กฎหมาย / Compliance
ตารางเก็บเอกสารตาม PDPA + ประมวลรัษฎากร: สูตรตัดเอกสารทิ้งอย่างถูกต้องในปี 2570
เขียนโดย
หุ้นส่วนผู้จัดการ
ทนายความอาวุโส สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์
ที่ปรึกษากฎหมายธุรกิจกว่า 15 ปี ดูแลงานควบรวมกิจการ สัญญาการค้า และข้อพิพาทพาณิชย์ระหว่างประเทศให้ลูกค้าองค์กร
ตรวจทานโดย
หัวหน้าฝ่ายบัญชี (CPA)
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ขึ้นทะเบียนสภาวิชาชีพบัญชี
ตรวจความถูกต้องของข้อกฎหมายและตัวเลขก่อนเผยแพร่ · เผยแพร่ 2027-03-08 · แก้ไขล่าสุด 2027-03-08
ดูคุณวุฒิผู้ตรวจทานเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่จะจำอายุการเก็บเอกสารได้เพียง '5 ปี' และเก็บทุกอย่างไว้เท่ากันหมด แต่ในปี 2570 หลัง PDPC ออกแนวปฏิบัติเรื่อง storage limitation ฉบับปรับปรุง การเก็บเกินอายุถือเป็นการละเมิดหลัก 'data minimisation' ทันที บทความนี้เรียบเรียงตารางจริงจากการทำ Record Retention Policy ให้ลูกค้าโรงพยาบาลเอกชนและร้าน e-commerce ใน Q1/2570
หลักการ 3 ขั้น: statutory floor, business need, disposal trigger
ก่อนกำหนดว่าเอกสารใดจะเก็บกี่ปี ให้แยกเป็น 3 ขั้น — ขั้นแรกคือระยะเวลาขั้นต่ำตามกฎหมาย (statutory floor) เช่นบัญชีต้องเก็บ 5 ปีตาม พ.ร.บ. การบัญชี ขั้นที่สองคือความจำเป็นทางธุรกิจ (business need) เช่นสัญญาที่ยังใช้บังคับ และขั้นที่สามคือ trigger การทำลาย เช่นสิ้นสุดปีปฏิทินที่ต่อจากอายุขั้นต่ำ
ตารางอายุตามกฎหมายไทย 6 ฉบับหลัก
รวบรวมจากการอัปเดตกฎหมายถึง มี.ค. 2570 พร้อมช่องระบุจุดเริ่มนับ (date of trigger) ที่มักถูกลืม
- •ใบกำกับภาษี / รายงานภาษีซื้อ-ขาย: 5 ปีนับจากวันยื่นแบบ (ประมวลรัษฎากร ม.87/3)
- •สมุดบัญชี, งบการเงิน, เอกสารประกอบ: 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี (พ.ร.บ.การบัญชี ม.14)
- •เอกสารลูกจ้าง: 2 ปีหลังพ้นสภาพ (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ม.115)
- •รายงาน CDD ตาม ปปง.: 5 ปีหลังปิดบัญชี หรือ 10 ปีสำหรับ high-risk
- •เวชระเบียน: 10 ปีหลังการรักษาครั้งสุดท้าย (พ.ร.บ.สุขภาพแห่งชาติ)
- •ข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป: 'เท่าที่จำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์' (PDPA ม.37(3))
จุดที่คนพลาดที่สุด: อายุความ vs อายุเก็บ
อายุความฟ้องค่าเสียหายจากสัญญาคือ 10 ปี (ป.พ.พ. ม.193/30) หมายความว่าแม้กฎหมายภาษีจะให้ทิ้งเอกสารได้หลัง 5 ปี แต่ถ้าเป็นสัญญาที่อาจมีข้อพิพาท ควรเก็บ 10 ปีเพื่อพิสูจน์ในศาล จุดสมดุลคือแยกกล่องเป็น 5+5 ปี
Disposal trigger + audit log ที่ PDPC อยากเห็น
PDPC ตรวจ 3 อย่าง: (1) นโยบายเก็บเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร (2) log การทำลายที่ระบุวัน วิธี ผู้อนุมัติ และ (3) วิธีทำลายเชิงเทคนิค (shredding P-4 สำหรับกระดาษ, cryptographic erase สำหรับ SSD) การทิ้งลงถังธรรมดาถือเป็น breach ตาม ม.83
สรุป
การเปลี่ยนจาก 'เก็บทุกอย่าง 10 ปี' เป็น 'schedule based' ช่วยลดพื้นที่จัดเก็บ 40–60% และตัดความเสี่ยง PDPA แบบก้าวกระโดด ทีมเราให้บริการเขียน Retention Schedule + SOP + Disposal Log เริ่ม 45,000 บาท ส่งมอบใน 2 สัปดาห์
ปรึกษาทีมเราฟรีคำถามที่พบบ่อย
เก็บ scan แทนต้นฉบับได้ไหม+
ได้ตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ม.12 ถ้ามี hash + timestamp และเก็บ log การแปลง
ลูกค้าเก่าที่ไม่ติดต่อ 3 ปี ต้องลบเลยไหม+
ไม่จำเป็น ถ้ายังมี business need เช่น warranty หรือข้อผูกพันตามสัญญา แต่ต้องมีเหตุผลบันทึกไว้ใน ROPA
บทความที่เกี่ยวข้อง
ดูทั้งหมด →เชนงาน Notary → MFA → สถานทูต: ตารางเวลา 5 วันทำการที่ใช้ได้จริง
ตารางวันต่อวันจากเคสจริงปี 2568 — จาก Notary ที่สาขาสีลมถึงสถานทูตออสเตรเลีย พร้อมค่าใช้จ่ายและจุดที่มักติดขัด
จดทะเบียนแฟรนไชส์ตามประกาศ TCCT ปี 2562 (บังคับใช้เต็มปี 2570): เอกสารเปิดเผยและกับดัก 5 ข้อ
แม้ไทยยังไม่มี พ.ร.บ.แฟรนไชส์เต็มรูปแบบ แต่ประกาศ TCCT ที่ 4/2562 เรื่องแนวปฏิบัติสัญญาแฟรนไชส์ ถูกบังคับใช้เข้ม Q1/2570 บทความสรุปเอกสาร Disclosure และ 5 กับดักที่ทำสัญญาโมฆะ
ใช้คำแปล NAATI ยื่น UK Home Office ปี 2570 ได้หรือไม่: เทียบกับเกณฑ์ 'UK Sworn' และ ITI
UK Home Office กำหนดคำแปลต้องมี certification statement 4 องค์ประกอบ บทความเทียบว่า NAATI CPOL ผ่านหรือไม่ พร้อมทางเลือกเมื่อไม่ผ่าน
ภาษีสินทรัพย์ดิจิทัลไทยฉบับใหม่ปี 2570: จบยุค 15% WHT แล้วเปลี่ยนเป็น net-gain reporting
สรุปประกาศกรมสรรพากรฉบับ ป.161/2570 ที่ยกเลิกการหัก ณ ที่จ่าย 15% ของกำไรจากสินทรัพย์ดิจิทัล เปลี่ยนเป็น self-assessment ครึ่งปี พร้อมสูตรคำนวณ FIFO ที่ SEC บังคับใช้ตั้งแต่ 1 ก.ค. 2570