ร้านค้าส่งในตัวเมืองยะลาส่งของให้ร้านย่อยในอำเภอรอบนอกโดยให้เครดิตเป็นรอบสัปดาห์หรือรายปักษ์ ยอดขายจึงดูสูงแต่เงินสดอาจไม่พอจ่ายซัพพลายเออร์ในเวลาเดียวกัน เราทำทะเบียนลูกหนี้แยกตามเส้นทางส่งของและกำหนดวันเก็บเงินให้ตรงกับวันวิ่งรถ พร้อมรายงานอายุหนี้ทุกสิ้นเดือน เมื่อมีตัวเลขนี้ เจ้าของร้านจะรู้ว่าเส้นทางไหนทำกำไรจริงหลังหักหนี้เสีย และควรลดเครดิตให้ร้านใดก่อน
สวนผลไม้และผู้รวบรวมในยะลามีรายได้กระจุกในช่วงลองกองและทุเรียนออก ทำให้ภาษีที่ต้องชำระและเงินหมุนไม่สมดุลกันตลอดปี เราวางประมาณการภาษีจากผลประกอบการที่คาดไว้ตั้งแต่ต้นปีและกันเงินไว้เป็นรอบ พร้อมแยกต้นทุนดูแลสวนที่จ่ายก่อนฤดูออกจากต้นทุนขายในฤดู วิธีนี้ทำให้ไม่ต้องหาเงินก้อนตอนครบกำหนดยื่นแบบ และตัวเลขกำไรที่รายงานก็สะท้อนรอบการผลิตจริงของสวน
ผู้ประกอบการที่มีทั้งร้านหน้าตลาดและงานรับเหมาส่งของให้หน่วยงานรัฐมักถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเฉพาะส่วนงานราชการ ทำให้ตัวเลขในแบบยื่นกับยอดขายรวมไม่ตรงกันถ้าไม่แยกไว้ตั้งแต่ต้น เราจัดผังบัญชีแยกรายได้ค้าปลีก ค้าส่ง และงานสัญญาราชการออกจากกัน เก็บหนังสือรับรองการหักภาษีเป็นแฟ้มเฉพาะ และกระทบยอดกับแบบยื่นทุกครึ่งปี ลดโอกาสที่จะเสียเครดิตภาษีเพราะเอกสารกระจัดกระจาย
ค้าส่งกับสินค้าคงเหลือที่นับได้จริง
ร้านค้าส่งที่มีสินค้าหลายร้อยรายการมักรู้ยอดขายแต่ไม่รู้กำไรต่อรายการ เพราะไม่มีการนับสินค้าคงเหลืออย่างเป็นระบบ เราจัดรอบนับสินค้าแบบหมุนเวียน คือนับกลุ่มสินค้าที่หมุนเร็วบ่อยกว่ากลุ่มที่หมุนช้า แทนการปิดร้านนับทั้งหมดปีละครั้ง ผลต่างที่พบจะถูกสอบหาสาเหตุทันทีขณะที่ยังจำเหตุการณ์ได้ ไม่ใช่ตัดจำหน่ายเป็นก้อนปลายปี วิธีนี้ทำให้ต้นทุนขายในงบเชื่อถือได้ และเจ้าของเห็นรายการที่ค้างสต็อกนานจนควรเลิกสั่ง
สัญญากับหน่วยงานรัฐและเอกสารที่ต้องครบ
งานส่งของหรือรับจ้างกับหน่วยงานรัฐในพื้นที่มีขั้นตอนเอกสารมากกว่าการค้าทั่วไป ตั้งแต่การเสนอราคา หนังสือค้ำประกัน ใบส่งของที่ต้องมีผู้รับตรวจรับ ไปจนถึงการวางบิลและการหักภาษี ณ ที่จ่าย ถ้าเอกสารขั้นใดขาด การเบิกจ่ายจะช้าและกระทบเงินหมุนทั้งร้าน เราทำเช็กลิสต์ต่อสัญญาที่ระบุเอกสารทุกใบพร้อมผู้รับผิดชอบ และบันทึกวันครบกำหนดวางบิลไว้ในปฏิทินเดียวกับกำหนดภาษี ทำให้ทีมเล็กที่มีคนไม่กี่คนยังคุมงานเอกสารได้ครบ
ธุรกิจครอบครัวกับการแยกเงินกิจการออกจากเงินบ้าน
กิจการในยะลาจำนวนมากเป็นธุรกิจครอบครัวที่ใช้บัญชีธนาคารเดียวกันทั้งบ้านและร้าน ทำให้ยอดคงเหลือไม่บอกอะไรและการยื่นภาษีอาจถูกตั้งคำถามเรื่องรายจ่ายส่วนตัว เราเริ่มจากเปิดบัญชีของกิจการแยกและกำหนดวิธีถอนเงินไปใช้ส่วนตัวเป็นรายการที่บันทึกได้ เช่น เงินเดือนเจ้าของหรือเงินถอนของผู้เป็นหุ้นส่วน จากนั้นจัดค่าใช้จ่ายร่วม เช่น ค่าไฟ ค่าน้ำ ค่าอินเทอร์เน็ตของอาคารที่อยู่รวมกัน ให้ปันส่วนด้วยเกณฑ์ที่อธิบายได้ ผลคืองบการเงินที่ธนาคารอ่านได้และการยื่นภาษีที่มีคำอธิบายรองรับ