โจทย์ที่หนักที่สุดของนายจ้างในแม่สอดคือระบบเงินเดือนที่มีลูกจ้างจำนวนมากและมีการเข้าออกบ่อย เพราะทุกครั้งที่มีคนเข้าใหม่หรือลาออก จะเกิดหน้าที่แจ้งประกันสังคมภายในกำหนด และมีผลต่อการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเดือนนั้น หากทำด้วยกระดาษหรือไฟล์แยกกันหลายชุด ความผิดพลาดจะไม่ปรากฏจนกระทั่งถูกตรวจ เราจึงรวมทะเบียนลูกจ้าง เวลาทำงาน และการจ่ายเงินไว้ในชุดข้อมูลเดียวที่กระทบยอดกันได้ทุกเดือน
โรงงานแปรรูปและโกดังในเขตนี้มีทรัพย์สินถาวรจำนวนมาก ทั้งอาคาร เครื่องจักร และรถยกของ การคิดค่าเสื่อมราคาต้องแยกตามประเภททรัพย์สินและอายุการใช้งานที่กฎหมายภาษียอมรับ ถ้าใช้อัตราเดียวกันทั้งหมดเพื่อความง่าย รายจ่ายที่หักได้จะไม่ตรงกับที่ควรเป็นและกระทบกำไรทางภาษีทุกปีต่อเนื่อง เราจัดทำทะเบียนทรัพย์สินที่มีรายละเอียดวันได้มา ราคาทุน และอัตราที่ใช้ พร้อมกระทบกับงบทุกปิดรอบ
ด้านการค้าผ่านด่าน สิ่งที่ต้องแยกให้ชัดคือกิจการเป็นผู้นำเข้าหรือส่งออกในชื่อของตนเอง หรือเป็นเพียงผู้รับจ้างขนส่งและกระจายสินค้าให้ผู้อื่น เพราะสองบทบาทนี้บันทึกรายได้และภาษีต่างกันโดยสิ้นเชิง กิจการหลายรายทำทั้งสองอย่างในเดือนเดียวกัน เราจึงแยกรหัสรายได้และแฟ้มเอกสารตั้งแต่ต้น เพื่อให้รายงานภาษีมูลค่าเพิ่มกับใบขนสินค้าอธิบายกันได้
ระบบเงินเดือนสำหรับโรงงานที่มีคนเข้าออกบ่อย
เราตั้งรอบงานเงินเดือนให้มีสามขั้นตายตัว คือปิดเวลาทำงาน ตรวจรายการเข้าออก แล้วจึงคำนวณจ่าย ระหว่างนั้นเปรียบเทียบจำนวนคนในทะเบียนกับจำนวนที่นำส่งเงินสมทบเพื่อจับส่วนต่างทันทีในเดือนเดียวกัน ค่าล่วงเวลา เบี้ยขยัน และเงินหักต่าง ๆ แยกช่องกันชัดเจนเพื่อให้คำนวณฐานภาษีและฐานเงินสมทบได้ถูกต้อง เมื่อระบบนิ่งแล้ว การตอบคำถามเจ้าหน้าที่เรื่องยอดคนกับยอดเงินใช้เวลาไม่กี่นาที
ทะเบียนทรัพย์สินและค่าเสื่อมราคาของเครื่องจักร
เครื่องจักรที่ซื้อพร้อมค่าติดตั้งและค่าขนส่งต้องรวมรายจ่ายเหล่านั้นเป็นราคาทุนของทรัพย์สิน ไม่ใช่ตัดเป็นค่าใช้จ่ายทันทีในเดือนที่จ่าย ส่วนค่าซ่อมบำรุงที่ทำให้ทรัพย์สินกลับมาใช้งานได้ตามปกติถือเป็นรายจ่ายของงวด การแยกสองอย่างนี้ผิดคือสาเหตุที่พบบ่อยของการปรับปรุงกำไรทางภาษีย้อนหลัง เรากำหนดเกณฑ์ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรให้ฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบัญชีใช้ร่วมกัน เพื่อให้การจัดประเภทเหมือนกันทุกครั้ง
บทบาทผู้ส่งออกในชื่อตนเองกับผู้รับจ้างขนส่ง
ถ้ากิจการเป็นผู้ส่งออกในชื่อของตนเอง รายได้คือมูลค่าสินค้าที่ขายและใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มร้อยละศูนย์เมื่อมีหลักฐานพิธีการครบ แต่ถ้าเป็นผู้รับจ้างขนส่งหรือรับจ้างดำเนินพิธีการให้ผู้อื่น รายได้คือค่าบริการซึ่งมีวิธีเสียภาษีของตัวเอง และมูลค่าสินค้าของลูกค้าไม่ใช่รายได้ของกิจการ การนำมูลค่าสินค้าของลูกค้ามารวมเป็นยอดขายทำให้ตัวเลขในงบสูงเกินจริงและอธิบายกับธนาคารหรือเจ้าหน้าที่ได้ยาก
กิจการท่องเที่ยวและที่พักในอำเภอเมืองตาก
ที่พักและร้านอาหารริมแม่น้ำปิงมีรายได้ขึ้นในช่วงอากาศเย็นและวันหยุดต่อเนื่อง แล้วซบลงในช่วงกลางปี ผู้ประกอบการที่ผ่านช่วงเงียบได้คือผู้ที่คิดต้นทุนคงที่ต่อเดือนออกมาเป็นตัวเลขชัด แล้วรู้ว่าต้องขายเท่าไรจึงคุ้ม เราคำนวณจุดคุ้มทุนต่อเดือนจากค่าเช่า เงินเดือนประจำ ค่าสาธารณูปโภค และดอกเบี้ยเงินกู้ แล้วแปลงเป็นจำนวนห้องหรือจำนวนบิลต่อวันที่ต้องทำได้ เพื่อให้เจ้าของใช้ตัดสินใจเรื่องราคาและโปรโมชันได้บนตัวเลขจริง
การตรวจสอบภายในเบื้องต้นสำหรับกิจการที่มีสองสถานที่
กิจการที่มีสำนักงานในอำเภอเมืองและโกดังในแม่สอดเสี่ยงกับการที่เอกสารอยู่คนละที่กับเงิน เราวางหลักง่าย ๆ สามข้อ คือ ผู้อนุมัติจ่ายไม่ใช่คนเดียวกับผู้บันทึกบัญชี การรับสินค้าต้องมีผู้ตรวจนับที่ไม่ใช่คนสั่งซื้อ และการกระทบยอดเงินสดย่อยกับใบเสร็จทำทุกสัปดาห์ไม่ใช่ทุกสิ้นเดือน สามข้อนี้ไม่ต้องลงทุนระบบราคาแพง แต่ตัดโอกาสความผิดพลาดที่ทำให้ตัวเลขในงบอธิบายไม่ได้ออกไปได้มาก