เปิดบริษัทกับเพื่อน ต้องตกลงอะไรกันก่อนปันผลงวดแรก

ทุนที่ 'ตกลงจะใส่' กับทุนที่ 'ใส่แล้วจริง' ไม่ใช่ตัวเลขเดียวกัน

บริษัทจำกัดจดทะเบียนได้ทั้งที่ชำระค่าหุ้นเพียงบางส่วน ยอดที่ยังไม่ชำระจะปรากฏในงบเป็นลูกหนี้ค่าหุ้น และกรรมการมีอำนาจเรียกให้ชำระได้ทุกเมื่อ ถ้าไม่ตกลงกันว่าจะเรียกเมื่อไร หุ้นส่วนที่ใส่เงินจริงก่อนจะรู้สึกแบกภาระคนเดียวโดยไม่มีกลไกใดชดเชย

สัญญาควรระบุตารางเรียกชำระค่าหุ้น ดอกเบี้ยหรือผลที่ตามมาหากผู้ถือหุ้นรายใดชำระล่าช้า และวิธีปฏิบัติกับเงินที่หุ้นส่วนสำรองจ่ายแทนบริษัทช่วงตั้งต้น ว่าจะถือเป็นเงินกู้ยืมจากกรรมการ หรือถือเป็นการชำระค่าหุ้นส่วนที่ค้าง

จุดนี้กระทบภาษีโดยตรง เงินที่บันทึกเป็นเงินกู้ยืมกรรมการควรมีสัญญาและอัตราดอกเบี้ยที่อธิบายได้ ส่วนเงินที่บันทึกเป็นทุนไม่มีดอกเบี้ยแต่ถอนคืนไม่ได้จนกว่าจะลดทุนตามขั้นตอนของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

เงินเดือนกรรมการ กับปันผล คนละเส้นทาง คนละภาษี

หุ้นส่วนที่ทำงานเต็มเวลากับหุ้นส่วนที่ลงเงินอย่างเดียวควรได้ผลตอบแทนคนละแบบ คนทำงานรับค่าตอบแทนกรรมการหรือเงินเดือนซึ่งเป็นรายจ่ายของบริษัทและถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายรายเดือน ส่วนคนลงเงินได้ปันผลตามสัดส่วนหุ้นซึ่งจ่ายจากกำไรหลังภาษี

การไม่แยกสองเส้นทางนี้ให้ชัด ทำให้หุ้นส่วนที่ทำงานเบิกเงินออกจากบริษัทเป็นก้อนโดยไม่มีฐานเอกสาร ฝ่ายบัญชีจึงต้องลงเป็นเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการ ซึ่งสรรพากรจะคำนวณดอกเบี้ยรับให้บริษัทเสมือนมีการคิดดอกเบี้ยจริง

สัญญาควรกำหนดว่าค่าตอบแทนกรรมการต้องผ่านมติผู้ถือหุ้น ปรับเมื่อไร และเชื่อมกับผลประกอบการอย่างไร รวมถึงห้ามเบิกเงินบริษัทนอกเหนือจากค่าตอบแทนที่อนุมัติแล้วโดยเด็ดขาด

ปันผลได้เมื่อไร และต้องกันอะไรไว้ก่อน

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์กำหนดให้บริษัทจำกัดจัดสรรกำไรส่วนหนึ่งเข้าทุนสำรองทุกครั้งที่จ่ายปันผล จนกว่าทุนสำรองจะถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดเทียบกับทุนจดทะเบียน จ่ายปันผลโดยไม่ตั้งสำรองเท่ากับปันผลผิดกฎหมาย และกรรมการรับผิดชอบส่วนตัวได้

ปันผลจ่ายได้จากกำไรสะสมเท่านั้น หากงบยังมีขาดทุนสะสมค้างจากปีก่อน กำไรปีนี้ต้องล้างขาดทุนก่อน สัญญาผู้ถือหุ้นจึงควรตกลงนโยบายปันผลไว้ล่วงหน้า เช่น สัดส่วนกำไรที่จะจ่าย ความถี่ และเงื่อนไขกระแสเงินสดขั้นต่ำที่ต้องเหลือในบริษัท

