ผู้ถือหุ้น โครงสร้างทุน และกรรมการ

ลำดับที่ใช้จริงคือคณะกรรมการเรียกประชุมผู้ถือหุ้น ส่งหนังสือเชิญพร้อมวาระตามระยะเวลาที่ข้อบังคับกำหนด จัดประชุมและมีมติพิเศษให้เพิ่มทุนพร้อมแก้หนังสือบริคณห์สนธิข้อที่ว่าด้วยทุน จากนั้นจัดสรรหุ้นใหม่ เรียกชำระค่าหุ้น และยื่นจดทะเบียนต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในกำหนด งานเอกสารมักใช้เวลาราวหนึ่งถึงสองสัปดาห์นับจากวันประชุม สิ่งที่ทำให้ล่าช้าเกือบทุกครั้งคือหลักฐานการชำระค่าหุ้นที่ไม่ตรงกับชื่อผู้ถือหุ้น หรือเงินเข้าบัญชีก่อนวันมติ จึงควรวางแผนกระแสเงินสดกับวันประชุมให้สอดคล้องกันตั้งแต่ต้น

เอกสารหลักคือตราสารโอนหุ้นที่มีพยานลงนาม การบันทึกลงสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น และการปรับปรุงบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นที่จะนำส่งพร้อมงบการเงินประจำปี หากข้อบังคับกำหนดให้ต้องเสนอขายแก่ผู้ถือหุ้นเดิมก่อน ต้องทำตามลำดับนั้นให้ครบไม่เช่นนั้นการโอนอาจถูกโต้แย้งภายหลัง ฝั่งภาษี ผู้ขายที่เป็นบุคคลธรรมดามีกำไรจากการขายหุ้นนอกตลาดหลักทรัพย์เป็นเงินได้ที่ต้องนำมารวมคำนวณ และตราสารโอนหุ้นอยู่ในข่ายอากรแสตมป์ ควรกำหนดราคาโอนโดยอ้างอิงมูลค่าทางบัญชีหรือรายงานประเมินที่อธิบายได้ เพราะการโอนในราคาต่ำกว่ามูลค่าอย่างมีนัยสำคัญมักถูกตั้งคำถามเรื่องราคาตลาด

กรณีบริษัทให้กรรมการยืม ประเด็นแรกคือบริษัทควรคิดดอกเบี้ยในอัตราที่สมเหตุสมผล เพราะการให้ยืมโดยไม่คิดดอกเบี้ยเปิดช่องให้ประเมินรายได้ดอกเบี้ยเพิ่ม และยอดค้างที่โตขึ้นทุกปีเป็นสัญญาณที่ถูกจับตาในการตรวจสอบ กรณีกรรมการให้บริษัทยืม ควรมีสัญญาเงินกู้ระบุอัตราดอกเบี้ยและกำหนดชำระ พร้อมหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีบริษัทจริง เพราะรายการเงินเข้าที่ไม่มีเอกสารรองรับมักถูกมองเป็นรายได้ที่ยังไม่ได้บันทึก ทั้งสองทางควรมีมติที่ประชุมอนุมัติ และแยกบัญชีย่อยให้เห็นยอดคงเหลือรายบุคคลชัดเจนทุกสิ้นเดือน

ต้องคิดสองชั้นเสมอ ชั้นแรกคือภาษีของบริษัท เงินเดือนเป็นรายจ่ายที่ลดกำไรก่อนเสียภาษีนิติบุคคล ขณะที่เงินปันผลจ่ายจากกำไรหลังเสียภาษีแล้ว ชั้นที่สองคือภาษีของบุคคล เงินเดือนคำนวณตามขั้นบันไดหลังหักค่าใช้จ่ายและลดหย่อน ส่วนเงินปันผลถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายและมีทางเลือกเรื่องเครดิตภาษีเงินปันผล คำตอบจึงต่างกันตามระดับกำไรและรายได้อื่นของเจ้าของ ในทางปฏิบัติเรามักจำลองสามแบบ คือเงินเดือนล้วน ปันผลล้วน และแบบผสม แล้วเลือกจุดที่ภาระรวมต่ำสุดโดยยังรักษาฐานประกันสังคมและความสามารถในการขอสินเชื่อส่วนบุคคลไว้

ต้องมีกำไรสะสมเพียงพอตามงบการเงินที่ได้รับอนุมัติ ไม่ใช่ดูเพียงเงินสดในบัญชี ต้องจัดสรรทุนสำรองตามกฎหมายในอัตราที่กำหนดจนกว่าจะครบเพดาน และต้องมีมติที่ประชุมอนุมัติการจ่าย โดยระบุอัตราต่อหุ้นและวันจ่ายให้ชัด เมื่อจ่ายจริงต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งภายในกำหนดของเดือนถัดไป พร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษีให้ผู้ถือหุ้นทุกราย ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือโอนเงินให้เจ้าของก่อนแล้วค่อยทำมติย้อนหลัง ซึ่งทำให้รายการนั้นถูกจัดเป็นเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการแทน และต้องตามแก้ทั้งดอกเบี้ยและเอกสารในภายหลัง

