ผู้ค้าพืชผักที่ซื้อจากเกษตรกรหลายรายในวันเดียวมักบันทึกรวมเป็นยอดเดียว เมื่อต้องอธิบายต้นทุนหรือถูกขอเอกสารเพิ่มจึงไม่มีรายละเอียดพอ วิธีที่ใช้ได้จริงคือบันทึกรายซื้อแยกตามผู้ขายพร้อมน้ำหนักและราคาต่อหน่วยของวันนั้น แล้วสรุปเป็นยอดรวมท้ายวัน การทำทีละรายไม่ได้ช้าไปกว่ากันมากนัก แต่ทำให้ต้นทุนขายและกำไรต่อรอบซื้อขายอ่านได้จริง
การส่งผลผลิตข้ามแดนต้องมีเอกสารที่สอดคล้องกันทุกฉบับ ทั้งใบกำกับสินค้า เอกสารพิธีการ ใบรับรองที่หน่วยงานปลายทางกำหนด และหลักฐานการรับชำระเงิน จำนวนและมูลค่าในเอกสารเหล่านี้ต้องตรงกับบัญชีของกิจการ เพราะการขอคืนภาษีหรือการใช้สิทธิที่เกี่ยวข้องกับการส่งออกจะถูกตรวจจากความสอดคล้องของเอกสารชุดนี้เป็นลำดับแรก เราจึงจัดแฟ้มแยกตามรอบส่งออกให้ครบตั้งแต่วันแรก
อีกความเสี่ยงที่ผู้ค้าในศรีสะเกษพบบ่อยคือการขายเชื่อให้ผู้รับซื้อรายใหญ่ในต่างจังหวัด เมื่อเก็บเงินไม่ได้จึงพบว่าไม่มีเอกสารยืนยันการส่งมอบที่ชัดเจนพอ การมีใบส่งของที่มีลายมือชื่อผู้รับและเงื่อนไขชำระเงินระบุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรคือสิ่งที่ทำให้เรียกเก็บได้ เราจึงวางแบบเอกสารและวิธีติดตามหนี้ให้ควบคู่กับงานบัญชี
ต้นทุนขายของสินค้าที่ราคาขึ้นลงรายวัน
กระเทียมและหอมแดงที่ซื้อมาต่างวันย่อมมีต้นทุนต่างกัน ถ้าใช้ราคาเฉลี่ยแบบหยาบ กำไรที่แสดงจะเพี้ยนไปจากความจริงในช่วงที่ราคาแกว่งแรง เราเลือกวิธีคำนวณต้นทุนที่เหมาะกับลักษณะสินค้าและใช้วิธีเดิมทุกงวดเพื่อให้เปรียบเทียบระหว่างปีได้ พร้อมบันทึกส่วนที่เสียหายจากการเก็บรักษาเป็นรายการแยก เมื่อเจ้าของกิจการเห็นกำไรต่อรอบซื้อขายที่แท้จริง การตัดสินใจว่าจะเก็บของรอราคาหรือปล่อยทันทีก็มีข้อมูลรองรับแทนการเดา
เอกสารส่งออกที่ตรงกันกับบัญชีทุกฉบับ
การส่งออกที่ราบรื่นขึ้นอยู่กับความสอดคล้องของตัวเลขมากกว่าจำนวนเอกสาร ปริมาณที่ระบุในใบกำกับสินค้าต้องเท่ากับที่แจ้งในพิธีการ และเท่ากับที่ตัดออกจากสินค้าคงเหลือในบัญชี มูลค่าที่แจ้งต้องสอดคล้องกับเงินที่ได้รับจริงและอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ เราตั้งแฟ้มต่อหนึ่งรอบส่งออกที่รวมเอกสารทุกฉบับพร้อมกระดาษกระทบยอด เมื่อมีคำถามภายหลัง คำตอบจึงอยู่ในแฟ้มเดียวไม่ต้องรวบรวมใหม่ทั้งหมด
ผลไม้ตามฤดูกาลกับรายได้ที่กระจุกในไม่กี่เดือน
สวนทุเรียนและผู้รวบรวมผลไม้ในเขตอำเภอกันทรลักษ์และใกล้เคียงมีรายได้กระจุกอยู่ในช่วงสั้น แต่มีรายจ่ายดูแลสวนตลอดปี การอ่านผลประกอบการรายเดือนจึงชวนให้เข้าใจผิด เราจัดให้ต้นทุนดูแลสวนที่เกิดก่อนเก็บเกี่ยวสะสมไว้แล้วตัดเป็นต้นทุนขายในงวดที่ขายผลผลิต วิธีนี้ทำให้กำไรของฤดูกาลนั้นสะท้อนต้นทุนที่ใช้ไปจริง และยังช่วยให้เห็นว่าราคาขายระดับใดจึงคุ้มกับการลงทุนดูแลสวนหนึ่งปี
การขายเชื่อและการติดตามหนี้ที่เรียกเก็บได้
เมื่อขายเชื่อให้ผู้รับซื้อรายใหญ่ ความเสี่ยงไม่ได้อยู่ที่ราคาแต่อยู่ที่การเก็บเงิน เราวางชุดเอกสารที่ประกอบด้วยใบสั่งซื้อหรือข้อตกลงที่ระบุเงื่อนไขชำระเงิน ใบส่งของที่ผู้รับลงลายมือชื่อ และใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิงเอกสารสองฉบับแรก จากนั้นตั้งรายงานอายุหนี้เพื่อดูว่ารายไหนเกินกำหนดกี่วัน การทวงถามที่ทำเป็นลายลักษณ์อักษรตามลำดับเวลายังเป็นหลักฐานสำคัญหากต้องดำเนินคดีในภายหลัง
ที่ดินทำการเกษตรกับการนำมาใช้เป็นหลักประกัน
ผู้ค้าที่ต้องการวงเงินหมุนเวียนมักนำที่ดินของครอบครัวมาเป็นหลักประกัน เรื่องที่ควรตรวจก่อนคือประเภทเอกสารสิทธิ ผู้ถือกรรมสิทธิ์ตามทะเบียน ภาระผูกพันที่มีอยู่ และข้อจำกัดการโอนที่อาจติดมากับเอกสารบางประเภท การตรวจให้ชัดก่อนยื่นขอสินเชื่อช่วยไม่ให้เสียเวลาไปกับการเตรียมเอกสารที่สุดท้ายใช้ไม่ได้ และช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นทางเลือกอื่น เช่น การใช้สินค้าคงเหลือหรือลูกหนี้การค้าเป็นหลักประกันแทน