แพปลาและผู้รวบรวมสัตว์น้ำในสตูลรับของจากเรือเล็กเป็นรายวันและจ่ายเงินสดหน้าท่า เอกสารต้นทางคือใบชั่งของแพเอง เราจึงทำให้ใบชั่งมีเลขเรียงต่อท่าและผูกกับสมุดจ่ายเงินที่ปิดยอดทุกเย็น เมื่อสิ้นเดือนจะได้ต้นทุนสินค้าที่ตรวจย้อนได้และรู้ยอดที่ยังค้างจ่ายเจ้าของเรือ ซึ่งเป็นตัวเลขที่ใช้เจรจาเงินทุนหมุนเวียนกับธนาคารได้
สวนยางและจุดรับซื้อน้ำยางในสตูลมีรายได้ที่ผูกกับราคากลางและปริมาณกรีดที่เปลี่ยนตามฝน เจ้าของหลายรายไม่แยกค่าปุ๋ย ค่ากรีด และค่าขนส่งตามแปลง จึงไม่รู้ว่าแปลงใดยังคุ้มเมื่อราคาลง เราให้ทุกแปลงมีรหัสของตัวเองในระบบบัญชี และทุกใบจ่ายต้องอ้างรหัสนั้น ผลตอบแทนรายแปลงจึงเทียบกันได้ และการตัดสินใจโค่นปลูกใหม่มีตัวเลขรองรับ
ธุรกิจท่าเรือโดยสาร ที่พัก และผู้ให้บริการนำเที่ยวเกาะในสตูลรับเงินจากลูกค้าต่างชาติทั้งเงินสด บัตร และโอนต่างประเทศ อัตราแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียมทำให้ยอดที่เข้าบัญชีไม่เท่ากับราคาที่ขาย การลงเฉพาะเงินที่เหลือเข้าบัญชีจะทำให้ยอดขายหด และค่าธรรมเนียมก็ไม่ปรากฏในงบเลย เราลงราคาขายเต็มจำนวนไว้ด้านรายได้ และตั้งค่าธรรมเนียมรับชำระไว้เป็นบัญชีของตัวเอง เจ้าของจึงเห็นว่าการรับเงินแต่ละช่องทางกินเงินไปเท่าไร
เงินสดหน้าท่ากับยอดค้างจ่ายเจ้าของเรือ
ธุรกิจแพปลามักจ่ายบางส่วนเป็นเงินสดทันทีและค้างส่วนที่เหลือไว้จนขายของออก ถ้าไม่มีทะเบียนเจ้าหนี้ต่อเรือ ยอดค้างจะอยู่ในความจำของเจ้าของคนเดียวและกลายเป็นข้อพิพาทได้ง่าย เราเปิดบัญชีเจ้าหนี้แยกต่อเรือหนึ่งลำ บันทึกทุกครั้งที่รับของและทุกครั้งที่จ่าย พร้อมพิมพ์ยอดคงเหลือให้เจ้าของเรือเซ็นรับทราบเป็นรอบ วิธีนี้ลดข้อโต้แย้งและทำให้งบแสดงหนี้สินที่แท้จริง ไม่ใช่ตัวเลขที่ต่ำกว่าความเป็นจริงเพราะยังไม่ได้บันทึก
การเดินทางข้ามแดนกับรายจ่ายที่ต้องพิสูจน์ว่าเกี่ยวกับกิจการ
กิจการในสตูลจำนวนมากเดินทางไปมาเลเซียเพื่อพบคู่ค้า ซื้ออุปกรณ์ หรือส่งของ ค่าใช้จ่ายกลุ่มนี้ถูกตั้งคำถามบ่อยเพราะแยกยากจากการเดินทางส่วนตัว เราจึงกำหนดให้ทุกครั้งที่เบิกค่าเดินทางต้องมีบันทึกวัตถุประสงค์ ชื่อคู่ค้าที่พบ และผลของการเดินทางแนบกับใบเสร็จ ถ้าเป็นการซื้อสินค้าเข้ามาต้องมีเอกสารพิธีการนำเข้าประกอบ เอกสารชุดนี้ทำให้รายจ่ายอยู่ในงบได้อย่างมั่นใจ และช่วยให้เจ้าของเห็นว่าการเดินทางแต่ละครั้งสร้างรายได้จริงหรือไม่
รายได้จากลูกค้าต่างชาติกับเอกสารที่ต้องออกให้ถูก
ผู้ให้บริการนำเที่ยวและที่พักในสตูลรับจองผ่านตัวแทนต่างประเทศและแพลตฟอร์มออนไลน์ ค่าคอมมิชชันที่ตัวแทนหักไว้ก่อนโอนเงินคือรายจ่ายของกิจการที่ต้องบันทึกและอาจมีหน้าที่นำส่งภาษีที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินไปต่างประเทศ การบันทึกเพียงยอดสุทธิทำให้ทั้งรายได้และรายจ่ายหายไปพร้อมกันและอาจพลาดหน้าที่นำส่ง เราแยกรายการให้ครบทั้งราคาขาย ค่าคอมมิชชัน และค่าธรรมเนียมการชำระเงิน แล้วตรวจว่ารายการใดเข้าข่ายต้องนำส่งภาษี เพื่อจัดการให้ถูกตั้งแต่รอบแรก