ส่งเอกสารบัญชีรายเดือนอะไรบ้าง: เช็กลิสต์ครบ

1) กลุ่มเอกสารรายรับ: ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบลดหนี้

ทุกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินที่ออกในเดือนนั้นต้องส่งครบพร้อมเลขที่เรียงต่อเนื่อง หากมีใบลดหนี้หรือยกเลิกบิลต้องแนบเหตุผลและลายเซ็นลูกค้า เพราะกรมสรรพากรมองใบลดหนี้เป็นจุดเสี่ยงอันดับต้น ๆ ตอนตรวจ VAT ธุรกิจที่ออก e-Tax Invoice ต้องส่งออกไฟล์ XML ให้ตรงรอบด้วย

สำหรับร้านออนไลน์ที่รับเงินผ่าน Payment Gateway อย่าลืมรายงาน settlement รายวันที่แยกยอดค่าธรรมเนียมชัดเจน เพราะรายรับต้องบันทึกเต็มจำนวนก่อนหักค่าธรรมเนียม ไม่ใช่ยอดสุทธิที่เข้าบัญชี

2) กลุ่มเอกสารรายจ่าย: ใบกำกับภาษีซื้อ ค่าจ้าง และใบหัก ณ ที่จ่าย

ส่งใบกำกับภาษีซื้อให้ผู้ทำบัญชีก่อนวันตัดรอบภายใน และแยกเอกสารที่ได้รับล่าช้าไว้ตรวจสิทธินำภาษีซื้อไปใช้ตามกฎหมาย ค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทนนิติบุคคล เช่น ค่าบริการ ค่าเช่า และค่าขนส่ง ต้องจับคู่กับหลักฐานการจ่ายและหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายของรายการนั้น

กรณีพนักงานเบิกค่าใช้จ่าย ควรมีใบเบิกจ่ายภายในลงลายเซ็นผู้อนุมัติกำกับทุกใบ สรรพากรสอบยิบเรื่องนี้เสมอในการตรวจสอบภาษีนิติบุคคลย้อนหลัง

3) กลุ่มการเงิน: สเตทเมนต์ สลิปโอน และเงินสดย่อย

ส่งสเตทเมนต์ทุกบัญชีธนาคารของบริษัทและรายงานรับเงินจากแต่ละช่องทางทุกเดือน ผู้ทำบัญชีต้องกระทบยอดเงินเข้ากับใบเสร็จ ยอดขาย เงินกู้ เงินเพิ่มทุน และเงินรับแทน ไม่ควรกำหนดเปอร์เซ็นต์ส่วนต่างตายตัวว่าเป็นเกณฑ์ถูกตรวจ เพราะการประเมินความเสี่ยงขึ้นกับข้อมูลหลายด้าน

เงินสดย่อยต้องมีทะเบียนควบคุม ยอดคงเหลือปลายเดือนสูงผิดปกติเป็นหนึ่งในสัญญาณเตือนที่ทำให้ถูกเลือกตรวจสอบ

4) ไทม์ไลน์มาตรฐานที่สำนักงานบัญชีใช้ทุกเดือน

วันที่ 1-5 ใช้เป็นเส้นตายภายในสำหรับรับเอกสารเดือนก่อน วันที่ 6-10 ลงบัญชีและส่งรายการขาด วันที่ 11-13 ให้ผู้มีอำนาจตรวจยอดภาษี จากนั้นยื่นตามวันครบกำหนดของแบบแต่ละชนิดในปฏิทินกรมสรรพากร ห้ามถือว่าวันยื่นออนไลน์ที่เคยขยายจะใช้ถาวร และควรเผื่อเวลาชำระเงินกับแก้ข้อมูลก่อนระบบปิด

5) ทำไมระบบส่งเอกสารออนไลน์ชนะการส่งกระดาษ

การส่งสำเนาดิจิทัลตั้งแต่เกิดรายการช่วยให้ผู้ทำบัญชีตรวจความครบถ้วนได้เร็วขึ้น แต่ต้องกำหนดสิทธิ์เข้าถึง ชื่อไฟล์ รุ่นเอกสาร และวิธีเก็บต้นฉบับให้ชัด ผลลัพธ์เรื่องเวลาปิดงบขึ้นกับคุณภาพข้อมูล จำนวนรายการ และการตอบข้อสงสัย จึงไม่ควรรับประกันจำนวนวันที่ลดลงหรือว่าจะไม่เกิดค่าปรับ