กิจการที่ตั้งอยู่แถบบางพลี บางเสาธง และพระสมุทรเจดีย์ มักมีปริมาณธุรกรรมต่อเดือนสูงกว่าจำนวนพนักงานบัญชีที่มีอยู่ เพราะหนึ่งใบขนสินค้าลากเอกสารตามมาหลายฉบับ ทั้งใบตราส่ง ใบแจ้งหนี้ผู้ขายต่างประเทศ ใบเสร็จค่าระวาง ค่าภาระท่าเรือ และใบเสร็จค่าอากร เมื่อบันทึกไม่ครบชุด ต้นทุนสินค้าต่อหน่วยจะเพี้ยน และงบกำไรขาดทุนรายเดือนใช้ตัดสินใจราคาขายไม่ได้
ประเด็นที่สองคือแรงงาน โรงงานและคลังสินค้าในพื้นที่นี้ใช้การจ้างหลายรูปแบบผสมกัน ทั้งลูกจ้างรายเดือน ลูกจ้างรายวัน ผู้รับเหมาค่าแรง และแรงงานข้ามชาติที่มีใบอนุญาตทำงาน แต่ละกลุ่มมีหน้าที่ตามกฎหมายไม่เหมือนกันในเรื่องค่าล่วงเวลา วันหยุด และการหักเงินสมทบ การจัดกลุ่มผิดตั้งแต่ตอนทำบัญชีเงินเดือน จะกลายเป็นภาระย้อนหลังเมื่อพนักงานตรวจแรงงานเข้าตรวจหรือมีลูกจ้างยื่นคำร้อง
ประเด็นที่สามคือสถานที่ตั้ง โรงงานส่วนใหญ่ต้องมีใบอนุญาตประกอบกิจการโรงงานตามประเภทและแรงม้าเครื่องจักร บวกกับเงื่อนไขด้านน้ำเสีย กากอุตสาหกรรม และวัตถุอันตรายตามกิจกรรมจริง เอกสารชุดนี้ผูกกับสัญญาเช่าที่ดินหรืออาคาร ฉะนั้นการต่อสัญญาเช่าโดยไม่ตรวจว่าใบอนุญาตยังใช้กับผู้เช่ารายเดิมได้อยู่หรือไม่ เป็นความเสี่ยงที่เราขอดูก่อนเสมอเมื่อรับงานใหม่
ต้นทุนนำเข้าที่คิดถูกตั้งแต่ต้น
เราวางผังบันทึกให้ค่าใช้จ่ายทุกตัวที่เกิดก่อนสินค้าพร้อมขายถูกรวมเป็นต้นทุนสินค้า ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายในงวด แล้วผูกกลับไปที่เลขที่ใบขนสินค้าเดียวกัน วิธีนี้ทำให้ตอบคำถามได้ทันทีว่ากำไรขั้นต้นของสินค้ารุ่นไหนบางลงเพราะราคาซื้อ เพราะค่าระวาง หรือเพราะอัตราแลกเปลี่ยน และเมื่อกรมสรรพากรขอตรวจภาษีซื้อจากการนำเข้า ชุดเอกสารก็เรียกออกมาได้ทั้งชุดโดยไม่ต้องค้นแฟ้มทีละใบ
เงินเดือนโรงงานที่ตรวจสอบได้
งานเงินเดือนในพื้นที่นี้ต้องเก็บหลักฐานสามชั้น คือบันทึกเวลาเข้าออกจริง อัตราค่าจ้างและค่าล่วงเวลาที่คำนวณตามชั่วโมง และหลักฐานการจ่ายผ่านบัญชีธนาคาร เราจัดให้ทั้งสามชั้นตรงกันทุกงวด และแยกไฟล์ผู้รับเหมาค่าแรงออกจากลูกจ้างประจำ เพราะเมื่อมีข้อพิพาท คำถามแรกที่ถูกถามคือใครเป็นนายจ้างตามกฎหมายของคนคนนั้น หากเอกสารตอบไม่ได้ ภาระจะตกกับบริษัทผู้ว่าจ้างเสมอ
ใบอนุญาตโรงงานและเงื่อนไขสิ่งแวดล้อม
ก่อนขยายไลน์ผลิตหรือเพิ่มเครื่องจักร เราตรวจว่าประเภทกิจการที่ระบุในใบอนุญาตยังครอบคลุมกิจกรรมใหม่หรือไม่ ถ้าไม่ครอบคลุมต้องยื่นขอเปลี่ยนแปลงก่อนเดินเครื่อง ไม่ใช่หลังจากนั้น พร้อมกันนั้นเราไล่เงื่อนไขที่แนบมากับใบอนุญาต เช่น การรายงานการจัดการกากอุตสาหกรรมและการนำสิ่งปฏิกูลออกจากโรงงาน ซึ่งต้องมีผู้รับกำจัดที่ได้รับอนุญาตและมีหลักฐานการส่งมอบทุกเที่ยว
เมื่อคู่ค้าไม่จ่ายและต้องฟ้อง
งานเรียกหนี้ในกลุ่มผู้ผลิตและผู้ส่งของมักติดที่หลักฐานการส่งมอบมากกว่าตัวสัญญา เราจึงเริ่มจากรวบรวมใบสั่งซื้อ ใบส่งของที่มีลายมือชื่อผู้รับ ใบวางบิล และการติดตามทวงถามที่มีวันเวลาชัดเจน ก่อนตัดสินใจว่าจะเจรจาปรับโครงสร้างหนี้ หรือฟ้องเพื่อรักษาอายุความ ในหลายกรณีการทำหนังสือรับสภาพหนี้ที่ลูกหนี้ลงนามช่วยยืดเวลาให้ทั้งสองฝ่ายมากกว่าการฟ้องทันที และเราจะบอกตรง ๆ ว่ากรณีของท่านอยู่กลุ่มไหน