เอกสารดิจิทัลและการเก็บหลักฐานทางบัญชีขั้นสูง

ทิ้งได้เฉพาะเมื่อวิธีจัดเก็บไฟล์เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่หน่วยงานกำหนดไว้ ซึ่งหัวใจคือไฟล์ต้องอ่านออกครบถ้วน แก้ไขไม่ได้โดยไม่ทิ้งร่องรอย และค้นหาย้อนกลับไปยังรายการในบัญชีได้ เอกสารบางประเภทที่มีลายมือชื่อรับรองหรือเป็นต้นฉบับตามกฎหมายเฉพาะยังควรเก็บกระดาษไว้ เช่น เอกสารสิทธิ์และสัญญาที่ต้องใช้ต้นฉบับในการบังคับคดี วิธีที่ปลอดภัยคือทำนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรว่าประเภทใดเก็บไฟล์อย่างเดียว ประเภทใดเก็บทั้งสองแบบ แล้วบันทึกวันที่ทำลายกระดาษพร้อมผู้อนุมัติทุกครั้ง

ทางเลือกหลักมีสามแบบ แบบแรกคือส่งผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาต เหมาะกับกิจการที่ไม่อยากดูแลใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เอง แบบที่สองคือพัฒนาหรือเชื่อมระบบของกิจการเองแล้วนำส่งโดยตรง เหมาะกับผู้ที่ออกเอกสารจำนวนมากและมีทีมเทคนิค แบบที่สามคือช่องทางสำหรับผู้ประกอบการรายเล็กที่ออกเอกสารไม่มากและใช้วิธีนำส่งผ่านอีเมลตามรูปแบบที่กำหนด การเลือกให้ดูจากจำนวนใบต่อเดือน ความสามารถของระบบขายที่ใช้อยู่ และว่าคู่ค้ารายใหญ่กำหนดรูปแบบไฟล์ไว้หรือไม่

ภาพลายเซ็นคือรูปภาพ ใครก็คัดลอกไปวางในเอกสารอื่นได้และไม่มีอะไรยืนยันว่าไฟล์ถูกแก้ภายหลัง ส่วนลายเซ็นดิจิทัลใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ผูกตัวตนผู้ลงนามเข้ากับเนื้อหาไฟล์ ถ้ามีการแก้แม้ตัวอักษรเดียว การตรวจสอบจะแจ้งว่าลายเซ็นใช้ไม่ได้ทันที สำหรับงานบัญชีที่ต้องใช้ยืนยันต่อหน่วยงาน ให้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลที่ออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง และเก็บใบรับรองพร้อมวันหมดอายุไว้ในทะเบียนกลาง เพราะใบรับรองที่หมดอายุจะทำให้เอกสารที่ออกหลังจากนั้นถูกโต้แย้งได้

หลักที่ใช้ได้นานคือชื่อไฟล์ต้องเรียงตามเวลาได้เองและมีเลขอ้างอิงที่ตรงกับเลขที่ในสมุดบัญชี รูปแบบที่นิยมคือปีเดือนวัน ตามด้วยประเภทเอกสาร เลขที่เอกสาร และชื่อคู่ค้าแบบย่อ ส่วนโฟลเดอร์ให้แบ่งตามรอบบัญชีเป็นชั้นแรกและประเภทเอกสารเป็นชั้นที่สอง อย่าแบ่งตามชื่อพนักงานหรือชื่อโครงการเพราะโครงสร้างจะพังเมื่อคนลาออก จุดที่ทำให้ระบบใช้งานได้จริงคือทะเบียนกลางที่โยงเลขที่เอกสารกับเลขที่ใบสำคัญและเลขที่รายการในระบบบัญชี ทำให้ตอบคำถามผู้ตรวจได้ภายในไม่กี่นาที

แนวปฏิบัติที่ใช้กันคือมีสำเนาอย่างน้อยสามชุด เก็บบนสื่อสองประเภทที่ต่างกัน และมีหนึ่งชุดอยู่นอกสถานที่ทำงาน ถ้าใช้บริการบนคลาวด์ ให้ตรวจว่าผู้ให้บริการเก็บย้อนหลังกี่รุ่นและกู้คืนเฉพาะไฟล์ได้หรือไม่ เพราะภัยที่พบบ่อยไม่ใช่ไฟล์หายทั้งระบบ แต่คือมีคนลบหรือเขียนทับไฟล์เดียวแล้วรู้ตัวช้า สิ่งที่หลายกิจการข้ามคือการทดสอบกู้คืนจริงอย่างน้อยปีละครั้งและจดเวลาที่ใช้ไว้ เพราะสำเนาที่กู้ไม่ได้มีค่าเท่ากับไม่มีสำเนา ควรระบุผู้รับผิดชอบและรอบการทดสอบไว้ในเอกสารระบบงาน

