เช่าร้านหรือออฟฟิศ: เช็กลิสต์สัญญาเช่าที่นักบัญชีอยากให้อ่านก่อนเซ็น

ผู้ให้เช่าเป็นใคร กำหนดทั้งภาษีหัก ณ ที่จ่ายและ VAT

ก่อนดูค่าเช่า ให้ดูว่าผู้ให้เช่าเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล และเป็นเจ้าของกรรมสิทธิ์จริงหรือเป็นผู้เช่าช่วง ขอสำเนาโฉนดหรือหนังสือรับรองบริษัทและหนังสือมอบอำนาจ เพราะสัญญาที่ทำกับคนที่ไม่มีสิทธิให้เช่าอาจใช้ไม่ได้ทั้งฉบับ

บริษัทผู้เช่ามีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ในอัตราร้อยละ 5 ทุกงวด ไม่ว่าผู้ให้เช่าจะเป็นบุคคลหรือบริษัท และนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 ตามประเภทผู้รับ และส่งมอบหนังสือรับรองภาษีหักแก่ผู้ให้เช่าทุกงวด

ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์เองไม่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ค่าบริการที่มักพ่วงมา เช่น ค่าส่วนกลาง ค่าบริการอาคาร หรือค่าเฟอร์นิเจอร์ เป็นบริการที่มี VAT และหักภาษี ณ ที่จ่ายร้อยละ 3 สัญญาที่แยกยอดสองส่วนนี้ชัดเจนจะทำให้บันทึกบัญชีถูกต้องตั้งแต่เดือนแรก

สามปีคือเส้นแบ่งที่ต้องจดทะเบียน

สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ที่มีกำหนดเกินสามปีต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ที่สำนักงานที่ดิน มิฉะนั้นบังคับได้เพียงสามปี ผู้เช่าที่ลงทุนตกแต่งร้านหนักโดยอาศัยสัญญาห้าปีที่ไม่ได้จดทะเบียน จึงเสี่ยงถูกบอกเลิกในปีที่สี่โดยไม่มีสิทธิโต้แย้ง

การจดทะเบียนมีค่าธรรมเนียมและอากรที่คำนวณจากค่าเช่ารวมตลอดอายุสัญญา ควรตกลงในสัญญาว่าฝ่ายใดรับภาระ และบันทึกเป็นรายจ่ายรอตัดบัญชีตามอายุสัญญา ไม่ใช่รายจ่ายทั้งจำนวนในปีแรก

ทางเลือกที่พบบ่อยคือทำสัญญาสามปีพร้อมคำมั่นจะให้เช่าต่อ ซึ่งเบากว่าแต่ให้ความคุ้มครองน้อยกว่าการจดทะเบียน ควรให้ทนายความชั่งน้ำหนักระหว่างเงินลงทุนตกแต่งกับความมั่นคงของสิทธิเช่า

เงินประกัน เงินกินเปล่า และค่าเช่าล่วงหน้า บันทึกคนละบัญชี

เงินประกันความเสียหายที่จะได้คืนเมื่อสิ้นสัญญา บันทึกเป็นเงินมัดจำในสินทรัพย์ ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย และไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เว้นแต่สัญญาระบุให้ริบหรือนำมาหักเป็นค่าเช่างวดสุดท้าย ซึ่งตอนนั้นจึงกลายเป็นค่าเช่าที่ต้องหักภาษี

เงินกินเปล่าหรือค่าสิทธิการเช่าที่จ่ายครั้งเดียวและไม่ได้คืน เป็นเงินได้ของผู้ให้เช่าที่ต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเช่นเดียวกับค่าเช่า และฝ่ายผู้เช่าต้องทยอยตัดเป็นรายจ่ายตามอายุสัญญาเช่า การลงเป็นรายจ่ายก้อนเดียวในปีที่จ่ายเป็นรายการที่ถูกบวกกลับบ่อยที่สุดในการตรวจภาษี

