แปลเอกสารและรับรองคำแปล

คำแปลธรรมดาคือเนื้อหาที่ถอดความมาเท่านั้น ส่วนคำแปลรับรองจะมีหน้าคำรับรองความถูกต้อง (Certificate of Accuracy) แนบท้าย ระบุชื่อผู้แปล คุณสมบัติ คู่ภาษา วันที่ และลายมือชื่อ พร้อมตราของศูนย์แปล หน่วยงานราชการและสถานทูตส่วนใหญ่ปฏิเสธคำแปลที่ไม่มีหน้ารับรองนี้ เพราะไม่มีผู้รับผิดชอบต่อความถูกต้องของข้อความ

ในทางปฏิบัติมีสามกลุ่ม คือ ศูนย์แปลที่จดทะเบียนนิติบุคคลและลงนามในนามบริษัท นักแปลที่ขึ้นทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรมสำหรับงานคดี และทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารซึ่งรับรองลายมือชื่อของผู้แปล กลุ่มที่ต้องใช้ขึ้นอยู่กับหน่วยงานผู้รับ ไม่ใช่ขึ้นอยู่กับชนิดเอกสาร

ไม่ได้ในความหมายที่คนส่วนใหญ่เข้าใจ ทนายผู้ทำคำรับรองรับรองได้เพียงว่าผู้แปลลงลายมือชื่อต่อหน้าจริง ไม่ได้รับรองว่าเนื้อหาแปลถูกต้อง ความถูกต้องของถ้อยคำเป็นความรับผิดของผู้แปลตามหน้ารับรองของตนเอง การเข้าใจสองชั้นนี้สลับกันเป็นสาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุดชั้นหนึ่ง

ไม่เหมือนกัน คุณสมบัติผู้แปลในหลายระบบรับรองเป็นรายทิศทาง ผู้ที่ได้รับรองทิศทางเดียวจะไม่มีอำนาจรับรองทิศทางกลับ นอกจากนี้คลังศัพท์ทางการก็ต่างกัน เช่น ชื่อหน่วยงานไทยต้องใช้ชื่ออังกฤษทางการที่ปลายทางคุ้นเคย ไม่ใช่การถอดเสียง

ยึดหนังสือเดินทางเป็นหลักเสมอ แม้การถอดเสียงตามหลักราชบัณฑิตยสภาจะให้ผลต่างออกไป เพราะเจ้าหน้าที่ปลายทางจะเทียบชื่อกับพาสปอร์ตในระบบก่อน หากเคยเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุล ให้แนบใบเปลี่ยนชื่อฉบับแปลไปด้วยเพื่ออธิบายความต่างของเอกสารเก่า

ต้องแปลทั้งหมด รวมถึงตราครุฑ ตราประทับหมึกจาง ข้อความเขียนด้วยมือ และหมายเหตุด้านหลัง โดยระบุในวงเล็บเหลี่ยมว่าเป็น [ตราประทับ] หรือ [ลายมือชื่อ อ่านไม่ออก] การละเว้นส่วนเหล่านี้ทำให้คำแปลไม่ครบถ้วนและถูกปฏิเสธได้ทั้งฉบับ

เอกสารทะเบียนราษฎรที่มีรูปแบบมาตรฐาน เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส คิดเป็นรายฉบับ เพราะโครงสร้างซ้ำและตรวจทานได้เร็ว ส่วนสัญญา งบการเงิน คำพิพากษา และรายงานทางเทคนิค คิดตามจำนวนคำต้นฉบับ งานยาวเกินสองพันคำมักได้ส่วนลดตามปริมาณ

เอกสารสั้นหนึ่งถึงสามฉบับปกติสองถึงสามวันทำการ งานเร่งภายในยี่สิบสี่ชั่วโมงทำได้กับเอกสารรูปแบบมาตรฐาน แต่หากต้องต่อด้วยขั้นรับรองของหน่วยงานราชการ เวลารวมจะขึ้นกับคิวของหน่วยงานนั้น ซึ่งเราไม่สามารถเร่งได้และไม่รับรองว่าจะเร็วกว่ากำหนดของหน่วยงาน

ไม่ทุกที่ พอร์ทัลออนไลน์ของหน่วยงานหลายแห่งรับไฟล์ที่ตรวจสอบลายมือชื่อดิจิทัลได้ แต่เคาน์เตอร์ราชการหลายแห่งยังขอฉบับกระดาษที่มีตราหมึก ควรถามหน่วยงานผู้รับก่อนสั่งงาน และอย่าพิมพ์ไฟล์ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลออกมาแล้วสแกนซ้ำ เพราะการตรวจสอบลายมือชื่อจะเสียไป

ขั้นตอนแปลใช้สำเนาสีความละเอียดสูงได้ ขอให้เห็นตราประทับและเลขที่เอกสารชัดเจน แต่ขั้นรับรองของบางหน่วยงานต้องแสดงฉบับคัดรับรองตัวจริง จึงควรบอกปลายทางตั้งแต่ตอนขอใบเสนอราคา เพื่อวางลำดับให้ถูกและไม่ต้องคัดเอกสารใหม่รอบสอง

หน่วยงานปลายทางหลายแห่งกำหนดอายุเอกสารสถานะบุคคลไว้ประมาณสามถึงหกเดือนนับจากวันคัดรับรอง ไม่ใช่นับจากวันที่เหตุการณ์เกิด ดังนั้นทะเบียนสมรสปีเก่าใช้ได้ ถ้าคัดสำเนารับรองใหม่ ควรวางแผนคัดเอกสารให้ใกล้วันยื่นเพื่อไม่ให้หมดอายุระหว่างรอคิว

ควรจัดให้เทียบเคียงได้ ตำแหน่งหัวเรื่อง ตาราง เลขที่เอกสาร และตราประทับต้องอยู่ในลำดับเดียวกับต้นฉบับ เพื่อให้เจ้าหน้าที่วางเอกสารคู่กันแล้วตรวจได้ทันที คำแปลที่เรียงเนื้อหาใหม่เป็นความเรียงทำให้ตรวจยากและเพิ่มโอกาสถูกซักถามเพิ่ม

ต้องใช้คลังศัพท์เฉพาะสาขาและคงหน่วยวัดตามต้นฉบับ ใบรับรองแพทย์ต้องมีเลขใบประกอบวิชาชีพของแพทย์ปรากฏในคำแปล ส่วนเอกสารวิศวกรรมและสิทธิบัตรต้องคงเลขข้ออ้างอิงและสูตรไว้ตรงตำแหน่ง เราจัดทำ glossary ให้ลูกค้าตรวจก่อนเริ่มงานยาวเพื่อล็อกคำศัพท์ให้ตรงกันทั้งชุด

ส่งภาพหน้าที่เจ้าหน้าที่ทำเครื่องหมายหรือข้อความปฏิเสธมาให้เราทันที เราจะระบุว่าเป็นปัญหาชั้นแปล ชั้นรับรอง หรือชั้นเอกสารต้นทาง หากเกิดจากความผิดพลาดของผู้แปล เราแก้ไขและออกฉบับใหม่โดยไม่คิดค่าบริการ แต่หากเกิดจากข้อกำหนดของหน่วยงานที่เปลี่ยน จะแจ้งค่าใช้จ่ายส่วนเพิ่มให้ทราบก่อนดำเนินการ