Apostille ตามอนุสัญญาเฮก 1961

แทนได้เฉพาะขั้นการรับรองของสถานทูตประเทศปลายทาง ไม่ได้แทนขั้นแปล ไม่ได้แทนการรับรองคำแปล และไม่ได้แทนการรับรองลายมือชื่อของทนาย หลายคนเข้าใจว่ามี Apostille แล้วไม่ต้องทำอะไรอีก ซึ่งเป็นความเข้าใจที่ทำให้เสียเวลาเดินเรื่องซ้ำ

ไม่ รับรองเพียงว่าลายมือชื่อ ตำแหน่ง และตราประทับของผู้ลงนามในเอกสารเป็นของจริง เนื้อหาสาระยังเป็นความรับผิดของหน่วยงานผู้ออกเอกสารและของผู้แปลในส่วนคำแปล

ตรวจรายชื่อภาคีจากเว็บไซต์ของ HCCH ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลกลางของอนุสัญญา และตรวจกับหน่วยงานผู้รับปลายทางอีกชั้น เพราะบางหน่วยงานในประเทศภาคียังขอสายรับรองแบบเดิมในทางปฏิบัติ

หน่วยงานที่ประเทศนั้นแจ้งไว้เป็น competent authority ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นกระทรวงต่างประเทศเสมอ ในบางประเทศออกโดยหน่วยงานระดับรัฐหรือมลรัฐ หรือโดยศาล จึงต้องตรวจให้ตรงประเทศก่อนส่งเอกสารไป

การจะขอได้หรือไม่และช่องทางที่ถูกต้อง ขึ้นกับสถานะการเข้าเป็นภาคีและวันที่มีผลบังคับ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เปลี่ยนได้ เราตรวจสถานะล่าสุดกับกรมการกงสุลและ HCCH ก่อนวางลำดับขั้นตอนให้ทุกครั้ง จึงไม่ระบุตัวเลขหรือวันที่จากความจำ

ถ้าปลายทางต้องการให้ Apostille ครอบคลุมทั้งต้นฉบับและคำแปล ต้องแปลและรับรองคำแปลก่อน แล้วจึงยื่นทั้งชุด ถ้าปลายทางจะให้นักแปลของประเทศตนแปลเอง ให้ขอ Apostille บนต้นฉบับก่อนแล้วส่งไป ต้องถามปลายทางให้ชัดเพราะสองแนวทางนี้ย้อนกลับไม่ได้

ตัวใบ Apostille ไม่มีวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานผู้รับมักกำหนดอายุของเอกสารฐาน เช่น เอกสารสถานะบุคคลที่ต้องคัดใหม่ภายในกรอบเวลาที่กำหนด ดังนั้นสิ่งที่หมดอายุคือเอกสารต้นทาง ไม่ใช่ตราบนใบ

บางประเทศออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และมีทะเบียนออนไลน์ให้ตรวจสอบเลขที่ แต่การยอมรับขึ้นกับหน่วยงานผู้รับ หากปลายทางยังทำงานด้วยกระดาษ ควรขอฉบับพิมพ์ที่มีตราจริงเพื่อลดข้อโต้แย้งที่เคาน์เตอร์

เพราะระเบียบภายในของหน่วยงานปลายทางอาจปรับตามไม่ทันวันที่อนุสัญญามีผล ในช่วงเปลี่ยนผ่านจึงพบทั้งสองแนวทางในประเทศเดียวกัน ทางที่ปลอดภัยคือถามหน่วยงานที่จะยื่นจริงเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มเดินเรื่อง

เราจัดการฝั่งไทยได้ครบ คือคัดเอกสาร แปล รับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง ยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และประสานขั้นถัดไปตามระบบของปลายทาง ส่วนหน่วยงาน competent authority ของต่างประเทศเป็นผู้ออกใบ ซึ่งเราไม่ใช่ตัวแทนและไม่รับประกันผลของหน่วยงานนั้น