ทุกครั้งที่จ่ายปันผล บริษัทต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากผู้รับและนำส่งสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ผู้ถือหุ้นบุคคลธรรมดาเลือกได้ว่าจะใช้เครดิตภาษีเงินปันผลในการยื่นภาษีประจำปีหรือไม่ ซึ่งฝ่ายบัญชีคำนวณให้ได้หากมีข้อมูลอัตราภาษีของบริษัทครบ

หน้าที่กรรมการที่กฎหมายไม่ให้เลือก

กรรมการมีหน้าที่จัดให้มีบัญชีที่ถูกต้อง เรียกประชุมสามัญผู้ถือหุ้นภายในสี่เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี ยื่นงบการเงินและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นต่อนายทะเบียน และเก็บรักษาเอกสารตามระยะเวลาที่กฎหมายบัญชีกำหนด หน้าที่เหล่านี้เป็นของกรรมการทุกคน ไม่ใช่เฉพาะคนที่ลงชื่อผูกพัน

กรรมการที่ทำธุรกิจแข่งกับบริษัทหรือทำสัญญากับบริษัทโดยไม่เปิดเผยส่วนได้เสียต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้น เสี่ยงถูกเรียกค่าเสียหายและถูกถอดถอน สัญญาระหว่างผู้ถือหุ้นควรกำหนดขอบเขตธุรกิจที่หุ้นส่วนแต่ละคนทำนอกบริษัทได้ให้ชัดเจน

ในทางบัญชี รายการระหว่างบริษัทกับกรรมการหรือบริษัทที่กรรมการถือหุ้นต้องแสดงแยกเป็นรายการระหว่างกันกับผู้เกี่ยวข้องในหมายเหตุประกอบงบ ผู้สอบบัญชีจะถามถึงรายการเหล่านี้ทุกปี การมีข้อตกลงล่วงหน้าช่วยให้ตอบได้เร็วและไม่มีข้อครหา

ทางออกเมื่อหุ้นส่วนอยากไป หรือทำงานไม่ไหว

ข้อที่คนลืมเขียนมากที่สุดคือวิธีออกจากบริษัท หุ้นของบริษัทจำกัดโอนได้ก็จริง แต่ถ้าไม่มีข้อตกลง หุ้นส่วนที่เหลือไม่มีสิทธิซื้อก่อน และไม่มีสูตรราคา ผลคือทะเลาะกันเรื่องมูลค่าหุ้นในปีที่กิจการกำลังไปได้ดี

สัญญาควรระบุสิทธิซื้อก่อนของผู้ถือหุ้นเดิม สูตรมูลค่าหุ้นที่อ้างอิงงบการเงินที่ตรวจสอบแล้ว เช่น มูลค่าตามบัญชีหรือกำไรเฉลี่ยคูณตัวคูณที่ตกลงกัน ระยะเวลาผ่อนชำระค่าหุ้น และเหตุการณ์ที่บังคับให้ต้องขายหุ้น เช่น เสียชีวิต ทุพพลภาพ หรือประพฤติผิดร้ายแรง

การโอนหุ้นทุกครั้งต้องทำเป็นหนังสือ มีพยานสองคน แจ้งบริษัทเพื่อลงทะเบียนผู้ถือหุ้น และยื่นบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นชุดใหม่ต่อนายทะเบียน ผู้ขายที่เป็นบุคคลธรรมดามีภาระภาษีเงินได้จากส่วนต่างราคาซึ่งควรคำนวณก่อนตกลงราคา

เมื่อไรต้องใช้ทนายความ ไม่ใช่แค่นักบัญชี

ฝ่ายบัญชีช่วยได้ในส่วนตัวเลข คือคำนวณผลของแต่ละทางเลือกต่อภาษีของบริษัทและของผู้ถือหุ้นแต่ละคน และเตรียมรายงานการประชุมที่สอดคล้องกับงบ แต่ถ้อยคำในสัญญา เงื่อนไขบังคับ และการระงับข้อพิพาท เป็นงานที่ควรให้ทนายความร่าง

กรณีที่มีข้อพิพาทเกิดขึ้นแล้ว เช่น หุ้นส่วนไม่ยอมประชุม กรรมการถอนเงินโดยไม่มีมติ หรือต้องฟ้องเพิกถอนมติที่ประชุม เป็นงานคดีที่สำนักงานกฎหมายในเครือของเราที่ tla.co.th รับดูแล โดยฝ่ายบัญชีของเราจัดเตรียมเอกสารทางการเงินประกอบสำนวนให้