สำนักงานบัญชีและภาษีในพิษณุโลก

กิจการต้องรับรู้รายได้เต็มจำนวนที่บริษัทว่าจ้างจ่ายให้ และรับรู้ค่าเช่ารถหรือค่าจ้างขนส่งที่จ่ายต่อให้ผู้รับช่วงเป็นต้นทุนแยกต่างหาก ห้ามหักลบกันแล้วบันทึกเฉพาะส่วนต่างเป็นรายได้ เพราะทำให้ยอดขายในงบต่ำกว่าความเป็นจริงและไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ลูกค้า ผู้ประกอบการรายย่อยจำนวนมากในย่านสถานีขนส่งพิษณุโลกทำแบบหักลบเพราะคิดว่าง่ายกว่า แต่พอถูกตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่มจะอธิบายส่วนต่างไม่ได้ นอกจากนี้เมื่อจ่ายค่าขนส่งให้ผู้รับช่วงที่เป็นนิติบุคคลหรือคณะบุคคล ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราค่าบริการขนส่งและออกหนังสือรับรองให้ครบทุกครั้ง เราแนะนำให้ตั้งผังบัญชีแยกรายได้ค่าขนส่งกับต้นทุนค่าเช่าช่วงตั้งแต่ต้นเดือน จะได้ปิดงบประจำเดือนได้ตรงกับใบกำกับภาษีขาย

ผลผลิตทางการเกษตรที่ซื้อตรงจากชาวนามักไม่มีใบกำกับภาษีมาด้วย เนื่องจากเกษตรกรไม่ได้จดอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่โรงสียังคงบันทึกเป็นต้นทุนได้โดยจัดทำใบรับซื้อที่ระบุข้อมูลครบถ้วน ได้แก่ ชื่อที่อยู่ผู้ขาย เลขบัตรประชาชน น้ำหนักข้าวเปลือกที่ชั่ง ราคาต่อหน่วย และวันที่ซื้อ พร้อมหลักฐานการชำระเงินที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ เช่นโอนเข้าบัญชีเกษตรกรแทนที่จะจ่ายเงินสดทั้งหมด เอกสารชุดนี้สามารถใช้แทนใบกำกับภาษีเพื่อรับรู้ต้นทุนตามเกณฑ์ปกติ โรงสีที่จ่ายเงินสดปริมาณมากแต่ไม่เก็บใบรับซื้อไว้มักถูกตั้งข้อสังเกตเรื่องต้นทุนขายที่ไม่สมเหตุสมผลเมื่อเทียบกับข้าวสารที่ผลิตได้จริง และหากซื้อผ่านพ่อค้าคนกลางที่จดทะเบียนนิติบุคคล ก็ต้องขอใบกำกับภาษีตามปกติแยกเก็บจากกลุ่มที่ซื้อตรงจากชาวนา เพื่อไม่ให้สับสนตอนกระทบยอดภาษีซื้อ

กิจการที่มีรอบรายได้ไม่สม่ำเสมอ เช่น หอพัก ร้านถ่ายเอกสาร หรือร้านอาหารรอบมหาวิทยาลัย ยังต้องคำนวณภาษีเงินได้และภาษีมูลค่าเพิ่มตามเดือนที่เกิดรายได้จริง ไม่สามารถเฉลี่ยรายได้เท่ากันทุกเดือนเพื่อความสะดวกในการทำบัญชี เพราะจะทำให้ยอดขายบางเดือนสูงเกินจริงและบางเดือนต่ำเกินจริงเมื่อเทียบกับหลักฐานการรับเงิน ผู้ประกอบการที่ประเมินภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาล่วงหน้าครึ่งปีควรประมาณจากรายได้ช่วงเปิดเทอมจริงมากกว่าเฉลี่ยทั้งปี เพื่อไม่ให้ยื่นแบบครึ่งปีต่ำเกินไปจนต้องเสียเงินเพิ่มตอนยื่นแบบประจำปี เราแนะนำให้ทำประมาณการกระแสเงินสดรายเดือนแยกช่วงเปิดเทอมกับปิดเทอมไว้ล่วงหน้า จะช่วยให้วางแผนเงินสำรองสำหรับเดือนที่ต้องนำส่งภาษีบุคคลได้แม่นยำขึ้น

การหักภาษี ณ ที่จ่ายพิจารณาจากประเภทเงินได้และสถานะผู้รับเงินว่าเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล ไม่ได้ขึ้นกับว่าผู้รับจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ ค่าขนส่งที่จ่ายให้ผู้ประกอบการที่เป็นนิติบุคคลต้องหักตามอัตราที่กำหนดไว้สำหรับการรับจ้างขนส่งเสมอ ส่วนกรณีจ่ายให้บุคคลธรรมดาที่รับจ้างขนส่งเป็นครั้งคราวก็ยังต้องหักตามหลักเกณฑ์เงินได้ประเภทรับจ้างทำงานให้เช่นกัน ผู้ประกอบการหลายรายในพิษณุโลกเข้าใจผิดว่าคู่ค้าที่ไม่ได้จดภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ต้องหักภาษี ทำให้เมื่อถูกตรวจสอบต้องรับผิดในยอดภาษีที่ควรหักแต่ไม่ได้หักไว้เอง

