รอยต่อที่ทำให้กิจการนครปฐมเสียภาษีเกินจำเป็นคือช่องว่างระหว่างการรับของกับการรับเอกสาร ของเข้าโรงคัดบรรจุตอนเช้าตรู่ แต่ใบเสร็จตามมาอีกสองสามวัน หรือบางรายไม่มีเลย เมื่อปิดเดือน ต้นทุนจึงไม่ตรงกับปริมาณที่ขายออกไป เราจึงเริ่มจากการวางแบบฟอร์มรับของที่ระบุน้ำหนัก ราคาต่อหน่วย และชื่อผู้ขายให้ครบในจุดที่ของลงจากรถ
โรงงานแปรรูปอาหารในพื้นที่มักผลิตหลายรายการจากวัตถุดิบชุดเดียวกัน ทั้งของขายเต็มราคา ของเกรดรอง และของเสียที่ขายเป็นอาหารสัตว์ หากบันทึกเป็นต้นทุนก้อนเดียว จะไม่รู้ว่ากำไรมาจากสายผลิตใด เราแยกต้นทุนตามล็อตการผลิตและเขียนวิธีปันส่วนต้นทุนร่วมไว้เป็นเอกสารประกอบ เพื่อให้ผู้สอบบัญชีและเจ้าพนักงานอ่านเหตุผลชุดเดียวกันได้ในทุกปีบัญชี
งานกฎหมายที่พบมากในจังหวัดนี้คือสัญญาฝากขายกับห้างค้าปลีก สัญญารับซื้อผลผลิตล่วงหน้ากับกลุ่มเกษตรกร และการเช่าที่ดินเพื่อตั้งโรงเรือน ประเด็นที่มักตกหล่นคือเงื่อนไขคืนสินค้า ผู้รับความเสี่ยงเมื่อของเสียก่อนถึงมือผู้ซื้อ และสิทธิรื้อถอนสิ่งปลูกสร้างเมื่อสัญญาเช่าสิ้นสุด
ปิดช่องว่างเอกสารรับซื้อจากผู้ขายรายย่อย
ผู้ขายที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มยังขายให้กิจการได้ แต่รายจ่ายจะหักได้เมื่อพิสูจน์ตัวผู้รับเงินได้ เราจัดชุดเอกสารสามใบให้ใช้ประจำ คือใบรับของที่ลงน้ำหนักจริง ใบสำคัญจ่ายที่มีลายมือชื่อผู้รับเงินพร้อมสำเนาบัตรประชาชน และหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีชื่อเดียวกัน สามใบนี้ทำให้รายจ่ายยืนอยู่ได้เมื่อถูกขอตรวจย้อนหลัง
คิดต้นทุนต่อล็อตสำหรับโรงคัดบรรจุและโรงงานแปรรูป
เราตั้งรหัสล็อตตั้งแต่วันที่รับวัตถุดิบ แล้วผูกค่าแรง ค่าไฟ ค่าบรรจุภัณฑ์ และของเสียเข้ากับรหัสนั้น เมื่อขายออกไปจึงรู้กำไรต่อล็อตทันที ไม่ต้องรอปิดปี วิธีนี้ยังช่วยเวลาถูกลูกค้ารายใหญ่ขอลดราคา เพราะเห็นชัดว่าจุดคุ้มทุนของแต่ละเกรดอยู่ที่เท่าไร
ภาษีมูลค่าเพิ่มของสินค้าเกษตรที่ยังไม่แปรสภาพ
พืชผลบางประเภทที่ยังไม่แปรสภาพได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่เมื่อผ่านการล้าง ตัดแต่ง บรรจุ หรือแช่แข็งในระดับที่ถือเป็นการแปรสภาพ สถานะทางภาษีจะเปลี่ยน กิจการที่ขายทั้งสองแบบต้องแยกรายได้ให้ชัด และปันส่วนภาษีซื้อให้ถูกต้อง เราตรวจรายการสินค้าทีละรายการแล้วทำตารางอ้างอิงไว้ในระบบขาย เพื่อไม่ให้พนักงานหน้าร้านออกเอกสารผิดประเภท
สัญญาฝากขายและสัญญารับซื้อล่วงหน้า
สัญญาฝากขายกำหนดว่ากรรมสิทธิ์ยังอยู่กับผู้ฝากจนกว่าจะขายได้ ซึ่งกระทบทั้งการรับรู้รายได้และการนับสินค้าคงเหลือ เราเขียนข้อสัญญาให้สอดคล้องกับวิธีบันทึกบัญชีที่ใช้จริง ระบุรอบวางบิล เงื่อนไขคืนของ และผู้รับผิดเมื่อของเสียหายในชั้นวาง ส่วนสัญญารับซื้อล่วงหน้ากับกลุ่มเกษตรกร เราใส่กลไกปรับราคาตามคุณภาพและทางออกเมื่อผลผลิตขาดจากภัยธรรมชาติ
แรงงานตามฤดูกาลและการหักภาษี ณ ที่จ่าย
ช่วงผลผลิตออกมาก กิจการจ้างคนเพิ่มเป็นรายวันจำนวนมาก จุดที่มักผิดคือจ่ายเงินสดโดยไม่มีทะเบียนลูกจ้าง ทำให้ทั้งรายจ่ายและเงินสมทบประกันสังคมมีปัญหาพร้อมกัน เราวางทะเบียนลูกจ้างรายวัน ใบลงเวลา และวิธีคำนวณหักภาษี ณ ที่จ่ายให้พร้อมใช้ก่อนฤดูกาลเริ่ม ไม่ใช่ตามแก้ทีหลัง