e-Tax Invoice และระบบภาษีดิจิทัล

ต่างกันที่การรับรองตัวตนผู้ออก ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องลงลายมือชื่อดิจิทัลด้วยใบรับรองที่เชื่อถือได้และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามรูปแบบที่กำหนด ส่วน PDF ที่แนบอีเมลเฉย ๆ เป็นเพียงสำเนาเอกสารกระดาษ ไม่ได้สถานะทางกฎหมายเดียวกัน

ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าระบบได้โดยสมัครใจ และแรงกดดันที่แท้จริงมักมาจากลูกค้าองค์กรที่กำหนดในเงื่อนไขจัดซื้อว่าต้องรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ถ้าลูกค้าหลักของคุณเป็นบริษัทใหญ่หรือหน่วยงานรัฐ ควรถือว่าเป็นข้อบังคับทางธุรกิจแล้ว แม้กฎหมายยังเปิดทางเลือก

ช่องทางอีเมลออกแบบไว้ให้กิจการเล็กที่ออกเอกสารไม่มากและยอมรับข้อจำกัดเรื่องรูปแบบได้ ส่วนระบบเต็มรูปแบบเหมาะเมื่อออกเอกสารจำนวนมาก ต้องเชื่อมกับระบบขายหรือ ERP และต้องการเก็บข้อมูลเป็นชุดที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ ตัดสินจากจำนวนใบต่อเดือนเป็นตัวตั้งได้เลย

ต้องต่ออายุตามรอบของผู้ให้บริการออกใบรับรอง ถ้าปล่อยหมดอายุ เอกสารที่ออกหลังจากนั้นจะลงลายมือชื่อไม่ผ่านและถูกปฏิเสธเมื่อนำส่ง ผลกระทบตกที่ลูกค้าที่ใช้ภาษีซื้อไม่ได้ ควรตั้งเตือนล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งเดือนและทดสอบออกเอกสารจริงหลังต่ออายุ

ต้องเก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายบัญชีและภาษีกำหนดเช่นเดียวกับเอกสารกระดาษ เก็บบนคลาวด์ได้ถ้ายังเรียกดูได้ครบถ้วน อ่านออกได้ และพิสูจน์ได้ว่าไม่ถูกแก้ไข สิ่งที่ผู้ตรวจสอบขอบ่อยคือไฟล์ต้นฉบับที่ยังมีลายมือชื่อดิจิทัลติดอยู่ ไม่ใช่ภาพพิมพ์ออกมาใหม่

ไม่แก้ในไฟล์เดิม ต้องออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หรือยกเลิกแล้วออกใบใหม่โดยอ้างอิงเลขที่เดิม พร้อมนำส่งข้อมูลชุดแก้ไข การแก้ไขในไฟล์ต้นฉบับทำให้ลายมือชื่อดิจิทัลใช้ไม่ได้และเท่ากับไม่มีเอกสารรองรับ

ธนาคารหักและนำส่งภาษีให้พร้อมกับการจ่ายเงิน คุณจึงไม่ต้องออกหนังสือรับรองการหักเป็นใบ ไม่ต้องยื่นแบบรายเดือนสำหรับรายการที่ผ่านระบบ และคู่ค้าตรวจยอดของตนเองในระบบได้ อัตราหักบางประเภทยังได้รับการลดตามมาตรการที่ประกาศเป็นช่วง จึงคุ้มเมื่อจ่ายผู้รับจำนวนมาก

แยกสองกรณี ถ้าผู้ให้บริการต่างประเทศจดทะเบียน VAT ในไทยแล้วเขาจะเก็บ VAT ในใบแจ้งหนี้เอง แต่ถ้าไม่ได้จด ผู้จ่ายในไทยที่เป็นผู้ประกอบการมีหน้าที่นำส่ง VAT แทน หลายกิจการพลาดจุดนี้เพราะจ่ายค่าโฆษณาและซอฟต์แวร์ด้วยบัตรเครดิตแล้วไม่ผ่านระบบบัญชีเจ้าหนี้

เทียบข้อมูลที่คุณนำส่งกับที่คู่ค้านำส่ง และเทียบยอดในแบบแสดงรายการกับกระแสเงินในบัญชีธนาคาร ความไม่ตรงที่พบมากคือเลขที่เอกสารขาดช่วง วันที่ในไฟล์ต่างจากวันที่นำส่ง และยอดในระบบขายไม่เท่ากับที่ยื่น การกระทบยอดทุกเดือนแก้ปัญหานี้ได้เกือบหมด

ผู้ซื้อทั่วไปที่ไม่ได้จด VAT ไม่ได้ต้องการใบกำกับภาษีเพื่อเครดิตภาษีซื้อ แต่การออกใบรับอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ยอดขายเข้าระบบอัตโนมัติและลดข้อโต้แย้งตอนตรวจสอบ ธุรกิจที่ขายผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ควรทำ เพราะข้อมูลรายรับถูกส่งถึงสรรพากรจากฝั่งแพลตฟอร์มอยู่แล้ว

ต้นทุนหลักคือใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์รายปีและค่าระบบหรือค่าบริการผู้ให้บริการนำส่ง ซึ่งสำหรับกิจการเล็กมักอยู่ในระดับที่ชดเชยได้ด้วยเวลาที่ประหยัดจากการเลิกพิมพ์ ส่ง และเก็บเอกสาร จุดคุ้มจริงอยู่ที่จำนวนใบต่อเดือนและการที่ลูกค้าองค์กรยอมจ่ายเร็วขึ้นเมื่อเอกสารเข้าระบบตรง

เริ่มจากขอใบรับรอง แล้วทำเอกสารทดสอบในระบบทดสอบก่อนเสมอ ตามด้วยการวิ่งขนานหนึ่งรอบบัญชี คือออกเอกสารทั้งสองแบบให้ลูกค้ากลุ่มเล็กก่อน แล้วค่อยตัดกระดาษเมื่อกระทบยอดตรงสองเดือนติด วิธีนี้ทำให้ไม่มีเดือนไหนที่ออกบิลไม่ได้เลย

ลงทะเบียนบัญชีผู้ใช้ที่เว็บกรมสรรพากร ผูกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและเลือกประเภทแบบ จากนั้นกรอกข้อมูลหรืออัปโหลดไฟล์ตามรูปแบบที่ระบบกำหนด ชำระเงินผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ และเก็บใบเสร็จรับเอกสาร หากต้องการแก้ไขให้ยื่นแบบเพิ่มเติมภายในกำหนดเวลา