ทรัพย์สินถาวรและค่าเสื่อมราคา: ตั้งทะเบียน คิดค่าเสื่อม และตัดจำหน่ายให้ถูก

กฎหมายภาษีไม่ได้กำหนดจำนวนเงินขั้นต่ำไว้ตายตัว หลักที่ใช้ตัดสินคือประโยชน์ที่ได้รับกินเวลาเกินหนึ่งรอบบัญชีหรือไม่ ของที่ใช้แล้วหมดไปในปีเดียวลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ทันที ส่วนของที่ใช้งานต่อเนื่องหลายปีต้องตั้งเป็นทรัพย์สินและทยอยตัดค่าเสื่อม อย่างไรก็ตาม กิจการควรกำหนดเกณฑ์มูลค่าขั้นต่ำไว้ในนโยบายบัญชีของตนเอง เช่น ห้าพันหรือหนึ่งหมื่นบาทต่อชิ้น เพื่อไม่ให้ทะเบียนทรัพย์สินเต็มไปด้วยเก้าอี้และกาต้มน้ำ เกณฑ์นี้ต้องใช้อย่างสม่ำเสมอและอธิบายได้ว่าไม่กระทบสาระสำคัญของงบการเงิน สิ่งที่ควรระวังคือการซอยใบเสร็จให้แต่ละชิ้นต่ำกว่าเกณฑ์เพื่อลงเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อน ทั้งที่ของถูกซื้อมาเป็นชุดและใช้งานร่วมกัน เช่น ชุดคอมพิวเตอร์พร้อมจอและอุปกรณ์ต่อพ่วง กรณีแบบนี้เจ้าพนักงานจะมองรวมเป็นหน่วยเดียวและปรับปรุงย้อนหลังได้

พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยการหักค่าสึกหรอและค่าเสื่อมราคากำหนดเพดานไว้เป็นร้อยละต่อปีของมูลค่าต้นทุน โดยทั่วไปอาคารถาวรอยู่ที่ร้อยละห้า อาคารชั่วคราวร้อยละหนึ่งร้อย ต้นทุนเพื่อการได้มาซึ่งแหล่งทรัพยากรธรรมชาติร้อยละยี่สิบ สิทธิการเช่าคำนวณตามอายุสัญญา สิทธิในกรรมวิธีและลิขสิทธิ์ตามอายุที่ได้รับความคุ้มครอง และทรัพย์สินอื่นซึ่งรวมถึงเครื่องจักร ยานพาหนะ และเครื่องใช้สำนักงานอยู่ที่ร้อยละยี่สิบ ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพดานสูงสุดที่หักได้ในทางภาษี กิจการจะเลือกหักน้อยกว่าก็ได้ แต่หักเกินไม่ได้ ส่วนกิจการขนาดย่อมที่เข้าเงื่อนไขตามที่กำหนดยังมีสิทธิหักในอัตราเร่งสำหรับทรัพย์สินบางประเภท เช่น เครื่องจักรและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทางบัญชีอายุการให้ประโยชน์ต้องประมาณจากการใช้งานจริงซึ่งอาจต่างจากเพดานภาษี ผลต่างที่เกิดขึ้นจึงต้องปรับปรุงในแบบแสดงรายการภาษี ไม่ใช่แก้ตัวเลขในบัญชีให้เท่ากัน