ร้านค้าปัจจัยการผลิตที่ซื้อสินค้าจากผู้จัดจำหน่ายที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะได้รับใบกำกับภาษีซื้อตามปกติและใช้หักลบกับภาษีขายเมื่อขายให้เกษตรกร ปัญหาที่พบบ่อยคือร้านค้าขายสินค้าบางประเภทที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น ปุ๋ยเคมีบางชนิด ปะปนกับสินค้าที่ต้องเสียภาษีในใบกำกับภาษีขายฉบับเดียวกันโดยไม่แยกอัตรา ทำให้ยอดภาษีขายที่นำส่งผิดพลาด ร้านค้าควรตรวจสอบรายการสินค้าที่ได้รับยกเว้นให้ชัดเจนก่อนออกใบกำกับภาษี และแยกบรรทัดรายการในใบกำกับให้เห็นชัดว่ารายการใดไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม

เมื่อจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ร้านต้องออกใบกำกับภาษีอย่างย่อหรือเต็มรูปทุกครั้งที่ขาย ไม่ว่าจะรับเป็นเงินสดหรือโอน และต้องนำยอดขายทั้งหมดมารวมคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในเดือนนั้น ร้านที่รับเงินสดจำนวนมากมักออกใบกำกับภาษีเฉพาะเมื่อลูกค้าขอ ทำให้ยอดขายที่บันทึกไว้ต่ำกว่ายอดเงินสดที่รับจริง ซึ่งเจ้าหน้าที่มักตรวจพบได้จากการเทียบสัดส่วนที่นั่งกับยอดขายเฉลี่ยต่อวัน เราแนะนำให้ใช้เครื่องบันทึกการขายหรือระบบ POS ที่ออกเลขที่ใบกำกับภาษีต่อเนื่องทุกบิล เพื่อให้ยอดขายสอดคล้องกับความจุของร้านและลดข้อโต้แย้งเมื่อถูกตรวจสอบ

คนขับรถที่รับเงินเดือนเป็นรอบและทำงานภายใต้คำสั่งของนายจ้างเข้าข่ายเป็นลูกจ้างตามกฎหมายและต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมนับจากวันแรกที่เข้าทำงาน ส่วนคนขับที่รับงานเป็นรายเที่ยว ไม่ผูกพันเวลาทำงาน และขับรถของตัวเอง อาจถือเป็นผู้รับจ้างอิสระที่ไม่ต้องขึ้นทะเบียนฐานะลูกจ้าง แต่ผู้ว่าจ้างยังคงมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้ให้ถูกต้อง กิจการขนส่งในพิษณุโลกหลายรายใช้คำว่ารับงานรายเที่ยวกับคนขับที่จริงแล้วทำงานประจำทุกวันเพื่อหลีกเลี่ยงประกันสังคม ซึ่งเมื่อพฤติกรรมการทำงานจริงถูกตรวจพบ จะถูกจัดเป็นลูกจ้างย้อนหลังพร้อมเงินสมทบและเงินเพิ่ม

เงินได้ที่จ่ายให้นักศึกษาที่ทำงานพาร์ทไทม์ยังถือเป็นเงินได้ที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราของค่าจ้างแรงงาน แม้จำนวนเงินต่อเดือนจะไม่มาก ส่วนเรื่องประกันสังคมพิจารณาจากลักษณะการจ้างงานจริง หากทำงานเป็นประจำตามตารางที่นายจ้างกำหนดก็เข้าเกณฑ์ต้องขึ้นทะเบียนเช่นเดียวกับลูกจ้างทั่วไป ร้านค้ารอบมหาวิทยาลัยบางแห่งเข้าใจว่านักศึกษาไม่ต้องขึ้นทะเบียนเพราะยังเป็นนักเรียน ซึ่งไม่ถูกต้องตามกฎหมาย สถานะนักศึกษาไม่ได้ยกเว้นสิทธิและหน้าที่ด้านประกันสังคม

แรงงานรายวันที่ทำงานให้โรงสีเป็นประจำถือเป็นลูกจ้างตามกฎหมายแรงงาน แม้จะจ่ายค่าจ้างเป็นรายวันแทนรายเดือน โรงสีต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมและหักภาษี ณ ที่จ่ายตามฐานค่าจ้างสะสมในแต่ละเดือน โรงสีขนาดกลางหลายแห่งจ่ายค่าแรงรายวันด้วยเงินสดโดยไม่บันทึกชื่อผู้รับหรือจำนวนวันทำงานให้ครบ ทำให้เมื่อคำนวณต้นทุนแรงงานรวมทั้งปีไม่ตรงกับปริมาณข้าวสารที่ผลิต และมีความเสี่ยงถูกประเมินภาษีเพิ่มจากรายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้

