วิสาหกิจชุมชนหลายแห่งในยโสธรเริ่มจากการลงหุ้นกันเป็นเงินก้อนเล็ก แล้วขยายเป็นการรับออร์เดอร์จากต่างจังหวัด ถ้าไม่แยกบัญชีของกลุ่มกับเงินสมาชิกให้ชัด จะเกิดข้อขัดแย้งเรื่องส่วนแบ่งเมื่อยอดขายโต เราตั้งทะเบียนหุ้นและบัญชีเงินรับจ่ายของกลุ่มที่ตรวจสอบได้ กำหนดผู้อนุมัติจ่ายและวิธีปิดยอดรายเดือน พร้อมรายงานที่อ่านได้ในที่ประชุมสมาชิก ทำให้ความไว้ใจในกลุ่มอยู่บนตัวเลข ไม่ใช่ความจำ
งานฝีมืออย่างหมอนขิดและผ้าทอมือใช้แรงงานในครัวเรือนเป็นหลัก ต้นทุนแรงงานจึงไม่ปรากฏในเอกสารแม้เป็นต้นทุนจริง เมื่อจะตั้งราคาขายส่งหรือขอสินเชื่อจึงอธิบายต้นทุนไม่ได้ เราวางวิธีคิดค่าแรงต่อชิ้นตามเวลาที่ใช้จริง บันทึกวัสดุที่เบิกออกจากคลังต่อชุดงาน แล้วสรุปต้นทุนต่อรุ่นสินค้า ผู้ผลิตจึงต่อรองราคากับผู้ซื้อรายใหญ่ได้ และรู้ว่ารุ่นใดควรเลิกผลิตเพราะกำไรบางเกินไป
การขายข้าวอินทรีย์ต้องมีเอกสารรับรองและการแยกล็อตชัดเจน เพราะราคาต่างจากข้าวทั่วไปมาก ถ้าปนล็อตกันหรือเอกสารไม่ครบ ราคาพิเศษจะหายไปทันที เราออกแบบทะเบียนล็อตที่ผูกกับแปลงเพาะปลูก ใบรับรอง และรอบสี พร้อมบันทึกต้นทุนแยกล็อต ทำให้ทั้งการขายและการตรวจสอบย้อนกลับทำได้ในชุดเอกสารเดียว ลดเวลาเตรียมข้อมูลให้ผู้ซื้อและผู้ตรวจรับรองอย่างชัดเจน
บัญชีกลุ่มวิสาหกิจที่สมาชิกตรวจสอบได้
กลุ่มที่โตขึ้นมักเจอคำถามว่าเงินหายไปไหน ทั้งที่ไม่มีใครทุจริต เพราะเอกสารกระจายอยู่กับหลายคน เราจัดโครงสร้างง่าย ๆ คือบัญชีธนาคารของกลุ่มหนึ่งบัญชี สมุดรับจ่ายที่ลงทุกวัน ใบสำคัญจ่ายที่มีผู้อนุมัติสองคน และรายงานสรุปหนึ่งหน้าต่อเดือน เมื่อทำครบสี่อย่างนี้ ที่ประชุมสมาชิกจะได้คำตอบทันทีและกลุ่มมีเอกสารพร้อมยื่นขอสินเชื่อหรือเข้าร่วมโครงการสนับสนุน
ภาษีของกลุ่มผู้ผลิตกับการรับเงินสนับสนุน
กลุ่มผู้ผลิตอาจได้รับเงินสนับสนุนจากหน่วยงานรัฐหรือรายได้จากการจำหน่ายสินค้า ซึ่งมีวิธีบันทึกและผลทางภาษีต่างกัน เงินสนับสนุนที่มีเงื่อนไขการใช้ต้องบันทึกและรายงานตามวัตถุประสงค์ ส่วนรายได้จากการขายเป็นเงินได้ตามปกติ เราจัดผังบัญชีให้แหล่งเงินแต่ละทางแยกกันตั้งแต่วันเริ่มระบบ จัดแฟ้มหลักฐานตามโครงการ และดูรูปแบบการจัดตั้งกลุ่มว่าควรจดทะเบียนแบบใดจึงเหมาะกับภาระภาษีและการรับงานในอนาคต
ต้นทุนต่อชิ้นของงานฝีมือกับการตั้งราคาขายส่ง
ผู้ซื้อรายใหญ่มักขอราคาต่อชิ้นที่ต่ำกว่าราคาขายปลีกมาก หากไม่รู้ต้นทุนจริงจะรับงานที่ขาดทุนโดยไม่รู้ตัว เราคิดต้นทุนเป็นสามส่วน คือวัสดุตามที่เบิกจริง ค่าแรงตามเวลาที่ใช้ และค่าใช้จ่ายส่วนกลางที่ปันตามจำนวนชิ้นที่ผลิตได้ต่อเดือน จากนั้นกำหนดราคาขั้นต่ำที่รับได้ต่อออร์เดอร์ ผู้ผลิตจึงเจรจาได้อย่างมั่นใจ และเลือกรับงานที่คุ้มกับกำลังผลิตที่มีอยู่จริง