ทะเบียนที่ใช้งานได้จริงต้องระบุรหัสทรัพย์สิน คำอธิบายที่ระบุตัวตนได้ เช่น ยี่ห้อรุ่นและหมายเลขเครื่อง วันที่ได้มา วันที่เริ่มใช้งาน ต้นทุนพร้อมรายการที่รวมเข้าไป แหล่งเงินที่ใช้ซื้อ สถานที่ตั้งและผู้รับผิดชอบ อายุการให้ประโยชน์ทางบัญชี อัตราที่ใช้ทางภาษี ค่าเสื่อมสะสมยกมา ค่าเสื่อมของงวด และมูลค่าคงเหลือ สเปรดชีตใช้ได้ในกิจการที่รายการยังไม่มาก ขอเพียงล็อกสูตร มีการสำรองไฟล์เป็นรอบ และไม่มีการแก้บรรทัดเก่าโดยไม่ทิ้งร่องรอย เมื่อจำนวนรายการเกินหลักร้อยหรือมีการโอนย้ายระหว่างสาขาบ่อย ควรย้ายไปโมดูลทรัพย์สินในโปรแกรมบัญชี สิ่งที่ทำให้ทะเบียนไร้ประโยชน์คือการมีตัวเลขครบแต่ไม่มีใครไปเดินตรวจของจริง จึงควรกำหนดให้ตรวจนับทรัพย์สินอย่างน้อยปีละครั้ง ติดป้ายรหัสที่ตัวของ และสอบทานรายการที่หาไม่พบทันทีแทนที่จะปล่อยค้างข้ามปี

เส้นแบ่งอยู่ที่ผลของงานนั้นต่อสภาพเดิมของทรัพย์สิน ถ้าเป็นการทำให้กลับมาใช้งานได้ตามสภาพที่ควรจะเป็น เช่น เปลี่ยนอะไหล่ที่สึกหรอ ทาสีใหม่ ซ่อมระบบไฟที่ชำรุด ถือเป็นค่าซ่อมแซมและลงเป็นรายจ่ายของงวดได้ทันที แต่ถ้าเป็นการทำให้ทรัพย์สินดีขึ้นกว่าเดิม ใช้ได้นานขึ้น มีกำลังผลิตสูงขึ้น หรือเปลี่ยนลักษณะการใช้งาน เช่น ต่อเติมพื้นที่ ติดตั้งระบบใหม่ที่ไม่เคยมี เปลี่ยนเครื่องยนต์ที่ทำให้ใช้งานต่อได้อีกหลายปี ถือเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการลงทุนซึ่งต้องรวมเป็นต้นทุนทรัพย์สินและหักค่าเสื่อมต่อไป กรณีที่มักถูกโต้แย้งคือการปรับปรุงพื้นที่เช่า ซึ่งโดยหลักต้องตั้งเป็นทรัพย์สินและตัดตามอายุสัญญาเช่าหรืออายุการใช้ประโยชน์แล้วแต่ระยะใดสั้นกว่า วิธีลดข้อพิพาทคือแยกใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ให้เห็นรายการซ่อมกับรายการต่อเติมคนละบรรทัด พร้อมภาพถ่ายก่อนและหลัง

หลักทางภาษีคือคำนวณตามส่วนเฉลี่ยของจำนวนวันที่ได้ทรัพย์สินนั้นมาในรอบระยะเวลาบัญชี ไม่ใช่คิดเต็มปีหรือปัดเป็นเดือนตามใจ เช่น ทรัพย์สินอัตราร้อยละยี่สิบที่เริ่มใช้เมื่อเหลือเวลาอีกเก้าสิบวันในรอบบัญชีสามร้อยหกสิบห้าวัน จะหักได้เท่ากับร้อยละยี่สิบคูณด้วยสัดส่วนเก้าสิบต่อสามร้อยหกสิบห้า จุดตั้งต้นที่ใช้นับคือวันที่ได้ทรัพย์สินมาพร้อมใช้งานตามสภาพที่ตั้งใจ ไม่ใช่วันที่จ่ายเงินหรือวันที่ทำสัญญา ทรัพย์สินที่ยังติดตั้งไม่เสร็จหรือรอทดสอบเดินเครื่องจะอยู่ในบัญชีงานระหว่างก่อสร้างและยังไม่คิดค่าเสื่อมจนกว่าจะพร้อม ในทางบัญชีนโยบายที่พบบ่อยคือคิดเป็นรายเดือนโดยเริ่มเดือนที่พร้อมใช้ ซึ่งทำให้เกิดผลต่างเล็กน้อยกับฐานภาษี จึงควรเก็บกระดาษทำการที่แสดงการปรับปรุงไว้แนบกับแบบแสดงรายการทุกปี

ตัดต้นทุนและค่าเสื่อมสะสมของทรัพย์สินนั้นออกจากบัญชีพร้อมกัน เมื่อนำเงินที่ได้รับมาเทียบกับราคาตามบัญชีที่เหลืออยู่ ส่วนต่างคือกำไรหรือขาดทุนจากการจำหน่าย ซึ่งเป็นรายได้หรือรายจ่ายทางภาษีในรอบที่จำหน่าย หากกิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การขายทรัพย์สินถือเป็นการขายสินค้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีและนำส่งภาษีขายด้วย แม้ผู้ซื้อจะเป็นกรรมการหรือพนักงานก็ตาม ราคาที่ใช้ต้องเป็นราคาตลาด การขายให้บุคคลที่เกี่ยวข้องกันในราคาต่ำผิดปกติเปิดช่องให้ประเมินเพิ่มตามราคาตลาดได้ กรณีทิ้งหรือเลิกใช้เพราะชำรุด ให้ทำรายงานการตัดจำหน่ายที่ระบุเหตุผล มีผู้อนุมัติ และหลักฐานการทำลายหรือการขายเป็นเศษซาก เพราะการหายไปจากทะเบียนโดยไม่มีเอกสารจะถูกมองว่ามีการจำหน่ายออกไปโดยไม่รายงาน สำหรับทรัพย์สินที่ได้รับสิทธิยกเว้นภาษีบางประเภท การจำหน่ายก่อนครบเงื่อนไขอาจทำให้ต้องคืนสิทธิ จึงควรตรวจเงื่อนไขก่อนตัดสินใจขาย

เช่าซื้อมีเจตนาให้กรรมสิทธิ์โอนเมื่อชำระครบ กิจการจึงบันทึกทรัพย์สินและหนี้สินตั้งแต่ต้น หักค่าเสื่อมตามอัตราของทรัพย์สินนั้น และรับรู้ดอกเบี้ยเป็นรายจ่ายตามงวดที่เกิด ส่วนเช่าดำเนินงานคือการจ่ายเพื่อใช้ประโยชน์ชั่วคราวโดยไม่มีการโอนกรรมสิทธิ์ ค่าเช่าจึงเป็นรายจ่ายของงวดตรงไปตรงมา ประเด็นที่ต้องระวังเป็นพิเศษคือรถยนต์นั่งหรือรถโดยสารที่มีที่นั่งไม่เกินสิบคน กฎหมายยอมให้คิดค่าเสื่อมจากราคาทุนเพียงส่วนที่ไม่เกินหนึ่งล้านบาทเท่านั้น ส่วนที่เกินหักไม่ได้ และถ้าเป็นการเช่ารถประเภทเดียวกัน ค่าเช่าที่หักได้ก็ถูกจำกัดเป็นรายวันตามที่กำหนด นอกจากนี้ภาษีซื้อที่เกี่ยวกับรถประเภทนี้เป็นภาษีซื้อต้องห้าม จึงต้องรวมเป็นต้นทุนแทนการขอคืน การเลือกวิธีจึงไม่ควรดูเฉพาะยอดผ่อนต่อเดือน แต่ต้องคำนวณผลกระทบทางภาษีตลอดอายุสัญญาเปรียบเทียบกัน

ทางบัญชี กิจการที่ใช้มาตรฐานการรายงานทางการเงินฉบับเต็มอาจเลือกวิธีตีราคาใหม่สำหรับที่ดินและอาคาร โดยส่วนที่เพิ่มขึ้นแสดงในองค์ประกอบอื่นของส่วนของเจ้าของ ไม่ผ่านกำไรขาดทุน และการด้อยค่าจะรับรู้เมื่อประโยชน์ที่คาดว่าจะเรียกคืนได้เหลือน้อยกว่าราคาตามบัญชีที่บันทึกไว้ ทางภาษีกลับยึดราคาทุนเดิมเป็นหลัก ส่วนเพิ่มจากการตีราคาไม่ถือเป็นรายได้และไม่ทำให้หักค่าเสื่อมได้มากขึ้น ขณะที่ผลขาดทุนจากการด้อยค่าถือเป็นประมาณการที่ต้องบวกกลับจนกว่าจะมีการจำหน่ายจริง ผลคือกิจการที่ตีราคาใหม่จะมีสองชุดตัวเลขคู่ขนาน คือฐานบัญชีกับฐานภาษี ซึ่งต้องเก็บกระดาษทำการแยกและกระทบยอดทุกปี กิจการขนาดกลางและเล็กที่ใช้มาตรฐานสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะโดยทั่วไปวัดมูลค่าด้วยราคาทุนหักค่าเสื่อมสะสม จึงเลี่ยงความซับซ้อนนี้ไปได้ และเป็นเหตุผลหนึ่งที่หลายกิจการเลือกไม่ตีราคาใหม่เว้นแต่ธนาคารร้องขอ

อย่าเพิ่งตัดออกจากทะเบียนทันที ให้ไล่หาสาเหตุตามลำดับก่อน เริ่มจากตรวจว่ามีการย้ายไปสาขาอื่นหรือให้พนักงานยืมไปใช้นอกสถานที่โดยไม่ได้บันทึก จากนั้นตรวจว่าเคยขายหรือทิ้งไปแล้วแต่ไม่ได้แจ้งฝ่ายบัญชี ซึ่งเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด ต่อมาตรวจว่ามีการลงทะเบียนซ้ำจากการบันทึกใบแจ้งหนี้สองครั้ง หากยังหาไม่พบหลังสอบทานครบ ให้เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติตัดจำหน่ายพร้อมรายงานที่ระบุสิ่งที่ตรวจสอบไปแล้ว มูลค่าคงเหลือที่จะตัด และมาตรการป้องกันในอนาคต ผลขาดทุนจากทรัพย์สินสูญหายจะถือเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ต่อเมื่อพิสูจน์ได้ว่าสูญหายจริงและไม่ได้รับชดเชย เช่น มีบันทึกแจ้งความหรือรายงานการสอบสวนภายในที่น่าเชื่อถือ กรณีที่ได้รับเงินชดเชยจากประกันภัย ต้องรับรู้เงินชดเชยเป็นรายได้และตัดมูลค่าคงเหลือเป็นรายจ่ายแยกกัน ไม่ใช่หักกลบกันแล้วแสดงยอดสุทธิ

สินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่ซื้อมาพร้อมใช้ เช่น สิทธิการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปแบบถาวร ตั้งเป็นทรัพย์สินและตัดจำหน่ายตามอายุการให้ประโยชน์ ส่วนค่าบริการรายเดือนหรือรายปีของซอฟต์แวร์บนคลาวด์ไม่ใช่การได้มาซึ่งทรัพย์สิน จึงเป็นค่าใช้จ่ายของงวดตามระยะเวลาที่ใช้บริการ สำหรับการพัฒนาระบบเอง หลักคือแยกขั้นวิจัยออกจากขั้นพัฒนา รายจ่ายในขั้นสำรวจแนวทางและประเมินความเป็นไปได้ลงเป็นค่าใช้จ่ายทันที ส่วนรายจ่ายหลังจากที่พิสูจน์ได้ว่าโครงการจะสำเร็จ มีเจตนาและทรัพยากรที่จะทำให้เสร็จ และประเมินตัวเลขได้โดยมีหลักฐานรองรับชัดเจน จึงจะรวมเป็นต้นทุนสินทรัพย์ได้ เว็บไซต์ที่ทำเพื่อการโฆษณาล้วนมักถือเป็นค่าใช้จ่าย แต่เว็บไซต์ที่รับคำสั่งซื้อและประมวลผลรายการได้เหมือนระบบงานจะเข้าข่ายสินทรัพย์มากกว่า สิ่งที่ควรทำตั้งแต่วันแรกคือให้ผู้พัฒนาแยกใบแจ้งหนี้ตามระยะของงาน เพราะการมีใบแจ้งหนี้ก้อนเดียวปลายโครงการทำให้พิสูจน์การแบ่งขั้นได้ยากเมื่อถูกตรวจ