รูปแบบที่สมดุลที่สุดสำหรับกิจการขนาดกลางคือกำหนดให้กรรมการสองคนลงนามร่วมกันพร้อมประทับตราสำหรับรายการที่ผูกพันบริษัท แล้วออกหนังสือมอบอำนาจภายในสำหรับงานประจำที่ต้องทำทุกวัน เช่น การยื่นแบบภาษีหรือการรับเอกสารราชการ เพื่อไม่ให้ทุกเรื่องต้องรบกวนกรรมการ ส่วนกิจการเจ้าของคนเดียวที่ใช้กรรมการคนเดียวลงนาม ควรชดเชยความเสี่ยงด้วยการกำหนดวงเงินอนุมัติในระเบียบภายในและให้บุคคลที่สองสอบทานก่อนโอนเงินออก เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอำนาจต้องจดทะเบียนแก้ไขและแจ้งธนาคารทันที เพราะรายชื่อที่ค้างอยู่กับธนาคารเป็นช่องโหว่ที่มองข้ามกันมากที่สุด

จำเป็นเมื่อมีหุ้นส่วนตั้งแต่สองฝ่ายขึ้นไปที่ลงแรงหรือลงเงินไม่เท่ากัน เพราะข้อบังคับเป็นเอกสารสาธารณะที่เขียนกว้างและแก้ยาก ส่วนสัญญาระหว่างผู้ถือหุ้นเป็นข้อตกลงส่วนตัวที่ลงรายละเอียดได้ลึกกว่า เรื่องที่ควรเขียนไว้เสมอคือวิธีตัดสินใจเมื่อเสียงเท่ากัน เงื่อนไขการขายหุ้นให้บุคคลภายนอก สูตรตีมูลค่าหุ้นเมื่อฝ่ายหนึ่งขอออก ข้อห้ามแข่งขันหลังออกจากกิจการ และสิ่งที่ต้องทำเมื่อผู้ถือหุ้นเสียชีวิต การเขียนสิ่งเหล่านี้ตอนที่ทุกฝ่ายยังพอใจกันใช้เวลาไม่กี่สัปดาห์ แต่การไม่มีเลยมักจบด้วยข้อพิพาทที่กินเวลาเป็นปีและทำให้กิจการหยุดชะงัก

ต้องดูก่อนว่าธุรกิจที่ทำอยู่ในบัญชีที่มีข้อจำกัดสำหรับคนต่างด้าวหรือไม่ เพราะเมื่อสัดส่วนต่างชาติถึงเกณฑ์ บริษัทอาจต้องขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจหรือปรับโครงสร้างก่อนเริ่มดำเนินการ นอกจากนี้เมื่อมีผู้ถือหุ้นต่างชาติ นายทะเบียนมักขอหลักฐานแหล่งที่มาของเงินลงทุนของผู้ถือหุ้นสัญชาติไทยประกอบด้วย จึงควรเตรียมหนังสือรับรองฐานะการเงินไว้ล่วงหน้า เอกสารฝั่งต่างชาติที่ต้องใช้คือสำเนาหนังสือเดินทางที่รับรอง และหากผู้ลงทุนเป็นนิติบุคคลต่างประเทศต้องมีหนังสือรับรองของบริษัทแม่ที่ผ่านการรับรองและแปลอย่างถูกต้อง วางแผนเวลาเรื่องการรับรองเอกสารข้ามประเทศไว้อย่างน้อยสองถึงสี่สัปดาห์

ต้องจัดภายในสี่เดือนนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี เพื่ออนุมัติงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีตรวจแล้ว แต่งตั้งผู้สอบบัญชีของรอบถัดไป และพิจารณาการจัดสรรกำไร จากนั้นนำส่งงบการเงินและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นต่อนายทะเบียนภายในกำหนดที่ตามมา หากไม่จัดหรือจัดช้า ผลที่ตามมาคือค่าปรับทั้งของบริษัทและกรรมการ และงบการเงินที่ยังไม่ได้รับอนุมัติจะทำให้การขอสินเชื่อหรือการเข้าประมูลงานสะดุด วิธีที่ได้ผลคือกำหนดปฏิทินย้อนกลับจากวันสิ้นรอบบัญชี โดยตั้งเส้นตายให้ผู้สอบบัญชีส่งร่างงบล่วงหน้าอย่างน้อยสามสัปดาห์ก่อนวันประชุม

ทำได้เมื่อทุนที่จดไว้สูงเกินความจำเป็นของกิจการ หรือเมื่อขาดทุนสะสมมากจนต้องการล้างยอดให้งบดุลสะท้อนความเป็นจริง ขั้นตอนต้องมีมติพิเศษของที่ประชุมผู้ถือหุ้น ประกาศให้เจ้าหนี้ทราบตามวิธีที่กฎหมายกำหนด และเปิดช่วงเวลาให้เจ้าหนี้คัดค้าน หากมีผู้คัดค้านบริษัทต้องชำระหนี้หรือให้หลักประกันก่อนจึงจะจดทะเบียนได้ ผลกระทบที่ควรชั่งน้ำหนักคือทุนจดทะเบียนเป็นตัวเลขที่คู่ค้าและสถาบันการเงินใช้ประเมินความน่าเชื่อถือ การลดลงมากอาจกระทบวงเงินการค้า จึงควรคุยกับธนาคารและคู่ค้าหลักก่อนดำเนินการ