กิจการครอบครัวในจังหวัดนี้มักใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวของพ่อแม่รับเงินค้าขาย และใช้ที่ดินมรดกเป็นที่ตั้งกิจการโดยไม่มีสัญญาระหว่างกัน เมื่อรุ่นลูกเข้ามาบริหารหรือมีการกู้เงินขยายกิจการ สองเรื่องนี้กลายเป็นอุปสรรคทันที เพราะแยกไม่ออกว่าทรัพย์สินและหนี้ส่วนใดเป็นของกิจการ เราเริ่มจากแยกกระเป๋าเงินและทำเอกสารการใช้ที่ดินให้ชัดก่อนทำอย่างอื่น
ผู้แปรรูปอาหารทะเลและน้ำตาลมะพร้าวที่เริ่มส่งเข้าห้างหรือขายออนไลน์ต้องเจอเงื่อนไขใหม่คือใบกำกับภาษี การหักภาษีของผู้ซื้อ และเอกสารด้านอาหาร กิจการที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบไว้จะเสียโอกาสขายให้ผู้ซื้อรายใหญ่ เราจัดลำดับให้ทำเรื่องที่จำเป็นก่อนโดยไม่สร้างภาระเกินขนาดกิจการ
คำถามด้านเอกสารที่พบมากที่สุดในสมุทรสงครามคือการแบ่งที่ดินมรดกระหว่างพี่น้องขณะที่ยังใช้ทำกิจการร่วมกัน การให้เช่าบ้านริมคลองเป็นที่พัก และการรับสมาชิกครอบครัวเข้าเป็นหุ้นส่วน
แยกเงินกิจการออกจากเงินครอบครัว
ขั้นแรกคือเปิดบัญชีสำหรับกิจการและให้ลูกค้าโอนเข้าบัญชีนั้นเท่านั้น กำหนดเงินเดือนหรือเงินถอนของเจ้าของเป็นรายการประจำที่บันทึกได้ แทนการหยิบใช้ตามความจำเป็น และถ้ามีการนำเงินส่วนตัวมาลงในกิจการต้องบันทึกเป็นเงินให้กู้หรือทุนอย่างชัดเจน เมื่อทำได้สามเดือน กำไรที่เห็นจะเป็นกำไรของกิจการจริง และธนาคารสามารถประเมินความสามารถชำระหนี้ได้
ที่ดินมรดกที่ใช้ประกอบกิจการ
ถ้าที่ดินยังเป็นชื่อเจ้ามรดกหรือถือรวมกันหลายคน กิจการควรมีสัญญาเช่าหรือหนังสือยินยอมให้ใช้ที่ระบุค่าตอบแทน ระยะเวลา และการปรับปรุงสิ่งปลูกสร้าง เพื่อให้ค่าใช้จ่ายบันทึกได้และไม่กลายเป็นข้อพิพาทเมื่อมีการแบ่งมรดกจริง กรณีจะกู้เงินโดยใช้ที่ดินเป็นหลักประกัน ต้องจัดการเรื่องผู้จัดการมรดกและการโอนให้เรียบร้อยก่อน เพราะผู้ให้กู้ต้องเห็นผู้มีอำนาจจำนองที่ชัดเจน
ต้นทุนแปรรูปและของเสียตามปกติ
การทำกะปิ ปลาเค็ม หรือน้ำตาลมะพร้าว มีการสูญเสียน้ำหนักระหว่างกระบวนการเป็นปกติ ถ้าไม่กำหนดอัตราสูญเสียมาตรฐานไว้ ต้นทุนต่อหน่วยจะคำนวณผิดและสินค้าคงเหลือปลายงวดจะไม่ตรง เราเก็บข้อมูลจริงหลายรอบผลิตเพื่อตั้งอัตราสูญเสียที่อธิบายได้ แล้วใช้อัตรานั้นทั้งในการตั้งราคาและในการชี้แจงเมื่อมีการตรวจสินค้าคงเหลือ
ที่พักริมคลองและการให้เช่าบ้าน
การให้เช่าบ้านหรือห้องพักแก่นักท่องเที่ยวมีทั้งประเด็นรายได้ที่ต้องยื่นภาษี และประเด็นการประกอบธุรกิจโรงแรมซึ่งมีเกณฑ์จำนวนห้องและเงื่อนไขอาคารตามกฎหมายเฉพาะ ผู้ประกอบการรายเล็กควรตรวจก่อนว่าลักษณะที่ทำอยู่เข้าข่ายใด และเตรียมเอกสารอาคารกับความปลอดภัยให้สอดคล้อง การทำถูกตั้งแต่ต้นทำให้ลงรายชื่อในช่องทางจองได้โดยไม่ถูกระงับกลางฤดู
รับสมาชิกครอบครัวเข้าเป็นหุ้นส่วน
เมื่อพี่น้องหรือรุ่นลูกเข้ามาร่วมลงทุน ควรกำหนดสัดส่วนการถือหุ้น อำนาจลงนาม วิธีตีมูลค่าทรัพย์สินที่นำมาลง นโยบายจ่ายเงินปันผล และทางออกเมื่อฝ่ายใดต้องการถอนตัว การเขียนไว้ล่วงหน้าในข้อบังคับและข้อตกลงระหว่างผู้ถือหุ้นช่วยรักษาทั้งกิจการและความสัมพันธ์ในครอบครัว เพราะไม่ต้องมาตกลงกันในวันที่มีความขัดแย้งอยู่แล้ว
