แพปลาและผู้รวบรวมสัตว์น้ำในชุมพรจ่ายเงินให้เรือเป็นเงินสดหน้าท่าเกือบทุกครั้ง เพราะไต้ก๋งต้องเอาเงินไปจ่ายลูกเรือทันทีที่ขึ้นฝั่ง เอกสารที่เกิดขึ้นจริงจึงเป็นใบชั่งน้ำหนักและสมุดจ่ายเงินหน้าท่า ไม่ใช่ใบเสร็จรูปแบบมาตรฐาน เราวางระบบให้ใบชั่งเป็นเอกสารต้นทางที่มีเลขเรียงและมีลายมือชื่อผู้รับเงินกำกับ แล้วผูกกับยอดเงินสดที่เบิกจากบัญชีในวันเดียวกัน เพื่อให้ต้นทุนซื้อสัตว์น้ำมีที่มาที่ตรวจย้อนได้
สวนทุเรียนและล้งรับซื้อผลไม้เป็นอีกกลุ่มที่มีรายได้กระจุกอยู่ไม่กี่เดือน เงินก้อนใหญ่เข้ามาช่วงกลางปี แต่ค่าปุ๋ย ค่าแรงตัดแต่ง และค่าน้ำมันเกิดขึ้นตลอดสิบสองเดือน ถ้าบันทึกเฉพาะช่วงที่ขายได้ กำไรที่เห็นจะสูงเกินจริงในไตรมาสนั้นและติดลบในไตรมาสอื่น เราจึงจัดต้นทุนสวนเป็นรอบการผลิตต่อแปลง แล้วเฉลี่ยเข้าไปกับผลผลิตที่ขายจากแปลงนั้นโดยตรง
ธุรกิจที่พักและร้านอาหารริมทางตามถนนสายหลักลงภาคใต้มีรายได้ที่ผูกกับการเดินทางของคนอื่น ช่วงวันหยุดยาวห้องเต็มและร้านแน่น ช่วงฝนชุกยอดหายไปครึ่งหนึ่ง เจ้าของหลายรายจึงใช้เงินของช่วงพีคไปลงทุนต่อโดยไม่กันเงินภาษีและเงินประกันสังคมไว้ เราตั้งวิธีกันเงินสองก้อนนี้ออกทุกครั้งที่ปิดยอดรายสัปดาห์ เพื่อไม่ให้เดือนที่เงียบกลายเป็นเดือนที่ต้องกู้มาจ่ายรัฐ
ใบชั่งหน้าท่ากับเงินสดที่ต้องตรงกัน
การซื้อสัตว์น้ำด้วยเงินสดเป็นเรื่องปกติของธุรกิจประมง แต่จุดที่มักทำให้ถูกตั้งคำถามคือไม่มีร่องรอยว่าเงินที่เบิกออกไปกลายเป็นสินค้าอะไรบ้าง เราจัดสมุดคุมเงินสดหน้าท่าเป็นเล่มเดียวต่อท่าหนึ่งแห่ง ลงวันที่ ชื่อเรือ น้ำหนักแยกตามชนิด ราคาต่อกิโลกรัม และยอดจ่ายรวม เมื่อสิ้นวันจะกระทบยอดเงินสดคงเหลือกับผลรวมในสมุดทันที ผลต่างที่เกิดขึ้นจะถูกอธิบายในวันนั้น ไม่ปล่อยไว้ถึงสิ้นเดือน วิธีนี้ทำให้ต้นทุนสินค้าที่แสดงในงบมีเอกสารรองรับแม้ไม่ได้เป็นใบเสร็จจากผู้ขายรายใหญ่
ต้นทุนสวนผลไม้ที่คิดเป็นรอบต่อแปลง
เจ้าของสวนที่มีหลายแปลงมักจ่ายค่าปุ๋ยและค่าแรงรวมกันครั้งเดียวแล้วไม่แยกว่าลงแปลงไหน เมื่อผลผลิตออกไม่เท่ากันจึงไม่รู้ว่าแปลงใดคุ้มและแปลงใดควรปรับ เราเปิดรหัสแปลงในผังบัญชี ให้ทุกใบเสร็จปุ๋ย ยา น้ำมัน และค่าจ้างตัด ระบุรหัสแปลงกำกับตั้งแต่วันจ่าย พอถึงฤดูขายก็เทียบรายได้ต่อแปลงกับต้นทุนต่อแปลงได้ตรง ๆ ตัวเลขนี้ใช้ต่อรองราคากับล้งได้ด้วย เพราะเจ้าของรู้ว่าราคาต่ำสุดที่ยังมีกำไรอยู่ที่เท่าไร
แรงงานตามฤดูกาลและเอกสารที่ต้องมี
ช่วงเก็บผลผลิตและช่วงเรือเข้าถี่ กิจการในชุมพรต้องใช้คนเพิ่มเป็นสิบเป็นร้อยในเวลาสั้น ๆ ปัญหาที่พบบ่อยคือจ่ายค่าแรงรายวันโดยไม่มีบัญชีรายชื่อ ทำให้ค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ไม่มีหลักฐานและอาจถูกปรับปรุงออกจากรายจ่ายทางภาษี เราจัดแบบฟอร์มลงเวลารายวันที่มีชื่อ เลขบัตรประจำตัว อัตราค่าจ้าง จำนวนวัน และลายมือชื่อผู้รับเงิน พร้อมแยกกลุ่มที่ต้องหักภาษีและกลุ่มที่ต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมออกจากกัน เจ้าของจึงจ่ายเงินได้เร็วเหมือนเดิมแต่มีเอกสารครบ
ภาษีมูลค่าเพิ่มกับสินค้าเกษตรที่ได้รับยกเว้น
กิจการที่ซื้อขายผลผลิตสดกับกิจการที่ขายสินค้าแปรรูปมีภาระภาษีมูลค่าเพิ่มไม่เหมือนกัน หลายรายในชุมพรทำทั้งสองอย่างในนิติบุคคลเดียว เช่น ขายทุเรียนสดและขายทุเรียนอบแห้ง เมื่อไม่แยกรายการขายและภาษีซื้อที่เกี่ยวข้อง การคำนวณภาษีที่ขอคืนได้จึงคลาดเคลื่อน เราจัดกลุ่มสินค้าในระบบขายให้ชัดว่ารายการไหนอยู่นอกขอบเขตและรายการไหนต้องเรียกเก็บ พร้อมวางวิธีปันภาษีซื้อของค่าใช้จ่ายที่ใช้ร่วมกัน เช่น ค่าไฟห้องเย็นและค่าขนส่ง ให้เป็นสัดส่วนที่อธิบายได้
เงินกู้เพื่อซื้อเรือและเครื่องจักรห้องเย็น
สินทรัพย์หลักของกิจการประมงและห้องเย็นราคาสูงและมักซื้อด้วยสินเชื่อ จุดที่ทำให้งบผิดคือบันทึกค่างวดทั้งจำนวนเป็นค่าใช้จ่าย ทั้งที่ส่วนหนึ่งเป็นการคืนเงินต้น เราแยกดอกเบี้ยออกจากเงินต้นตามตารางของสถาบันการเงิน ตั้งทะเบียนสินทรัพย์ที่ระบุอายุการใช้งานของเรือ เครื่องยนต์ ห้องเย็น และรถห้องเย็นแยกกัน เพราะแต่ละรายการเสื่อมไม่เท่ากัน ผลที่ได้คือกำไรที่ตรงตามความเป็นจริงและงบที่ธนาคารอ่านแล้วเชื่อถือเมื่อขอวงเงินรอบถัดไป