ผู้รวบรวมผลผลิตในเลยรับซื้อจากเกษตรกรรายย่อยจำนวนมาก แต่ละรายปริมาณไม่มากและมักไม่มีเอกสารของตัวเอง ต้นทุนซื้อจึงต้องอาศัยใบรับซื้อที่กิจการออกให้เอง เราจัดแบบใบรับซื้อที่ระบุชื่อเกษตรกร เลขบัตรประจำตัว น้ำหนัก ราคา และลายมือชื่อ พร้อมเรียงเลขต่อเนื่องต่อจุดรับซื้อ เมื่อรวมทั้งวันจะกระทบกับเงินสดที่เบิกและปริมาณสินค้าที่รับเข้าคลังได้ครบวง
ที่พักและร้านอาหารในพื้นที่ท่องเที่ยวหน้าหนาวมีรายได้ที่หนาแน่นเพียงไม่กี่สัปดาห์ ทั้งปีที่เหลือมีลูกค้าบางตา จุดที่ทำให้เจ้าของเข้าใจผิดคือดูกำไรจากช่วงพีคแล้วสรุปว่าธุรกิจดี โดยไม่หักค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายตลอดสิบสองเดือน เราจัดงบให้แสดงกำไรทั้งปีควบคู่กับกำไรเฉพาะฤดู เพื่อให้การตัดสินใจขยายห้องหรือเพิ่มพนักงานอยู่บนตัวเลขที่ครบ
ค่าขนส่งเป็นต้นทุนที่ใหญ่กว่าที่คิดสำหรับกิจการในเลย เพราะระยะทางไปตลาดปลายทางไกลและเส้นทางเป็นภูเขา หลายกิจการรวมค่าน้ำมัน ค่าซ่อมรถ และค่าเบี้ยเลี้ยงคนขับไว้ในค่าใช้จ่ายทั่วไป ทำให้ไม่รู้ต้นทุนต่อเที่ยวและตั้งราคาขายต่ำเกินไป เราแยกต้นทุนขนส่งเป็นศูนย์ต้นทุนของตัวเองและคิดต่อเที่ยวต่อคันอย่างชัดเจน
ใบรับซื้อผลผลิตจากเกษตรกรรายย่อย
รายจ่ายที่ถูกตั้งคำถามบ่อยที่สุดของผู้รวบรวมผลผลิตคือค่าซื้อจากเกษตรกรที่ไม่มีเอกสาร ทางแก้ไม่ใช่การหาใบเสร็จมาแทน แต่เป็นการทำเอกสารต้นทางของตัวเองให้แน่นพอ ใบรับซื้อที่ดีต้องระบุตัวผู้ขายได้ ระบุปริมาณและราคาที่ตกลง มีลายมือชื่อผู้รับเงิน และผูกกับการเคลื่อนไหวของเงินสดในวันเดียวกัน เมื่อทำต่อเนื่องทุกวัน ชุดเอกสารนี้จะกลายเป็นหลักฐานที่ตรวจย้อนได้แม้ผู้ขายจะไม่ได้อยู่ในระบบภาษี
ต้นทุนขนส่งต่อเที่ยวที่คิดแยกจากค่าใช้จ่ายทั่วไป
กิจการที่ส่งสินค้าออกนอกจังหวัดควรรู้ว่าหนึ่งเที่ยวมีต้นทุนเท่าไรก่อนตกลงราคา เราจัดสมุดคุมรถต่อคันที่บันทึกเลขไมล์ ปริมาณน้ำมัน น้ำหนักบรรทุก ปลายทาง และค่าใช้จ่ายระหว่างทาง จากนั้นเฉลี่ยค่าซ่อมบำรุงและค่าเสื่อมราคาเข้าไปด้วย ตัวเลขต้นทุนต่อกิโลกรัมต่อระยะทางที่ได้ทำให้ต่อรองราคากับผู้ซื้อปลายทางได้จริง และทำให้เห็นว่าเส้นทางใดควรหยุดวิ่งเพราะขาดทุนทุกเที่ยว
รายได้หน้าหนาวกับค่าใช้จ่ายที่เดินทั้งปี
ธุรกิจที่พักในเลยหลายรายลงทุนขยายห้องหลังฤดูที่ขายดี แล้วพบว่าค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นทั้งปีแต่รายได้เพิ่มเฉพาะสองเดือน เราทำแบบจำลองง่าย ๆ ที่แสดงว่าห้องเพิ่มขึ้นกี่ห้องจึงคุ้มเมื่อคิดอัตราเข้าพักเฉลี่ยทั้งปี ไม่ใช่อัตราเฉพาะช่วงพีค พร้อมแยกค่าใช้จ่ายที่ตัดได้เมื่อปิดบางส่วนนอกฤดูออกจากค่าใช้จ่ายที่ตัดไม่ได้ การตัดสินใจลงทุนจึงอยู่บนสมมติฐานที่ตรวจสอบได้
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายในงานจ้างท้องถิ่น
กิจการในเลยจ้างช่างท้องถิ่น รถรับจ้าง และผู้ให้บริการรายย่อยจำนวนมาก งานเหล่านี้เข้าข่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายแต่มักถูกจ่ายเป็นเงินสดโดยไม่หัก เมื่อตรวจพบ กิจการต้องรับภาระภาษีที่ควรหักพร้อมเงินเพิ่มเอง เราจัดรายการประเภทงานที่พบบ่อยในจังหวัดพร้อมอัตราที่ใช้ ทำเป็นแผ่นเดียวให้ทีมหน้างานดูก่อนจ่ายเงิน และตั้งขั้นตอนออกหนังสือรับรองการหักภาษีให้ผู้รับจ้างทุกครั้ง
ที่ดินเกษตรกับสินทรัพย์ของกิจการ
หลายกิจการในเลยใช้ที่ดินของกรรมการหรือของครอบครัวในการดำเนินงาน แต่ไม่มีสัญญาเช่าหรือหลักฐานการใช้ประโยชน์ ทำให้ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับที่ดินถูกตั้งคำถามและการปรับปรุงสิ่งก่อสร้างบนที่ดินนั้นบันทึกยาก เราจัดให้มีสัญญาเช่าที่ระบุค่าเช่าและระยะเวลา บันทึกสิ่งปลูกสร้างที่กิจการลงทุนเป็นสินทรัพย์ของกิจการพร้อมอายุการใช้งานที่สอดคล้องกับอายุสัญญา และแยกรายจ่ายส่วนตัวของเจ้าของออกจากบัญชีกิจการให้ชัด