รถที่กิจการเป็นเจ้าของต้องคิดค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งานและบันทึกค่าซ่อมบำรุงเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ส่วนค่าจ้างรถเช่าช่วงเป็นต้นทุนบริการที่จ่ายให้บุคคลภายนอกและไม่มีการคิดค่าเสื่อมราคา การปนสองรายการนี้เข้าด้วยกันในบัญชีเดียวทำให้งบกำไรขาดทุนอ่านค่าใช้จ่ายด้านยานพาหนะผิดเพี้ยน และทำให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบทรัพย์สินถาวรได้ยากเพราะไม่รู้ว่ารถคันใดเป็นของกิจการจริง เราแนะนำให้ทำทะเบียนทรัพย์สินแยกรถแต่ละคันพร้อมเลขทะเบียนและวันที่ซื้อ เพื่อกระทบยอดค่าเสื่อมราคากับงบดุลได้ตรงทุกปี

โรงสีจำเป็นต้องแยกบันทึกมูลค่าสินค้าคงเหลือตามลำดับขั้น ได้แก่ ข้าวเปลือกที่ยังไม่ผ่านการสี ข้าวสารที่สีเสร็จรอจำหน่าย และรำหรือปลายข้าวซึ่งเป็นผลพลอยได้ แต่ละรายการมีต้นทุนต่อกิโลกรัมไม่เท่ากันและควรมีเอกสารรับ-จ่ายระบุปริมาณชัดเจนตลอดทั้งปี หากโรงสีบันทึกสต๊อกรวมเป็นยอดเดียวโดยไม่แยกขั้นตอน มักถูกผู้สอบบัญชีสงสัยว่าตัวเลขไม่สอดคล้องกับอัตราส่วนการสีข้าวปกติ ซึ่งอาจนำไปสู่การตรวจสอบเพิ่มจากกรมสรรพากรในประเด็นต้นทุนขายที่ผิดปกติ

ผู้สอบบัญชีจะพิจารณารายได้รายเดือนเทียบกับลักษณะธุรกิจ หากเป็นธุรกิจที่มีฤดูกาลชัดเจน เช่น รอบเปิดเทอมหรือฤดูเก็บเกี่ยว รายได้กระจุกตัวถือเป็นเรื่องปกติ แต่กิจการต้องมีหมายเหตุประกอบงบอธิบายลักษณะฤดูกาลนี้ให้ชัดเจน พร้อมเอกสารสนับสนุน เช่น ปฏิทินการศึกษาหรือฤดูกาลเก็บเกี่ยวของพืชที่เกี่ยวข้อง กิจการที่ไม่มีคำอธิบายนี้อาจถูกตั้งคำถามว่ารายได้ในเดือนที่สูงผิดปกตินั้นสมเหตุสมผลหรือไม่ เมื่อเทียบกับเดือนอื่นในรอบปีเดียวกัน

เมื่อจดทะเบียนนิติบุคคลเสร็จเรียบร้อย ขั้นต่อไปคือขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีแล้วพิจารณาว่าจะจดภาษีมูลค่าเพิ่มตามระดับรายได้ที่คาดการณ์ไว้หรือไม่ กิจการขนส่งที่ต้องลงทุนซื้อรถบรรทุกตั้งแต่แรกเริ่มควรรีบจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อใช้สิทธิภาษีซื้อจากรถและอุปกรณ์ นอกจากนี้ยังควรตรวจว่าใบอนุญาตประกอบการขนส่งที่ออกโดยหน่วยงานราชการมีชื่อและที่อยู่ตรงกับทะเบียนนิติบุคคลหรือไม่ เพราะความไม่ตรงกันจะส่งผลต่อการรับรู้รายได้และการออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้ารายใหญ่ที่ต้องอ้างอิงเอกสารทั้งสองฉบับร่วมกัน

หากขยายกิจการโดยเปิดจุดรับซื้อข้าวเปลือกหรือโกดังเพิ่มเติมในสถานที่ใหม่ ต้องแจ้งเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มสาขาในทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มให้ตรงกับสถานที่ตั้งจริงทุกแห่ง โรงสีที่ขยายจุดรับซื้อโดยไม่แจ้งเพิ่มสาขามักมีปัญหาตอนออกใบกำกับภาษีเพราะที่อยู่ในเอกสารไม่ตรงกับสถานที่ที่ลูกค้าไปรับสินค้าจริง ซึ่งอาจถูกตั้งคำถามเรื่องความถูกต้องของใบกำกับภาษีเมื่อลูกค้านำไปใช้สิทธิภาษีซื้อ ควรวางแผนแจ้งเปลี่ยนแปลงให้เสร็จก่อนเปิดดำเนินการจุดใหม่จริง

กิจการต้องมีทะเบียนพาณิชย์และจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ระบุที่ตั้งตรงกับสถานที่ประกอบการจริง หากเรือนแพหรือแพร้านอาหารตั้งอยู่ในพื้นที่ที่ต้องขออนุญาตใช้ที่ดินหรือทางน้ำจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ควรให้ที่อยู่ในเอกสารทั้งหมดสอดคล้องกันตั้งแต่ขั้นตอนขออนุญาต เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาภายหลังเมื่อต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้ลูกค้าองค์กรที่มาจัดเลี้ยงหรือประชุมริมน้ำ ซึ่งมักขอเอกสารอ้างอิงที่ตั้งกิจการที่ชัดเจนประกอบการเบิกจ่าย