บัญชีและภาษีสมาคม มูลนิธิ และ NGO

ต่างจากบริษัททั่วไปที่เสียภาษีจากกำไรสุทธิ มูลนิธิและสมาคมเสียภาษีจากรายรับก่อนหักรายจ่าย โดยรายรับจากค่าธรรมเนียมสมาชิกและเงินบริจาคที่เข้าเงื่อนไขได้รับยกเว้น ส่วนรายรับจากการประกอบกิจการเชิงพาณิชย์ เช่น ค่าเช่า ค่าขายสินค้า หรือค่าจัดอบรมเชิงธุรกิจ ต้องเสียภาษีในอัตราที่กฎหมายกำหนดสำหรับมูลนิธิและสมาคม แบบที่ใช้ยื่นคือ ภ.ง.ด.55 ยื่นภายใน 150 วันหลังปิดรอบบัญชีแต่ละปี ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดคือคิดว่าขาดทุนแล้วไม่ต้องยื่น ทั้งที่ฐานภาษีคือรายรับ ไม่ใช่กำไร

ประโยชน์หลักคือผู้บริจาคนำเงินบริจาคไปหักลดหย่อนหรือเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ซึ่งทำให้ระดมทุนง่ายขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ และตัวองค์กรเองได้รับยกเว้นภาษีเงินได้สำหรับรายรับที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์การกุศลตามเงื่อนไข การขอต้องยื่นต่อกระทรวงการคลังโดยแสดงว่าดำเนินงานมาแล้วต่อเนื่องไม่น้อยกว่าระยะเวลาที่กำหนด มีการใช้จ่ายเพื่อการกุศลในสัดส่วนที่สูงพอเมื่อเทียบกับรายรับ มีงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับรองย้อนหลัง และไม่มีการแบ่งผลประโยชน์ให้กรรมการ กระบวนการพิจารณาใช้เวลานานหลายเดือน จึงควรเตรียมงบและหลักฐานกิจกรรมให้เรียบร้อยก่อนยื่น

ต้องระบุชื่อองค์กรและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่ประกาศการเป็นองค์การสาธารณกุศลถ้ามี วันที่รับบริจาค ชื่อและเลขประจำตัวของผู้บริจาค จำนวนเงินเป็นตัวเลขและตัวอักษร วัตถุประสงค์ที่รับบริจาค และลายมือชื่อผู้มีอำนาจ กรณีบริจาคเป็นสิ่งของต้องระบุรายการและมูลค่าที่ตกลงกัน ปัจจุบันการบริจาคผ่านระบบบริจาคอิเล็กทรอนิกส์ทำให้ผู้บริจาคไม่ต้องเก็บใบเสร็จเพราะข้อมูลส่งถึงกรมสรรพากรโดยตรง องค์กรที่รับบริจาคจากประชาชนทั่วไปจึงควรขึ้นระบบนี้ เพราะช่วยลดข้อโต้แย้งเรื่องหลักฐานและเพิ่มความน่าเชื่อถืออย่างชัดเจน

ต้องหัก เพราะหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายผูกกับการเป็นผู้จ่ายเงินได้ ไม่ได้ผูกกับการมีกำไร เมื่อจ่ายค่าจ้างทำของ ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าโฆษณา หรือเงินเดือนเจ้าหน้าที่ ต้องหักตามอัตราของเงินได้ประเภทนั้นและนำส่งภายในวันที่เจ็ดของเดือนถัดไป พร้อมออกหนังสือรับรองการหักให้ผู้รับ องค์กรขนาดเล็กที่ใช้อาสาสมัครทำบัญชีมักพลาดข้อนี้มากที่สุด และค่าปรับกับเงินเพิ่มที่ตามมามักสูงกว่าค่าจ้างสำนักงานบัญชีทั้งปี

ต้องแยกเป็นกองทุนที่มีข้อจำกัด โดยเปิดบัญชีย่อยในสมุดบัญชีและติดตามยอดคงเหลือของแต่ละวัตถุประสงค์แยกจากกองทุนทั่วไป การนำเงินที่ระบุวัตถุประสงค์ไปใช้ผิดประเภทเป็นความเสี่ยงทางกฎหมายโดยตรงต่อกรรมการ ไม่ใช่แค่ข้อบกพร่องทางบัญชี ในงบการเงินควรเปิดเผยยอดยกมา รับเพิ่ม ใช้ไป และคงเหลือของแต่ละกองทุน หากโครงการจบแล้วยังเหลือเงิน ควรมีมติคณะกรรมการและแจ้งผู้บริจาคก่อนโอนไปใช้วัตถุประสงค์อื่น การทำเช่นนี้อย่างเป็นระบบยังช่วยตอนขอทุนรอบถัดไปเพราะผู้ให้ทุนตรวจข้อนี้เสมอ

