โรงสีและลานรับซื้อข้าวเปลือกในสุโขทัยจ่ายเงินให้ชาวนาที่สะพานชั่งโดยใช้ใบชั่งเป็นเอกสารหลัก ปัญหาที่พบบ่อยคือใบชั่งไม่มีเลขเรียงและเก็บแยกจากสมุดเงินสด ทำให้กระทบยอดปลายเดือนไม่ได้ เราจัดชุดเอกสารให้ใบชั่ง ใบสำคัญจ่าย และรายการเบิกเงินสดอ้างอิงเลขเดียวกัน ตรวจย้อนได้ทุกรายการโดยไม่ต้องพึ่งความจำของพนักงานหน้าลาน
เครื่องปั้นดินเผาและงานหัตถกรรมของสุโขทัยขายให้ทั้งนักท่องเที่ยวและร้านค้าต่างจังหวัด ต้นทุนหลักคือดิน ฟืนหรือแก๊สเผา และของเสียจากการเผาที่แตกหัก หลายรายไม่บันทึกของเสีย จึงคิดว่ากำไรต่อชิ้นสูงกว่าความจริง เราตั้งวิธีบันทึกจำนวนเข้าเตาและจำนวนที่ใช้ได้ต่อรอบเผา ทำให้ต้นทุนต่อชิ้นที่ขายได้สะท้อนของเสียจริงและตั้งราคาได้มั่นใจ
ที่พัก ร้านอาหาร และผู้ให้เช่าจักรยานรอบอุทยานประวัติศาสตร์มีรายรับเป็นเงินสดจำนวนมากในวันหยุดยาว การไม่ปิดยอดรายวันทำให้เงินหายทีละน้อยและตรวจไม่ได้ว่าหายที่จุดไหน เราวางขั้นตอนปิดยอดสั้น ๆ ที่พนักงานทำได้เองทุกคืน คือนับเงินเทียบกับใบเสร็จที่ออก แยกเงินทอนตั้งต้น และบันทึกผลต่างพร้อมเหตุผลก่อนปิดร้าน
สะพานชั่งกับเงินสดที่ต้องกระทบยอดได้ทุกวัน
ลานรับซื้อข้าวเปลือกใช้เงินสดหมุนเวียนสูงในช่วงเก็บเกี่ยว ถ้าเบิกเงินก้อนใหญ่มาไว้ที่ลานโดยไม่มีระบบคุม ผลต่างจะสะสมจนหาสาเหตุไม่ได้ เราแยกหน้าที่คนชั่ง คนจ่ายเงิน และคนบันทึกออกจากกันเท่าที่กำลังคนอนุญาต กำหนดวงเงินสดต่อวันและให้เบิกเพิ่มเป็นรอบเมื่อยอดคงเหลือต่ำกว่าเกณฑ์ ทุกสิ้นวันนับเงินเทียบผลรวมใบชั่งและบันทึกผลต่างเป็นรายการ วิธีนี้ทำให้ต้นทุนซื้อข้าวในงบมีเอกสารรองรับและเจ้าของรู้ยอดที่ค้างจ่ายชาวนาได้ทันที
ต้นทุนต่อรอบเผาที่คิดของเสียเข้าไปด้วย
โรงปั้นที่คิดต้นทุนจากดินและค่าแรงเท่านั้นจะได้ตัวเลขต่ำกว่าความจริง เพราะทุกรอบเผามีชิ้นที่แตกหรือผิดรูปใช้ขายไม่ได้ เราบันทึกสองจำนวนต่อรอบ คือจำนวนเข้าเตาและจำนวนที่ผ่านการคัด แล้วนำต้นทุนทั้งรอบไปหารด้วยจำนวนที่ขายได้ ผลที่ได้คือต้นทุนต่อชิ้นที่ใช้ตั้งราคาขายส่งได้จริง เมื่อสัดส่วนของเสียสูงขึ้นผิดปกติ ตัวเลขนี้จะเตือนก่อนที่กำไรจะหายไปหลายเดือนโดยไม่มีใครรู้สาเหตุ
รายได้ท่องเที่ยวที่ต้องแยกตามประเภทเพื่อความถูกต้องทางภาษี
ผู้ประกอบการรอบอุทยานหลายรายมีรายได้หลายแบบในกิจการเดียว ค่าห้องพัก ค่าอาหาร ค่าเช่าจักรยาน และค่านำเที่ยว ซึ่งมีวิธีปฏิบัติทางภาษีและใบเสร็จที่ต่างกัน การรวมทุกอย่างเป็นยอดเดียวทำให้ทั้งการยื่นภาษีและการวิเคราะห์กำไรผิดไปพร้อมกัน เราตั้งผังบัญชีรายได้แยกตามประเภทบริการตั้งแต่ต้น ให้ระบบขายหน้าร้านบันทึกตามผังเดียวกัน ผลคือเจ้าของเห็นว่าบริการใดทำกำไรจริง และเอกสารที่ออกให้ลูกค้าถูกต้องตามลักษณะบริการนั้น