กิจการเกษตรในลพบุรีมักบันทึกรายได้ตามยอดเงินที่ลานรับซื้อโอนเข้ามาสุทธิ ซึ่งเป็นยอดที่ถูกหักค่าความชื้น ค่าสิ่งเจือปน และเงินยืมล่วงหน้าไว้แล้ว วิธีนี้ทำให้ทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายต่ำกว่าความจริงพร้อมกัน และเมื่อขอสินเชื่อ ธนาคารจะเห็นยอดขายเล็กกว่าขนาดกิจการจริง เราจึงแยกยอดขายเต็มจำนวนออกจากรายการหักแต่ละประเภทตั้งแต่ตอนบันทึก
ผู้รับจ้างไถ ปลูก และเก็บเกี่ยวด้วยรถแทรกเตอร์และรถตัดอ้อย มีรายจ่ายก้อนใหญ่คือค่าน้ำมัน ค่าอะไหล่ และค่าจ้างคนขับที่จ่ายเป็นรายวัน ถ้าไม่ผูกรายจ่ายเข้ากับงานแต่ละแปลง จะไม่รู้ว่าเครื่องคันไหนทำกำไรและควรเลิกใช้เมื่อใด เราออกแบบใบงานต่อแปลงให้บันทึกชั่วโมงเครื่อง น้ำมันที่เติม และค่าแรงในใบเดียว
คำถามด้านเอกสารที่พบมากในจังหวัดนี้คือการเช่าที่ดินทำเกษตรระยะยาว การรับเงินมัดจำล่วงหน้าจากลานรับซื้อ และสิทธิในการใช้บ่อน้ำหรือทางเข้าออกที่ผ่านที่ดินของผู้อื่น สามเรื่องนี้ควรเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนลงทุนขยายพื้นที่
แยกยอดขายเต็มจำนวนกับรายการหัก
ให้ลานรับซื้อออกใบสรุปรายเที่ยวที่ระบุน้ำหนักรวม น้ำหนักหักความชื้น ราคาต่อหน่วย และรายการหักอื่นเป็นบรรทัดแยก แล้วบันทึกยอดขายด้วยราคาก่อนหัก ส่วนค่าความชื้นและสิ่งเจือปนเป็นส่วนลดจ่าย เงินยืมล่วงหน้าเป็นเจ้าหนี้ที่ถูกชำระ เมื่อทำแบบนี้ทั้งปี ยอดขายในงบจะตรงกับปริมาณผลผลิตที่ส่งจริง และตรวจสอบย้อนได้จากใบชั่งทุกเที่ยว
ต้นทุนต่อไร่และต่อรุ่นการผลิต
เกษตรกรและฟาร์มที่ขยายตัวควรรู้ต้นทุนต่อไร่ของอ้อยหรือมันสำปะหลัง และต้นทุนต่อรุ่นของไก่หรือน้ำนมดิบ เราตั้งรหัสงานตามแปลงหรือรุ่น แล้วรวมค่าท่อนพันธุ์ ปุ๋ย ยา ค่าจ้างตัด ค่าขนส่ง ค่าอาหารสัตว์ และค่าเสื่อมโรงเรือน เข้าไปในรหัสนั้น ผลที่ได้ใช้เจรจาราคากับผู้รับซื้อได้ทันที เพราะรู้ว่าราคาต่ำสุดที่ยังไม่ขาดทุนอยู่ที่เท่าใด
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายในงานรับจ้างเกษตร
งานรับจ้างไถ ตัด และขนส่งเป็นค่าจ้างทำของหรือค่าขนส่งซึ่งผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษีไว้ ปัญหาที่พบคือผู้รับจ้างรายย่อยไม่ได้เก็บหนังสือรับรองการหักภาษีไว้ ทำให้ยื่นแบบปลายปีแล้วเครดิตภาษีหายไป เราตั้งแฟ้มรับหนังสือรับรองรายเดือนและกระทบยอดกับรายได้ที่บันทึก ถ้าฉบับใดไม่มา จะรู้ภายในเดือนนั้นและตามได้ทันก่อนปิดปี
สัญญาเช่าที่ดินและสิทธิใช้ทางน้ำ
การเช่าที่ดินเพื่อปลูกพืชหลายปีควรระบุระยะเวลา สิทธิต่อสัญญา การชดเชยสิ่งปลูกสร้างและระบบน้ำที่ผู้เช่าลงทุน วิธีคิดค่าเช่าเมื่อผลผลิตเสียหายจากภัยแล้ง และสิทธิผ่านทางไปยังแปลง หากข้อผูกพันยาวกว่าสามปี การนำไปจดทะเบียนต่อเจ้าพนักงานคือสิ่งที่ทำให้ยกขึ้นต่อสู้กับบุคคลภายนอกได้ เราจัดทำร่างและเดินเรื่องจดทะเบียนให้ครบขั้นตอน
เตรียมเอกสารขอสินเชื่อเครื่องจักร
ผู้ให้สินเชื่อเครื่องจักรกลเกษตรต้องการเห็นกระแสเงินสดตามฤดู ไม่ใช่กำไรเฉลี่ยรายเดือน เราจัดชุดเอกสารประกอบด้วยงบสามปี รายการรายได้ตามเดือนจริง ใบชั่งย้อนหลัง สัญญารับจ้างที่มีอยู่ และตารางภาระผ่อนที่แสดงว่าเดือนที่รายได้ต่ำยังชำระได้ ชุดนี้ลดคำถามกลับไปกลับมาและทำให้พิจารณาเร็วขึ้นมาก