ให้แบ่งตามหน้าที่ ไม่ใช่ตามตำแหน่ง ผู้บันทึกรายการไม่ควรเป็นผู้อนุมัติการจ่าย และผู้กระทบยอดธนาคารไม่ควรมีสิทธิ์แก้ไขรายการย้อนหลัง สิทธิ์ที่อันตรายที่สุดคือสิทธิ์ลบรายการและสิทธิ์เปลี่ยนวันที่ผ่านรายการ ควรจำกัดไว้ที่คนเดียวและตั้งให้ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อถูกใช้ ในกิจการเล็กที่มีพนักงานบัญชีคนเดียว วิธีทดแทนคือให้เจ้าของเป็นผู้อนุมัติการจ่ายทุกครั้งและดูรายงานการเปลี่ยนแปลงรายการทุกเดือน ทุกครั้งที่มีคนลาออกต้องปิดสิทธิ์ในวันเดียวกับวันสุดท้ายของการทำงานเสมอ

อย่างน้อยต้องระบุได้ว่าใครทำอะไร เมื่อใด กับรายการใด และค่าเดิมคืออะไร การเก็บเพียงว่ามีการแก้ไขโดยไม่บอกค่าก่อนแก้ทำให้ตรวจสอบต่อไม่ได้ ระบบที่ดีจะไม่ยอมให้ลบรายการที่ผ่านรายการแล้ว แต่ให้บันทึกรายการกลับรายการแทน ทำให้เห็นทั้งความผิดพลาดและการแก้ไข อีกจุดที่ต้องดูคือร่องรอยต้องเก็บนานเท่ากับอายุการเก็บเอกสารตามกฎหมาย ไม่ใช่หายไปเมื่อขึ้นรอบบัญชีใหม่ ก่อนเปลี่ยนซอฟต์แวร์ควรส่งออกร่องรอยของระบบเดิมเก็บไว้ในรูปแบบที่เปิดอ่านได้โดยไม่ต้องพึ่งโปรแกรมนั้น

ใช้ได้ในฐานะหลักฐานประกอบ แต่ต้องแนบเข้ากับใบสำคัญของรายการนั้นและระบุตัวผู้อนุมัติได้ชัดเจน ปัญหาของแชตคือข้อความกระจัดกระจายและมักถูกลบตามนโยบายของแอปพลิเคชัน จึงควรบันทึกเป็นไฟล์ภาพหรือไฟล์เอกสารพร้อมวันเวลาแล้วเก็บไว้กับชุดเอกสารทันทีที่อนุมัติ ไม่ใช่ตามเก็บตอนสิ้นปี สำหรับรายการที่มีมูลค่าสูงหรือรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน ควรยกระดับเป็นใบขออนุมัติที่มีลายมือชื่อหรือลายเซ็นดิจิทัล เพราะเป็นรายการที่ผู้ตรวจสอบจะขอดูหลักฐานเข้มกว่ารายการทั่วไปเสมอ

สิ่งที่ต้องตัดสินใจก่อนคือจะยกยอดมาเฉพาะยอดคงเหลือต้นงวด หรือยกรายละเอียดรายการย้อนหลังมาด้วย ทางแรกเร็วกว่าและผิดพลาดน้อยกว่า แต่ต้องเก็บระบบเดิมไว้ให้เปิดดูได้ตลอดอายุการเก็บเอกสาร หลังย้ายต้องกระทบยอดสามชุดคือ ยอดคงเหลือทุกบัญชี รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัว และยอดสินค้าคงเหลือแยกรายการ ถ้ายอดรวมตรงแต่รายตัวไม่ตรงแปลว่ามีรายการหายหรือซ้ำ ควรเดินระบบเดิมและระบบใหม่ขนานกันอย่างน้อยหนึ่งรอบเดือนก่อนเลิกใช้ระบบเดิมจริง

ต้องอ่านเงื่อนไขว่าหลังยกเลิกยังเข้าถึงข้อมูลได้กี่วันและส่งออกได้ในรูปแบบใด ผู้ให้บริการหลายรายให้ส่งออกเป็นไฟล์ตารางที่อ่านได้ทั่วไป แต่บางรายส่งออกได้เฉพาะรูปแบบเฉพาะของตนซึ่งเปิดอ่านลำบากเมื่อเวลาผ่านไป ทางป้องกันคือส่งออกข้อมูลสำคัญเก็บไว้เองทุกสิ้นรอบบัญชี ได้แก่ งบทดลอง สมุดรายวันทั้งหมด ทะเบียนทรัพย์สิน และรายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้ พร้อมสำเนาเอกสารแนบ อย่าพึ่งพาการเข้าถึงย้อนหลังของผู้ให้บริการเพียงอย่างเดียว เพราะภาระการแสดงเอกสารต่อหน่วยงานยังเป็นของกิจการเสมอ