ตรวจสอบบัญชีและการควบคุมภายใน

คนทำบัญชีเป็นผู้จัดทำ คือบันทึกรายการ ปิดงวด และผลิตงบการเงินออกมา ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเป็นผู้แสดงความเห็นอย่างอิสระว่างบชุดนั้นถูกต้องตามควรหรือไม่ กฎหมายกำหนดว่าสองบทบาทนี้เป็นคนเดียวกันไม่ได้ เพราะจะไม่มีความเป็นอิสระ ผู้สอบจะสุ่มทดสอบเอกสาร ยืนยันยอดกับธนาคารและคู่ค้า แล้วลงลายมือชื่อรับรองเพื่อยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

นิติบุคคลที่จดทะเบียนในไทยแทบทุกรูปแบบต้องมีผู้สอบบัญชีเซ็นงบ แม้เป็นบริษัทที่ยังไม่มีรายได้เลยก็ตาม ข้อยกเว้นสำคัญคือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนขนาดเล็กที่ทุนไม่เกินห้าล้านบาท สินทรัพย์รวมและรายได้รวมไม่เกินสามสิบล้านบาท ซึ่งใช้ผู้สอบบัญชีภาษีอากรแทนได้ ส่วนบุคคลธรรมดาและคณะบุคคลไม่อยู่ในข่ายนี้

ราคาไม่ได้ผูกกับยอดขายอย่างเดียว ตัวขับหลักคือจำนวนใบสำคัญต่อเดือน จำนวนบัญชีธนาคาร การมีสต๊อกหรือไม่ จำนวนสาขา รายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน และความสมบูรณ์ของเอกสารที่ส่งให้ ถ้ากระดาษทำการครบและกระทบยอดมาเรียบร้อย ชั่วโมงตรวจจะลดลงอย่างเห็นได้ชัด งานที่ต้องรื้อบัญชีก่อนตรวจคือส่วนที่ทำให้ใบเสนอราคาสูงขึ้น

ขั้นแรกขอหนังสือระบุประเด็นที่ค้างเป็นข้อ ๆ เพราะส่วนใหญ่เป็นเรื่องหลักฐานไม่พอ ไม่ใช่ความขัดแย้งเรื่องตัวเลข เช่น ยืนยันยอดลูกหนี้ไม่กลับ ไม่มีการตรวจนับสต๊อก หรือเงินกู้กรรมการไม่มีสัญญา เมื่อเติมหลักฐานได้ ผู้สอบมักออกรายงานได้ตามปกติ ถ้าเป็นความเห็นต่างเรื่องนโยบายบัญชีจริง ๆ จึงค่อยพิจารณาเปลี่ยนผู้สอบตามขั้นตอน

ทำได้ เพราะผู้สอบบัญชีได้รับแต่งตั้งจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นเป็นรายรอบบัญชี การเปลี่ยนจึงต้องมีมติที่ประชุมรองรับและระบุค่าตอบแทนใหม่ ผู้สอบรายใหม่จะติดต่อรายเดิมเพื่อสอบถามเหตุผลตามจรรยาบรรณ สิ่งที่ต้องเตรียมคือกระดาษทำการปีก่อน ยอดยกมาที่ตรวจแล้ว และหนังสือยินยอมให้เข้าถึงข้อมูล มิฉะนั้นรายใหม่ต้องตรวจยอดต้นงวดเพิ่ม

แปลว่างบโดยรวมใช้ได้ แต่มีเรื่องเฉพาะจุดที่ผู้สอบไม่สบายใจ เช่น ตรวจนับสต๊อกต้นงวดไม่ทัน หรือหลักฐานลูกหนี้รายใหญ่ไม่พอ วรรคเงื่อนไขจะเขียนเจาะจงเฉพาะรายการนั้น ผลกระทบจริงมักเกิดตอนขอสินเชื่อหรือเข้าประมูล เพราะผู้อ่านงบจะถามถึงประเด็นที่ระบุไว้ทันที และควรแก้ให้จบภายในรอบถัดไป

ธุรกิจขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องตั้งแผนกเต็มรูปแบบ แต่ควรมีรอบตรวจสอบอิสระอย่างน้อยปีละสองครั้งในจุดที่เงินและของเคลื่อนไหว ได้แก่ เงินสดย่อย การรับชำระหน้าร้าน การอนุมัติจ่าย และสต๊อก รูปแบบที่คุ้มค่าที่สุดคือจ้างภายนอกมาสุ่มตรวจตามโปรแกรมที่ตกลงไว้ แล้วส่งรายงานตรงถึงกรรมการโดยไม่ผ่านฝ่ายบัญชี

