จุดที่ทำให้งบการเงินของผู้ค้าวัสดุก่อสร้างในสระบุรีเพี้ยนบ่อยที่สุด คือการรับรู้รายได้จากงานที่ส่งของแล้วแต่ยังไม่ได้วางบิล และการนับสินค้าคงเหลือที่กองอยู่กลางลานโดยไม่มีเอกสารตัดยอด เมื่อสองเรื่องนี้ค้างไว้พร้อมกัน กำไรที่เห็นในเดือนนั้นจะสูงหรือต่ำกว่าความจริงอย่างมีนัย เราจึงบังคับให้ทุกใบส่งของถูกจับคู่กับใบชั่งและบิลภายในรอบเดียวกัน
ผู้รับเหมาช่วงที่รับงานจากโรงงานใหญ่ในจังหวัดนี้มักถูกหักเงินประกันผลงานและค่าปรับความล่าช้าไว้ที่ต้นทาง ถ้าลงบัญชีเฉพาะยอดที่โอนเข้าบัญชี ลูกหนี้ที่ยังมีสิทธิเรียกคืนจะหายไปจากงบทั้งก้อน เราแยกเงินประกันผลงานไว้เป็นบัญชีลูกหนี้ระยะยาว แล้วติดตามวันครบกำหนดคืนเป็นรายสัญญา
งานเอกสารที่ถูกถามถึงบ่อยในสระบุรีคือเงื่อนไขส่งมอบวัสดุที่ราคาผูกกับดัชนีต้นทุน การใช้ที่ดินข้างเคียงเป็นที่กองวัสดุชั่วคราว และการวางหลักประกันการชำระเงินระหว่างผู้ค้ากับผู้รับเหมา ทั้งสามเรื่องเขียนไว้ล่วงหน้าได้ในเอกสารไม่กี่หน้า
ผูกใบชั่งเข้ากับบัญชีต้นทุนขาย
เราตั้งระบบให้ใบชั่งทุกใบมีเลขอ้างอิงเดียวกับใบส่งของและใบกำกับภาษี ปริมาณที่ชั่งได้จะไหลตรงเข้าบัญชีต้นทุนขายตามชนิดวัสดุ ไม่ใช่รวมเป็นก้อนเดียว เมื่อปิดเดือน ผู้บริหารเห็นกำไรขั้นต้นแยกตามหิน ทราย ปูน และวัสดุผสม จึงตัดสินใจเรื่องราคาขายกับส่วนลดปริมาณได้บนตัวเลขจริง
รับรู้รายได้ตามงวดงานสำหรับงานรับเหมา
งานรับเหมาที่ทำคาบเกี่ยวสองรอบบัญชี ต้องทยอยรับรู้รายได้ไปตามเนื้องานที่คืบหน้า ไม่ใช่ยึดวันเงินเข้าบัญชี เราจัดทำตารางงวดงานที่อ้างเอกสารตรวจรับ พร้อมประมาณต้นทุนที่เหลือจนจบงาน เพื่อคำนวณกำไรที่ควรรับรู้ในแต่ละรอบ วิธีนี้ทำให้ภาระภาษีเงินได้กระจายตรงกับงานที่ทำจริง และลดปัญหาการปรับปรุงย้อนหลังเมื่อผู้สอบบัญชีเข้าตรวจ
ค่าเสื่อมเครื่องจักรหนักและการซ่อมใหญ่
รถบรรทุกพ่วง รถตัก และเครื่องโชกวัสดุมีอายุการใช้งานต่างกันมาก และค่าซ่อมใหญ่บางรายการมีลักษณะเพิ่มอายุการใช้งาน ซึ่งต้องบันทึกเป็นสินทรัพย์แทนที่จะตัดเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน เราจัดกลุ่มสินทรัพย์ตามลักษณะการใช้ กำหนดอายุที่อธิบายได้ และเก็บเอกสารการซ่อมไว้เป็นหลักฐานประกอบวิธีบันทึก เพื่อให้ตัวเลขค่าเสื่อมยืนอยู่ได้ทั้งต่อผู้สอบบัญชีและต่อเจ้าพนักงานประเมิน
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายในงานขนส่งและงานจ้างทำของ
ค่าขนส่งและค่าจ้างทำของอยู่ในอัตราหัก ณ ที่จ่ายที่ต่างกัน และงานหลายรายการในจังหวัดนี้มีทั้งสองส่วนอยู่ในใบเดียว หากไม่แยกมูลค่าไว้ในสัญญาและในใบแจ้งหนี้ ผู้จ่ายจะหักผิดอัตรา และผู้รับจะเครดิตภาษีไม่ครบตอนยื่นแบบ เราจึงออกแบบแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ให้แยกบรรทัดชัดเจน พร้อมบันทึกช่วยจำสำหรับฝ่ายบัญชีของคู่ค้า
เอกสารกองวัสดุบนที่ดินของผู้อื่น
การขออนุญาตกองวัสดุบนที่ดินข้างเคียงควรมีหนังสือยินยอมที่ระบุเนื้อที่ ระยะเวลา ความสูงกอง การดูแลฝุ่นและน้ำไหล และผู้รับผิดชอบเมื่อเกิดความเสียหายต่อทรัพย์สินข้างเคียง เอกสารหนึ่งฉบับนี้ช่วยได้ทั้งเรื่องข้อพิพาทกับเจ้าของที่ดินและเรื่องการชี้แจงต่อหน่วยงานท้องถิ่นเมื่อมีเรื่องร้องเรียน
