สำนักงานบัญชีและภาษีในลพบุรี

เกษตรกรรายย่อยส่วนใหญ่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและไม่มีใบกำกับภาษีให้ โรงสีจึงซื้อข้าวเปลือกโดยไม่มีภาษีซื้อมาหักออก ต้องใช้ใบรับซื้อผลผลิตทางการเกษตรที่มีลายมือชื่อผู้ขายและเลขบัตรประชาชนแทน เพื่อใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล โรงสีหลายแห่งบันทึกรายจ่ายนี้ด้วยใบสำคัญจ่ายที่ไม่มีข้อมูลผู้ขายครบถ้วน ทำให้เมื่อถูกตรวจสอบต้นทุนขายจึงถูกปรับลดลงและมีภาระภาษีเพิ่มขึ้นย้อนหลัง เราจึงแนะนำให้ใช้แบบฟอร์มใบรับซื้อผลผลิตมาตรฐานเดียวกันทุกจุดรับซื้อ พร้อมถ่ายสำเนาบัตรประชาชนของเกษตรกรเก็บคู่กันตั้งแต่ต้นฤดูกาล

งานส่งอาหารให้หน่วยราชการมักมีสัญญาหลักที่ผู้รับเหมาหลักทำไว้กับหน่วยงาน แล้วจึงจ้างช่วงต่อให้ผู้ประกอบการรายย่อยในพื้นที่ ผู้รับเหมาช่วงต้องระวังสองเรื่องคือการถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายจากผู้รับเหมาหลักตามอัตราค่าจ้างทำของ และการออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องหากจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบการรายย่อยหลายรายรับเงินสดจากผู้รับเหมาหลักโดยไม่ได้รับหนังสือรับรองการหักภาษี ทำให้ไม่มีหลักฐานยื่นขอเครดิตภาษีปลายปี ควรตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่ต้นว่าจะหักภาษีอัตราใดและต้องได้รับเอกสารอะไรกลับมาทุกงวด

มันสำปะหลังสดมีน้ำหนักลดลงมากหลังตากแห้ง การบันทึกต้นทุนจึงต้องคำนวณอัตราการหดตัวของน้ำหนักให้สอดคล้องกับความเป็นจริงของแต่ละฤดูกาล ไม่ใช้อัตราคงที่ตลอดปี เพราะช่วงฝนตกอัตราการแห้งช้ากว่าช่วงแล้งมาก กิจการที่ใช้อัตราคงที่มักมีสต๊อกปลายงวดที่ไม่ตรงกับปริมาณจริงเมื่อตรวจนับ ทำให้ผู้สอบบัญชีตั้งข้อสังเกตเรื่องความสมเหตุสมผลของบัญชีสินค้าคงเหลือ เราแนะนำให้เก็บบันทึกน้ำหนักก่อนตากและหลังตากทุกล็อตเพื่อใช้คำนวณต้นทุนต่อกิโลกรัมที่แม่นยำ

โรงงานขนาดใหญ่ในนิคมมักกำหนดรอบตรวจรับสินค้าและรอบเรียกเก็บที่ตายตัว เช่น ตัดยอดทุกสิ้นเดือนแล้วออกใบกำกับภาษีรวมยอดของเดือนนั้น ผู้ขายที่ออกใบกำกับภาษีทันทีที่ส่งของแต่ละครั้งโดยไม่รอการตรวจรับ อาจเจอปัญหาใบกำกับภาษีไม่ตรงกับใบรับสินค้าของฝ่ายจัดซื้อโรงงาน ทำให้การตั้งหนี้ค้างล่าช้าและกระทบกระแสเงินสด ควรตกลงรอบการออกใบกำกับภาษีให้ตรงกับระบบของลูกค้าตั้งแต่เริ่มทำสัญญา และเก็บใบส่งของที่มีลายเซ็นรับของไว้เป็นหลักฐานประกอบทุกใบกำกับภาษี

เงินประกันผลงานที่หน่วยงานหักไว้ยังถือเป็นรายได้ที่เกิดขึ้นแล้วตามงวดงานที่ส่งมอบ ต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้และออกใบกำกับภาษีเต็มจำนวนตามงวดนั้น ไม่ใช่รอจนกว่าจะได้รับเงินประกันคืนจริงจึงค่อยรับรู้รายได้ ผู้รับเหมาหลายรายเข้าใจไปเองว่ายังไม่ได้รับเงินก็ยังไม่ต้องเสียภาษี ทำให้ยอดขายในงบการเงินต่ำกว่าความเป็นจริงเมื่อเทียบกับหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่หน่วยงานออกให้ตามยอดเต็ม

