ปัญหาที่พบมากที่สุดของร้านค้าส่งในตัวเมืองมุกดาหารไม่ใช่การคำนวณภาษีผิด แต่เป็นการที่ยอดขายจริงกับยอดที่บันทึกไว้ไม่เท่ากัน เพราะขายหน้าร้านด้วยเงินสด ขายส่งด้วยเครดิต และมีลูกค้าฝั่งประเทศเพื่อนบ้านมารับของเองแบบไม่ขอเอกสาร เมื่อสามช่องทางนี้ไม่ได้ลงในสมุดชุดเดียวกัน ตัวเลขสินค้าคงเหลือปลายปีจะไม่ตรงกับของที่อยู่ในโกดัง และนั่นคือจุดที่ทำให้ถูกขอคำอธิบายเพิ่ม
เราวางระบบให้ทุกการเคลื่อนย้ายสินค้าออกจากโกดังมีเอกสารกำกับหนึ่งใบเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการขาย การให้ยืมตัวอย่าง หรือการโอนไปสาขา แล้วผูกเอกสารนั้นกับใบกำกับภาษีหรือใบลดหนี้ตามลักษณะรายการ วิธีนี้ทำให้เจ้าของกิจการรู้กำไรต่อกลุ่มสินค้าได้จริงในแต่ละเดือน ไม่ใช่รู้แค่ยอดเงินเข้าบัญชีธนาคาร
อีกเรื่องที่ต้องระวังคือการซื้อสินค้าจากผู้ขายที่ไม่ออกใบกำกับภาษี ซึ่งเกิดขึ้นบ่อยในตลาดการค้าชายแดน รายจ่ายเหล่านั้นยังลงเป็นต้นทุนได้หากมีหลักฐานการจ่ายเงินที่ตรวจสอบได้และมีรายละเอียดผู้รับเงินครบ แต่จะไม่มีภาษีซื้อให้ขอคืน การแยกสองกลุ่มนี้ให้ชัดตั้งแต่ตอนบันทึกช่วยให้ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ยื่นไปแล้วไม่ต้องยื่นเพิ่มเติมภายหลัง
ร้านค้าส่งกับสินค้าคงเหลือที่ตรวจนับได้
สำหรับร้านที่ถือสินค้าหลายพันรายการ การนับสินค้าปีละครั้งไม่พอจะยืนยันตัวเลขในงบ เราจึงใช้การนับหมุนเวียน คือแบ่งกลุ่มสินค้าออกเป็นรอบและนับให้ครบทุกกลุ่มภายในปี พร้อมบันทึกส่วนต่างที่พบทุกครั้ง สิ่งที่ได้กลับมาไม่ใช่แค่ตัวเลขที่เชื่อถือได้ แต่รวมถึงการเห็นว่าสินค้าประเภทไหนสูญหายหรือเสื่อมสภาพมากผิดปกติ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจสั่งซื้อรอบถัดไปได้ทันที
เอกสารเมื่อลูกค้าข้ามฝั่งมารับของเอง
การขายที่ผู้ซื้อมารับของด้วยตนเองในฝั่งไทยถือเป็นการขายในประเทศ ต้องเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราปกติ ไม่ใช่ร้อยละศูนย์ แม้ผู้ซื้อจะนำของกลับไปประเทศตัวเองก็ตาม การจะใช้อัตราร้อยละศูนย์ได้ต้องเป็นการส่งออกที่มีพิธีการทางศุลกากรในชื่อของกิจการเอง เราตรวจเงื่อนไขนี้ให้ก่อนออกใบกำกับ เพราะการออกผิดอัตราแล้วแก้ย้อนหลังมีทั้งภาษีที่ต้องชำระเพิ่มและเบี้ยปรับเงินเพิ่มติดมาด้วย
โรงแรมและห้องเช่ารายเดือนในเขตเทศบาล
ผู้ให้เช่าอาคารในมุกดาหารมักมีทั้งห้องพักรายวันสำหรับผู้เดินทางค้าขายและห้องเช่ารายเดือนสำหรับผู้พักประจำ สองอย่างนี้ต่างกันทางภาษี ค่าห้องพักในลักษณะโรงแรมอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนค่าเช่าอาคารเพื่ออยู่อาศัยได้รับยกเว้น การแยกรายได้สองก้อนออกจากกันตั้งแต่ในระบบจองและในสัญญาจึงจำเป็น รวมถึงต้องคำนวณภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างตามการใช้ประโยชน์จริงของแต่ละชั้นด้วย
การจ้างงานที่มีลูกจ้างสัญชาติอื่น
กิจการโกดังและร้านอาหารในมุกดาหารบางแห่งมีลูกจ้างที่เดินทางเข้ามาทำงาน หน้าที่ของนายจ้างในทางบัญชีและภาษีไม่ต่างจากลูกจ้างไทย คือต้องมีทะเบียนลูกจ้าง คำนวณเงินได้และหักภาษี ณ ที่จ่ายตามฐาน และนำส่งเงินสมทบประกันสังคมตามที่กฎหมายกำหนด สิ่งที่ต่างคือชุดเอกสารสิทธิในการทำงานที่ต้องเก็บให้ครบและต่ออายุตรงเวลา เราทำปฏิทินเตือนวันหมดอายุคู่กับรอบเงินเดือนเพื่อไม่ให้พลาดทั้งสองด้าน
การเตรียมงบให้ธนาคารพิจารณาวงเงิน
ผู้ค้าที่ต้องการวงเงินหมุนเวียนเพิ่มมักถูกขอดูงบสามปีย้อนหลังพร้อมรายละเอียดลูกหนี้และสินค้าคงเหลือ ประเด็นที่ทำให้เรื่องช้าไม่ใช่ผลกำไรน้อย แต่เป็นงบที่ไม่มีรายละเอียดรองรับ เช่น ลูกหนี้ก้อนใหญ่ที่ไม่รู้ว่าเป็นของใครและค้างมานานเท่าไร เราจัดทำรายงานอายุลูกหนี้ อายุสินค้า และกระแสเงินสดจากการดำเนินงานให้เป็นชุดมาตรฐานที่ยื่นได้ทันทีเมื่อธนาคารขอ ทำให้การพิจารณาไม่ต้องหยุดรอเอกสารเพิ่มเป็นรอบ ๆ