ทำได้ถ้าอยู่ในกรอบวัตถุประสงค์ที่จดทะเบียนไว้และนำรายได้ไปใช้เพื่อการกุศล แต่รายรับส่วนนี้ถือเป็นการประกอบกิจการ จึงต้องเสียภาษีตามฐานรายรับและอาจเข้าเกณฑ์ต้องเข้าระบบภาษีมูลค่าเพิ่มหากรายรับเชิงพาณิชย์ต่อปีสูงกว่าเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด สิ่งที่ต้องทำคือแยกบัญชีกิจกรรมเชิงพาณิชย์ออกจากงานการกุศลอย่างชัดเจน ทั้งรายได้ ต้นทุน และค่าใช้จ่ายที่ปันส่วน เพราะถ้าปนกันจะพิสูจน์ยากว่ารายรับใดได้รับยกเว้น และเสี่ยงกระทบสถานะองค์การสาธารณกุศลที่ได้มาอย่างยากลำบาก

ต้องมี งบการเงินของมูลนิธิและสมาคมต้องผ่านการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต แล้วนำเสนอที่ประชุมใหญ่เพื่ออนุมัติ จากนั้นยื่นต่อนายทะเบียนตามกำหนดและแนบไปกับ ภ.ง.ด.55 เอกสารที่ผู้สอบบัญชีขอเสมอคือ ทะเบียนคุมเงินบริจาคพร้อมสำเนาใบเสร็จ สเตทเมนต์ธนาคารทุกบัญชีตลอดปี รายงานการประชุมคณะกรรมการและที่ประชุมใหญ่ ทะเบียนทรัพย์สิน และหลักฐานการใช้จ่ายโครงการ องค์กรที่เก็บเอกสารเป็นระบบตลอดปีจะปิดงบเสร็จภายในหนึ่งถึงสองเดือน ส่วนองค์กรที่รวบรวมทีเดียวตอนสิ้นปีมักใช้เวลาเกินสี่เดือนและเสี่ยงยื่นล่าช้า

มีได้ในหลายกรณี กรรมการมีหน้าที่ดูแลให้องค์กรจัดทำบัญชี ยื่นแบบ และรายงานต่อนายทะเบียนอย่างถูกต้อง ถ้าละเลยจนเกิดค่าปรับหรือมีการนำเงินไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ กรรมการที่รู้เห็นหรือประมาทเลินเล่ออาจต้องรับผิด สิ่งที่ป้องกันได้จริงคือมีมติที่ประชุมรองรับรายการที่มีนัยสำคัญทุกครั้ง แยกอำนาจอนุมัติออกจากผู้จ่ายเงิน กำหนดวงเงินที่ต้องมีสองลายมือชื่อ และให้คณะกรรมการได้รับรายงานการเงินอย่างน้อยไตรมาสละครั้ง เอกสารชุดนี้คือสิ่งที่ใช้แสดงว่าได้ใช้ความระมัดระวังตามสมควรแล้ว

ประการแรกคือเงื่อนไขการรายงานของผู้ให้ทุนมักละเอียดกว่ากฎหมายไทย เช่น ต้องแยกค่าใช้จ่ายตามหมวดงบประมาณที่อนุมัติและห้ามโยกข้ามหมวดเกินสัดส่วนที่กำหนด ประการที่สองคือเงินโอนเข้าจากต่างประเทศต้องแจ้งวัตถุประสงค์กับธนาคารให้ตรงกับความจริง ประการที่สามคือถ้าทุนมีลักษณะเป็นค่าตอบแทนสำหรับงานที่ส่งมอบ ไม่ใช่เงินให้เปล่า จะกลายเป็นรายรับจากการให้บริการซึ่งมีผลทางภาษีต่างออกไป ควรอ่านสัญญาทุนก่อนรับเงินเสมอ เพราะการจัดประเภทผิดตั้งแต่ต้นแก้ยากกว่าการวางระบบให้ถูกตั้งแต่วันแรกมาก

เราดูแลตั้งแต่วางผังบัญชีที่แยกกองทุนตามวัตถุประสงค์ ทำระบบทะเบียนคุมเงินบริจาคที่เชื่อมกับใบเสร็จ จัดทำบัญชีและยื่นแบบหักภาษี ณ ที่จ่ายรายเดือน ปิดงบประจำปีและประสานผู้สอบบัญชี ยื่น ภ.ง.ด.55 และงบต่อนายทะเบียนให้ครบกำหนด รวมถึงเตรียมเอกสารสำหรับยื่นขอเป็นองค์การสาธารณกุศลเมื่อองค์กรมีคุณสมบัติครบ นอกจากงานเดินเอกสาร เรายังนั่งเป็นที่ปรึกษาให้คณะกรรมการเรื่องการวางอำนาจอนุมัติและการรายงานต่อผู้บริจาค เพราะประสบการณ์กว่าสิบห้าปีบอกเราว่าปัญหาส่วนใหญ่ขององค์กรไม่แสวงหากำไรเกิดจากการควบคุมภายในที่หลวม ไม่ใช่จากการลงบัญชีผิด