เงินปันผลหรือเงินเฉลี่ยคืนที่สหกรณ์จ่ายให้สมาชิกมีหลักเกณฑ์ภาษีเฉพาะที่แตกต่างจากเงินปันผลของบริษัททั่วไป และมีเงื่อนไขเรื่องการยกเว้นภาษีบางส่วนตามประเภทเงินที่จ่าย สหกรณ์จึงต้องแยกบัญชีเงินปันผลตามหุ้นออกจากเงินเฉลี่ยคืนตามปริมาณน้ำนมที่ส่งขาย เพราะสองรายการนี้มีวิธีคำนวณภาษีต่างกัน สหกรณ์ขนาดเล็กที่บันทึกรวมเป็นก้อนเดียวมักหักภาษี ณ ที่จ่ายผิดอัตราให้สมาชิกโดยไม่ตั้งใจ ควรตรวจสอบหลักเกณฑ์ปัจจุบันกับกรมสรรพากรหรือผู้สอบบัญชีสหกรณ์ก่อนจ่ายเงินก้อนใหญ่ทุกครั้ง

ในกรณีที่โรงสีมีลูกจ้างประจำครบจำนวนตามตามที่กฎหมายบัญญัติไว้แล้ว การเสริมคนงานเข้ามาช่วงฤดูเก็บเกี่ยวก็ยังต้องนำเข้าระบบและนำส่งเงินสมทบตามค่าแรงที่จ่ายจริงไม่ต่างจากลูกจ้างประจำแต่อย่างใด แม้จะว่าจ้างเพียงระยะสั้นไม่กี่สัปดาห์ก็ตาม โรงสีขนาดเล็กจำนวนมากจ่ายค่าแรงเป็นเงินสดรายวันโดยไม่ได้ขึ้นทะเบียนคนงานชั่วคราวไว้เลย เมื่อถูกเจ้าหน้าที่ตรวจพบในภายหลัง จึงต้องจ่ายยอดสมทบคงค้างรวมเบี้ยปรับสะสมของหลายฤดูกาลที่ผ่านมา

เมื่อมีลูกจ้างทำงานหลายสาขาในนายจ้างรายเดียวกัน การขึ้นทะเบียนและนำส่งเงินสมทบยังทำภายใต้เลขทะเบียนนายจ้างเดียว ไม่ต้องแยกทะเบียนตามสาขา แต่ต้องมีบัญชีค่าจ้างแยกตามสาขาไว้เพื่อกระทบยอดกับรายงานที่ยื่นในแต่ละเดือน กิจการที่ย้ายพนักงานข้ามสาขาบ่อยมักลืมปรับปรุงข้อมูลนายจ้างในระบบประกันสังคมให้ตรงกับสาขาที่ทำงานจริง ทำให้เกิดความสับสนเวลาพนักงานยื่นเบิกสิทธิประโยชน์

พนักงานขับรถที่รับเงินเดือนประจำถือเป็นเงินได้ประเภทเงินเดือน ต้องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามวิธีเงินเดือนสะสมทั้งปีไม่ใช่หักตามอัตราคงที่ต่องวด และต้องยื่นนำส่งภายในกำหนดของทุกเดือน กิจการขนาดเล็กบางแห่งจ้างพนักงานขับรถเป็นแบบเหมาจ่ายรายเที่ยวแล้วเข้าใจไปเองว่าไม่ต้องหักภาษี ทั้งที่ลักษณะงานเป็นการจ้างแรงงานประจำจริง ควรพิจารณาลักษณะงานจริงมากกว่าชื่อสัญญาที่ใช้เรียก

รายได้จากการขายในประเทศและส่งออกต้องแยกบัญชีย่อยตั้งแต่ต้นปี เพราะภาษีมูลค่าเพิ่มคนละอัตรากันและเอกสารประกอบก็ต่างกัน โรงสีที่รวมบัญชีไว้ก้อนเดียวแล้วค่อยแยกตอนปิดงบมักพบว่าภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องกับการส่งออกปะปนกับการขายในประเทศจนคำนวณคืนภาษีได้ไม่ครบ ควรตั้งรหัสบัญชีแยกตั้งแต่ระบบขายและระบบคลังสินค้าเพื่อให้ยอดปิดงบตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย

หากซื้อและเริ่มเดินเครื่องจักรระหว่างปี ต้องคำนวณค่าเสื่อมราคาตามจำนวนเดือนที่ใช้งานจริงในปีนั้นเท่านั้น มิใช่บันทึกเต็มจำนวนทั้งปีทันที กิจการที่ตัดค่าเสื่อมเต็มปีทั้งที่เพิ่งซื้อเครื่องกลางปีจะทำให้ค่าใช้จ่ายสูงเกินความเป็นจริงและกำไรสุทธิต่ำผิดปกติ เมื่อผู้สอบบัญชีตรวจพบมักเรียกให้ปรับปรุงงบย้อนหลัง จึงควรบันทึกวันเริ่มใช้งานจริงของเครื่องจักรแต่ละเครื่องแยกต่างหากจากวันที่ในใบสั่งซื้อ เพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาได้ถูกต้อง

สหกรณ์อยู่ภายใต้การตรวจสอบของผู้สอบบัญชีสหกรณ์ซึ่งมีแบบรายงานเฉพาะต่างจากบริษัททั่วไป ต้องเตรียมทะเบียนสมาชิก บัญชีปริมาณน้ำนมที่สมาชิกแต่ละรายส่งขาย และรายงานการประชุมใหญ่ที่อนุมัติการจ่ายเงินปันผลไว้ให้ครบ สหกรณ์ที่ขาดรายงานการประชุมหรือมีตัวเลขปริมาณน้ำนมไม่ตรงกับใบรับซื้อมักถูกตั้งข้อสังเกตในรายงานการสอบบัญชี ควรกระทบยอดตัวเลขปริมาณน้ำนมกับฝ่ายรับซื้อทุกเดือนแทนที่จะรอมากระทบตอนปลายปี

นอกจากการจดทะเบียนนิติบุคคลและขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีตามปกติ กิจการที่ต้องการรับงานราชการควรพิจารณาจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มตั้งแต่ต้น เพราะหน่วยงานราชการส่วนใหญ่กำหนดให้คู่สัญญาต้องออกใบกำกับภาษีได้ และควรวางระบบบัญชีที่แยกต้นทุนตามโครงการเป็นรายสัญญาไว้ตั้งแต่เริ่ม เพราะการเบิกจ่ายและตรวจรับงานราชการมักผูกกับงวดงานที่ชัดเจน กิจการที่รวมต้นทุนทุกโครงการไว้ก้อนเดียวจะประเมินกำไรต่อสัญญาไม่ได้และเสียเปรียบเวลาต่อรองงานถัดไป

ใบอนุญาตผลิตอาหารและใบรับรองมาตรฐานที่เกี่ยวข้องมักมีอายุจำกัดและต้องต่ออายุก่อนหมด หากใบอนุญาตหมดอายุระหว่างที่ยังส่งของให้ลูกค้าอยู่ ลูกค้าบางรายในนิคมจะระงับการชำระเงินจนกว่าจะได้รับสำเนาใบอนุญาตที่ต่ออายุแล้ว ซึ่งกระทบกระแสเงินสดโดยตรง แม้เรื่องนี้เป็นงานด้านใบอนุญาตมากกว่าบัญชี แต่ฝ่ายบัญชีควรมีปฏิทินติดตามวันหมดอายุของเอกสารเหล่านี้ควบคู่กับปฏิทินภาษี เพื่อไม่ให้กระทบรอบการรับชำระเงิน

การแปลงจากร้านค้าเจ้าของคนเดียวเป็นบริษัทถือเป็นการตั้งนิติบุคคลใหม่ทั้งหมด ไม่ใช่การเปลี่ยนชื่อในทะเบียนเดิม จึงต้องขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีใหม่ จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่หากเข้าเกณฑ์ และขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมใหม่สำหรับพนักงานทุกคน แม้จะเป็นพนักงานชุดเดิมที่ทำงานต่อเนื่องก็ตาม กิจการที่เข้าใจไปเองว่าเป็นเพียงการเปลี่ยนชื่อมักใช้เลขประจำตัวเดิมต่อ ทำให้เอกสารทางภาษีของทั้งสองสถานะปะปนกันจนตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก