บัญชีธุรกิจซ่อมบำรุงและอะไหล่

เพราะสองส่วนนี้มีต้นทุนคนละแบบและกำไรคนละระดับ ค่าอะไหล่ผูกกับราคาซื้อและสต๊อกที่ต้องแบกไว้ ส่วนค่าแรงผูกกับชั่วโมงช่างและกำลังการผลิตของอู่ ถ้ารวมเป็นยอดเดียวจะบริหารไม่ได้เลยว่าควรขึ้นราคาฝั่งใด นอกจากนี้การแยกยังช่วยเรื่องภาษี เพราะบางกรณีผู้ว่าจ้างที่เป็นนิติบุคคลต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเฉพาะส่วนค่าแรงหรือค่าจ้างทำของ ไม่ใช่ทั้งใบ

วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักมักใช้ได้จริงที่สุด เพราะอะไหล่ชนิดเดียวกันซื้อเข้าหลายรอบในราคาต่างกันและไม่มีทางแยกชิ้นได้ในทางปฏิบัติ ส่วนอะไหล่ที่มีหมายเลขเครื่องเฉพาะและมูลค่าสูงควรตามต้นทุนรายชิ้น สิ่งที่ต้องระวังคือความสม่ำเสมอ เพราะการสลับวิธีระหว่างงวดทำให้กำไรเปรียบเทียบไม่ได้ และต้องอธิบายเหตุผลในหมายเหตุประกอบงบการเงินหากมีการเปลี่ยนแปลง

ต้องพิจารณาทุกงวดว่ามูลค่าที่คาดว่าจะขายได้สุทธิยังสูงกว่าราคาทุนหรือไม่ อะไหล่ของรุ่นที่เลิกผลิตแล้วมักขายไม่ได้ในราคาเดิม จึงควรปรับลดมูลค่าให้สะท้อนความจริง การถือมูลค่าเดิมไว้ทำให้สินทรัพย์และกำไรสูงเกินจริง และเมื่อถึงวันตัดทิ้งจริงจะเกิดผลขาดทุนก้อนใหญ่ผิดปกติ ในทางภาษีการตัดมูลค่าต้องมีหลักฐานสนับสนุน เช่น รายงานอายุสต๊อก บันทึกการทำลาย และการแจ้งเจ้าหน้าที่ตามแนวปฏิบัติ

อะไหล่ที่เบิกใช้แล้วและค่าแรงที่เกิดขึ้นกับงานนั้นยังไม่ควรเป็นต้นทุนขายจนกว่าจะส่งมอบงาน จึงคงไว้เป็นงานระหว่างทำ วิธีที่ทำได้จริงในอู่ขนาดกลางคือใช้ใบสั่งซ่อมเป็นหน่วยรวบรวมต้นทุน โดยบันทึกอะไหล่เบิกตามใบเบิกและชั่วโมงช่างตามใบลงเวลา สิ้นเดือนสรุปเฉพาะใบสั่งซ่อมที่ยังไม่ปิด ตัวเลขนี้นอกจากทำให้งบถูกต้องยังบอกได้ว่ามีงานติดค้างเพราะรออะไหล่หรือรอลูกค้าตัดสินใจ

ถ้ามีนโยบายรับประกันชัดเจนและมีประวัติการเคลมที่ประเมินได้ ภาระนั้นเกิดขึ้นแล้วตั้งแต่วันส่งมอบงาน จึงควรตั้งประมาณการตามอัตราเคลมในอดีตเทียบกับยอดขายงานซ่อม การไม่ตั้งทำให้กำไรของเดือนที่ขายสูงเกินจริงและเดือนที่เคลมต่ำเกินจริง ทั้งนี้ประมาณการทางบัญชีมักยังถือเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้จนกว่าจะเกิดรายจ่ายจริง จึงต้องบันทึกรายการปรับปรุงไว้ในกระดาษทำการคำนวณภาษี

ออกใบแจ้งหนี้เฉพาะค่าบริการซ่อม และถ้าอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มก็ออกใบกำกับภาษีสำหรับค่าบริการนั้น ส่วนอะไหล่ของลูกค้าไม่ใช่สินค้าของกิจการ จึงไม่บันทึกเป็นสินค้าคงเหลือและไม่รวมในรายได้ แต่ควรมีใบรับของที่ระบุรายละเอียดและสภาพไว้ เพราะระหว่างที่ของอยู่ในความดูแลของอู่ยังมีความรับผิดหากเกิดความเสียหาย เอกสารรับ-คืนที่ลงนามทั้งสองฝ่ายช่วยปิดข้อพิพาทนี้ได้

ซากที่รับคืนมามีมูลค่าได้ในตัวเอง ถ้าตั้งใจนำไปขายต่อหรือส่งคืนผู้ผลิตเพื่อรับส่วนลด ควรบันทึกเป็นสินค้าคงเหลือตามมูลค่าที่ประเมินได้อย่างระมัดระวัง แล้วรับรู้รายได้เมื่อขายจริง หากขายเศษเหล็กหรือซากเป็นเงินสด รายรับนั้นเป็นรายได้ของกิจการเช่นกันและต้องผ่านระบบบัญชี ไม่ควรเก็บไว้นอกบัญชี เพราะเป็นรายการที่ตรวจสอบย้อนได้จากปริมาณอะไหล่ที่เปลี่ยนในงานซ่อม

ใช้การนับหมุนเวียนเป็นรอบแทนการปิดร้านนับทั้งหมดปีละครั้ง โดยจัดกลุ่มอะไหล่ตามมูลค่าและความถี่การเคลื่อนไหว กลุ่มมูลค่าสูงหรือหมุนเร็วนับถี่กว่ากลุ่มที่แทบไม่ขยับ วิธีนี้ทำให้พบผลต่างเร็วพอที่จะสืบหาสาเหตุได้ ต่างจากการนับปีละครั้งที่ผลต่างสะสมจนหาต้นตอไม่เจอ สิ่งที่ต้องมีคู่กันคือกติกาว่าใครมีสิทธิปรับปรุงยอดในระบบและต้องมีผู้อนุมัติทุกครั้ง

ลักษณะของรายได้ยังเป็นค่าบริการเหมือนกัน แต่มีรายละเอียดที่ต่างคือค่าเดินทางและค่าที่พักช่างที่เรียกเก็บจากลูกค้า ซึ่งโดยทั่วไปถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าบริการและรวมในฐานภาษี ไม่ใช่เงินทดรองที่แยกออกได้ เว้นแต่มีข้อตกลงและเอกสารในลักษณะตัวแทนอย่างชัดเจน อีกจุดคือใบกำกับภาษีต้องระบุที่อยู่ของผู้ซื้อให้ถูกต้องแม้ให้บริการนอกสถานที่ เพราะที่ตั้งของงานไม่เปลี่ยนข้อกำหนดเรื่องรายละเอียดในเอกสาร

สี่ตัวที่บอกได้เร็วที่สุดคือ อัตรากำไรขั้นต้นแยกฝั่งอะไหล่กับฝั่งค่าแรง ชั่วโมงช่างที่เรียกเก็บเงินได้เทียบกับชั่วโมงที่จ่ายจริง อายุเฉลี่ยของสต๊อกอะไหล่ และมูลค่างานระหว่างทำที่ค้างเกินกำหนด สองตัวแรกจับปัญหาราคาและประสิทธิภาพ สองตัวหลังจับเงินที่จมอยู่โดยไม่สร้างรายได้ เมื่อสี่ตัวนี้ออกเป็นรายงานเดียวกันทุกเดือน เจ้าของกิจการจะเห็นแนวโน้มก่อนที่ผลจะปรากฏในกำไรสิ้นปี