ค่าเช่าล่วงหน้าหลายเดือนที่จ่ายตอนเซ็นสัญญา ถือเป็นเงินได้ของผู้ให้เช่าเมื่อได้รับ จึงต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายทั้งจำนวนในงวดที่จ่าย แม้ทางบัญชีจะทยอยรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายตามเดือนที่ใช้พื้นที่ก็ตาม

อากรแสตมป์ ภาระเล็กที่ทำให้สัญญาใช้อ้างในศาลไม่ได้

สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ต้องปิดอากรแสตมป์คิดเป็นบาทละหนึ่งต่อทุกพันบาทของยอดค่าเช่ารวมตลอดอายุสัญญา โดยหลักผู้ให้เช่าเป็นผู้เสีย แต่คู่สัญญาตกลงกันเป็นอย่างอื่นได้ สัญญาที่ไม่ปิดอากรหรือปิดไม่ครบ นำมาใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียเงินเพิ่ม

หากค่าอากรเกินเกณฑ์ที่กำหนดต้องชำระเป็นตัวเงินที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่ แทนการปิดแสตมป์บนกระดาษ ควรเก็บใบเสร็จรับเงินค่าอากรไว้กับสัญญาต้นฉบับ

ในสัญญาที่ค่าเช่าปรับขึ้นเป็นขั้นบันไดทุกปี ให้คำนวณอากรจากยอดรวมทุกงวดตามตารางค่าเช่า ไม่ใช่จากค่าเช่าเดือนแรกคูณจำนวนเดือน

การตกแต่งและการส่งคืนพื้นที่

งานตกแต่งที่ผู้เช่าลงทุนเองบันทึกเป็นสินทรัพย์ประเภทส่วนปรับปรุงอาคารเช่า และคิดค่าเสื่อมราคาตามอายุสัญญาเช่าหรืออายุการใช้งานแล้วแต่สั้นกว่า สัญญาควรระบุว่าเมื่อสิ้นสุดสัญญา งานตกแต่งตกเป็นของผู้ให้เช่าหรือผู้เช่าต้องรื้อคืนสภาพ เพราะกระทบทั้งค่าเสื่อมและประมาณการหนี้สินค่ารื้อถอน

ข้อบอกเลิกสัญญาก่อนกำหนดควรระบุค่าปรับหรือระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าให้ชัด ผู้เช่าที่ปิดร้านกลางสัญญาโดยไม่มีข้อนี้ อาจถูกเรียกค่าเช่าที่เหลือทั้งหมด และเงินประกันที่ถูกริบต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายพร้อมหักภาษี ณ ที่จ่ายย้อนหลัง

เก็บบันทึกสภาพพื้นที่ทั้งวันรับมอบและวันส่งคืนเป็นภาพถ่ายที่มีวันที่ พร้อมรายการมิเตอร์น้ำไฟ เอกสารชุดนี้ตัดสินว่าจะได้เงินประกันคืนเต็มจำนวนหรือไม่

แบ่งงานระหว่างฝ่ายบัญชีกับทนายความ

ฝ่ายบัญชีของเราตรวจสัญญาในมิติตัวเลข คือแยกค่าเช่ากับค่าบริการ วางตารางหักภาษี ณ ที่จ่ายและตัดจ่ายเงินกินเปล่า และคำนวณอากรแสตมป์ให้ครบก่อนวันเซ็น ส่วนข้อกฎหมายว่าด้วยสิทธิเช่า การจดทะเบียน และเงื่อนไขบอกเลิก ควรให้ทนายความตรวจร่าง

กรณีพิพาทกับผู้ให้เช่า เช่น ถูกบอกเลิกก่อนกำหนด ไม่คืนเงินประกัน หรือถูกเรียกค่าเสียหายเกินจริง เป็นงานของสำนักงานกฎหมายในเครือที่ tla.co.th โดยเราจัดเตรียมรายการจ่ายและหลักฐานทางบัญชีให้ทนายความใช้ในสำนวน