สัญญาณที่พบบ่อยคือผู้ทำบัญชีไม่ยอมให้ใครแตะงานและไม่เคยลาพักยาว ยอดกระทบธนาคารมีรายการค้างนานผิดปกติ เจ้าหนี้รายเดิมมีเลขบัญชีรับเงินเปลี่ยน และใบลดหนี้ออกถี่ผิดปกติ วิธีตรวจที่ได้ผลเร็วคือดึงสเตตเมนต์ตรงจากธนาคารเอง ไม่รับไฟล์จากผู้ทำบัญชี แล้วเทียบผู้รับเงินจริงกับทะเบียนคู่ค้าทีละราย

หลักการเดียวที่ใช้ได้จริงคือแยกคนสามหน้าที่ออกจากกัน ได้แก่ คนอนุมัติ คนจ่ายเงิน และคนบันทึกบัญชี ตามด้วยการตั้งวงเงินอนุมัติสองลายมือชื่อ ล็อกการเพิ่มคู่ค้าใหม่ให้ผ่านผู้บริหาร บังคับให้พนักงานที่ถือเงินลาพักติดต่อกันอย่างน้อยห้าวันทำการต่อปี และให้กรรมการเปิดดูรายการเดินบัญชีผ่านแอปธนาคารด้วยตนเองทุกสัปดาห์

งานวางระบบคิดเป็นโครงการ ไม่ใช่ค่าบริการรายเดือน ขอบเขตทั่วไปเริ่มจากสัมภาษณ์ผู้เกี่ยวข้อง เขียนผังกระบวนการรับเงินจ่ายเงินและสต๊อก ระบุจุดเสี่ยง ออกแบบแบบฟอร์มและตารางอำนาจอนุมัติ แล้วทดลองใช้หนึ่งรอบเดือนพร้อมอบรมทีม ราคาขึ้นกับจำนวนกระบวนการและสาขา เราจะเสนอเป็นช่วงราคาชัดเจนหลังคุยขอบเขตหนึ่งครั้ง

ถ้าสินค้าคงเหลือเป็นยอดที่มีสาระสำคัญต่องบ ผู้สอบต้องเข้าสังเกตการณ์การนับ ณ วันสิ้นงวดหรือใกล้เคียง แล้วสุ่มนับซ้ำเอง กิจการต้องแจ้งวันนับล่วงหน้า จัดของให้เป็นระเบียบ หยุดเคลื่อนย้ายระหว่างนับ และใช้ใบนับที่มีเลขลำดับ หากไม่ได้เข้าสังเกตการณ์และหาหลักฐานทดแทนไม่ได้ จะกลายเป็นเหตุให้รายงานถูกระบุเงื่อนไข

เริ่มจากหาว่าหายตอนไหน ด้วยการนับหมุนเวียนรายสัปดาห์เฉพาะสินค้ากลุ่มมูลค่าสูงแทนการรอนับปีละครั้ง จากนั้นบังคับให้ทุกการเบิกออกมีใบเบิกที่อ้างงานหรือคำสั่งขาย ปิดทางจ่ายของโดยไม่มีเอกสาร แยกคนรับของกับคนบันทึกออกจากกัน และตั้งเกณฑ์ผลต่างที่ยอมรับได้ ถ้าเกินต้องมีบันทึกอธิบายก่อนปรับปรุงบัญชี

เป็นงานที่ผู้สอบทำเฉพาะขั้นตอนที่ตกลงกันไว้เป็นข้อ ๆ แล้วรายงานผลตามข้อเท็จจริงที่พบ โดยไม่แสดงความเห็นภาพรวมต่องบการเงิน เหมาะกับกรณีที่ต้องการคำตอบเฉพาะจุดอย่างรวดเร็ว เช่น ตรวจยอดเงินสดคงเหลือก่อนรับโอนกิจการ ยืนยันยอดค้างชำระกับคู่ค้ารายเดียว หรือทดสอบว่าค่าใช้จ่ายโครงการหนึ่งเบิกตรงตามสัญญาผู้ให้ทุน

