งวิธีคิดต้นทุนต่อเที่ยวและต่อกิโลเมตรให้ใช้ได้จริงกับรถทุกคันในกอง
ผู้รับจ้างตัดและผู้รวบรวมมักจ่ายค่าแรงเป็นรายวันให้แรงงานจำนวนมากในช่วงสั้น ๆ เอกสารที่ต้องมีจึงไม่ใช่สัญญาจ้างยาว แต่เป็นบันทึกรายวันที่ระบุชื่อ วันทำงาน อัตราค่าจ้าง และลายมือชื่อผู้รับเงิน พร้อมพิจารณาหน้าที่ทางประกันสังคมเมื่อเข้าเงื่อนไขลูกจ้าง การจัดเอกสารชุดนี้ไว้ล่วงหน้าก่อนเปิดฤดูตัดช่วยให้ไม่ต้องมานั่งย้อนเขียนตอนขอเบิกเงินจากผู้ว่าจ้าง
อีกจุดที่กระทบภาษีคือรายได้ที่ถูกโรงงานหักไว้ก่อนจ่าย เช่น ค่าปรับคุณภาพหรือค่าใช้จ่ายที่โรงงานออกให้แล้วหักคืน จำนวนที่เข้าบัญชีจึงน้อยกว่ารายได้จริง ถ้าลงบัญชีตามยอดที่ได้รับ รายได้จะต่ำและรายจ่ายที่ถูกหักไปก็หายไปด้วย เราให้เก็บใบแจ้งของโรงงานทุกใบและลงบัญชีตามยอดเต็มพร้อมรายการหักแยกบรรทัด
ต้นทุนต่อเที่ยวของรถบรรทุกที่คิดครบทุกรายการ
กองรถขนาดเล็กห้าถึงสิบคันมักไม่มีระบบใด ๆ นอกจากสมุดบันทึกน้ำมัน เราจัดทะเบียนรถที่บันทึกเลขไมล์ ปริมาณน้ำมันเติม ค่าซ่อมแต่ละครั้ง วันเปลี่ยนยาง และเบี้ยประกันของแต่ละคัน แล้วคำนวณต้นทุนต่อกิโลเมตรที่รวมค่าเสื่อมราคาไว้ด้วย เมื่อมีข้อมูลนี้ เจ้าของกิจการจะรู้ว่างานเส้นทางไหนคุ้ม รถคันไหนกินค่าซ่อมเกินควรจนควรขายออก และควรเสนอราคาขนส่งเท่าไรจึงยังเหลือกำไรเมื่อรวมค่าซ่อมใหญ่ที่จะมาถึง
รายได้ที่ถูกหักหน้าโรงงานกับการลงบัญชีตามยอดเต็ม
ใบแจ้งของโรงงานมักแสดงยอดขายรวม แล้วหักค่าปรับสิ่งเจือปน ค่าขนส่งที่โรงงานจัดให้ หรือเงินยืมล่วงหน้าที่รับไปก่อนฤดู เหลือเป็นยอดสุทธิที่โอนเข้าบัญชี วิธีลงบัญชีที่ถูกต้องคือรับรู้รายได้ตามยอดรวม แล้วบันทึกแต่ละรายการหักเป็นรายจ่ายหรือการชำระหนี้ตามลักษณะของมัน ผลที่ได้คืองบที่แสดงขนาดกิจการตามความจริง ซึ่งสำคัญเวลาต้องยื่นขอวงเงินกับธนาคาร เพราะยอดขายที่ต่ำกว่าความจริงทำให้วงเงินที่ได้ต่ำกว่าที่ควรตามไปด้วย
เงินยืมล่วงหน้าก่อนฤดูกาลที่ต้องแยกจากรายได้
ผู้รวบรวมหลายรายรับเงินล่วงหน้าจากโรงงานเพื่อใช้เป็นทุนซื้อของ แล้วทยอยหักคืนจากค่าผลผลิตที่ส่ง เงินก้อนนี้ไม่ใช่รายได้แต่เป็นหนี้ที่ต้องแสดงในงบ ถ้าบันทึกผิดเป็นรายได้ทันทีที่รับ กำไรของช่วงต้นฤดูจะสูงเกินจริงและช่วงปลายฤดูจะต่ำเกินจริง เราจัดบัญชีย่อยติดตามยอดคงเหลือของเงินล่วงหน้าแต่ละสัญญา และกระทบยอดกับใบแจ้งของโรงงานทุกงวดเพื่อให้ยอดหนี้ที่แสดงตรงกับที่โรงงานบันทึกไว้
การจ้างแรงงานตามฤดูกาลกับหน้าที่ของนายจ้าง
ฤดูตัดอ้อยต้องใช้คนจำนวนมากในช่วงเวลาไม่กี่เดือน หน้าที่ที่มักถูกมองข้ามคือการขึ้นทะเบียนลูกจ้างและนำส่งเงินสมทบเมื่อความสัมพันธ์เข้าลักษณะการจ้างแรงงาน ไม่ใช่การจ้างทำของ ความต่างของสองแบบนี้อยู่ที่อำนาจบังคับบัญชาและวิธีจ่ายค่าตอบแทน ถ้าจัดประเภทผิด ภาระที่ตามมาไม่ใช่เพียงเงินสมทบย้อนหลัง แต่อาจรวมถึงข้อพิพาทเรื่องค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง เราช่วยดูข้อเท็จจริงหน้างานแล้วจัดเอกสารให้ตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงตั้งแต่ต้นฤดู
ข้อพิพาทเรื่องคุณภาพผลผลิตที่วัดต่างกัน
เมื่อผลตรวจคุณภาพของโรงงานต่างจากที่ผู้ส่งวัดไว้เอง เงินที่ได้ก็ต่างไปทันที การเถียงกันด้วยความรู้สึกไม่นำไปสู่ข้อยุติ สิ่งที่ช่วยได้คือหลักฐานของตัวเอง ทั้งบันทึกน้ำหนักก่อนออกจากลาน ผลวัดคุณภาพที่ทำไว้ ภาพถ่ายของสินค้า และเวลาที่ออกเดินทาง เราวางระบบเก็บหลักฐานชุดนี้เป็นกิจวัตรและตรวจเงื่อนไขในเอกสารซื้อขายว่าเปิดช่องให้ขอตรวจซ้ำได้หรือไม่ กรณีที่ยังตกลงกันไม่ได้จึงมีข้อมูลพร้อมสำหรับการเจรจาหรือดำเนินคดีต่อไป