สหกรณ์ไม่ได้อยู่ในระบบเดียวกับบริษัทจำกัด แต่อยู่ภายใต้กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ ซึ่งเป็นผู้แต่งตั้งหรือรับรองผู้สอบบัญชีที่มีสิทธิตรวจสหกรณ์นั้น รูปแบบรายงาน ระเบียบการจัดทำบัญชี และกำหนดส่งจึงต่างจากงบที่ยื่นกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ผู้ที่ดูแลควรตรวจสอบรายชื่อผู้สอบที่ได้รับอนุญาตก่อนทำสัญญาจ้างทุกครั้ง

ผู้สอบบัญชีภาษีอากรขึ้นทะเบียนกับกรมสรรพากรและมีสิทธิรับรองงบของห้างหุ้นส่วนขนาดเล็กที่เข้าเกณฑ์ยกเว้นเท่านั้น ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตขึ้นทะเบียนกับสภาวิชาชีพบัญชีและตรวจได้ทุกนิติบุคคล รวมถึงบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชน หากกิจการเติบโตจนเกินเกณฑ์ต้องเปลี่ยนไปใช้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตทันทีในรอบถัดไป

นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรไม่ได้จดทะเบียนเป็นบริษัท จึงไม่ยื่นงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แต่ข้อบังคับและมติที่ประชุมใหญ่กำหนดให้จัดทำงบเสนอสมาชิกทุกปี โดยผู้จัดการนิติบุคคลเป็นผู้ลงนามและคณะกรรมการรับรอง หลายแห่งกำหนดเพิ่มให้มีผู้ตรวจสอบอิสระสอบทานก่อนเสนอที่ประชุม เพื่อให้สมาชิกมั่นใจเรื่องเงินกองกลางและค่าส่วนกลางค้างชำระ

มักเกิดจากเหตุเฉพาะที่ผู้ถือหุ้นหรือกรรมการต้องการคำตอบนอกรอบปกติ เช่น สงสัยการทุจริต มีข้อพิพาทระหว่างหุ้นส่วน เตรียมฟ้องคดีที่ต้องใช้ตัวเลขเป็นหลักฐาน หรือผู้ร่วมทุนรายใหม่ขอความมั่นใจก่อนใส่เงิน ขอบเขตจะเขียนแคบและเจาะจงกว่างานประจำปี พร้อมกำหนดว่ารายงานจะส่งถึงใครและใช้ในบริบทใดได้บ้าง

ธนาคารอ่านสามจุดก่อนเสมอ คือรายได้ที่กระทบยอดกับเงินเข้าบัญชีได้จริง ลูกหนี้ที่มีอายุหนี้ชัดเจนไม่ใช่ยอดค้างข้ามปี และเงินกู้ยืมกรรมการที่ต้องอธิบายที่มา หากจะยื่นกู้ในปีถัดไป ควรเก็บหลักฐานการรับชำระให้ครบตั้งแต่ต้นปี ปรับให้ยอดในแบบภาษีมูลค่าเพิ่มสอดคล้องกับรายได้ในงบ และเคลียร์รายการค้างกับผู้ถือหุ้นให้เรียบร้อยก่อนปิดงวด

รับทำครับ และมักคุ้มกว่าปล่อยให้ความรู้อยู่กับพนักงานคนเดียว เนื้อหาที่ใช้ได้จริงจะเขียนเป็นขั้นตอนต่อกิจกรรม เช่น ตั้งเจ้าหนี้ใหม่ ปิดยอดขายรายวัน ตรวจรับสินค้า และปิดบัญชีสิ้นเดือน พร้อมระบุผู้รับผิดชอบ แบบฟอร์มที่ใช้ และเวลาที่ต้องเสร็จ เราจะส่งมอบเป็นไฟล์แก้ไขได้ พร้อมอบรมทีมหนึ่งรอบและทบทวนซ้ำหลังใช้จริงหนึ่งเดือน

บันทึกเงินที่ออกไปเป็นลูกหนี้อื่นหรือรายการรอพิสูจน์ทราบก่อน อย่าเพิ่งตัดเป็นค่าใช้จ่ายทันที เพราะยังมีโอกาสได้คืนจากธนาคารหรือกระบวนการอายัด สิ่งที่ต้องเก็บคือใบแจ้งความ หนังสือโต้ตอบกับธนาคาร และหลักฐานการอายัด เมื่อชัดเจนว่าเรียกคืนไม่ได้จึงตัดเป็นผลเสียหาย และต้องเตรียมชี้แจงว่าเป็นความเสียหายจริงในทางธุรกิจไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัว