บัญชีร้านอาหาร สถานบันเทิง และโรงแรม

ให้ปิดยอดเครื่องทุกสิ้นวันแล้วเก็บใบสรุปยอดประจำวันไว้เป็นเอกสารตั้งต้น จากนั้นบันทึกเป็นรายการเดียวต่อวันต่อสาขา โดยแยกช่องทางรับเงินเป็นเงินสด บัตร และกระเป๋าเงินดิจิทัลให้ตรงกับยอดที่เข้าบัญชีธนาคารจริง จุดที่มักถูกตั้งคำถามคือบิลที่ถูกยกเลิกกลางคัน จึงควรให้ระบบพิมพ์เหตุผลกำกับไว้ทุกครั้ง ถ้าตัวเลขในเครื่องกับเงินที่นับได้ต่างกัน ให้เปิดบัญชีผลต่างเงินสดย่อยแล้วอธิบายเป็นรายวัน ดีกว่าปรับตัวเลขให้ลงตัวโดยไม่มีร่องรอย

ขึ้นอยู่กับข้อตกลงที่เขียนไว้ ถ้าประกาศชัดว่าเรียกเก็บแทนพนักงานและจ่ายคืนทั้งจำนวนตามสูตรที่กำหนด ส่วนนั้นจะเป็นเงินที่กิจการถือไว้แทน แต่ยังต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มเพราะเป็นส่วนหนึ่งของราคาที่เรียกเก็บ และเมื่อจ่ายให้พนักงานต้องรวมเป็นเงินได้ของเขา ถ้าไม่มีข้อตกลงหรือกิจการเก็บไว้บางส่วน ส่วนที่เก็บไว้จะกลายเป็นรายได้ทันที ทางที่ปลอดภัยคือทำประกาศติดหน้าร้าน สูตรแบ่ง และทะเบียนจ่ายรายเดือนให้ตรงกันทั้งสามชิ้น

ควรนับ เพราะต้นทุนวัตถุดิบเป็นก้อนใหญ่ที่สุดและเปลี่ยนเร็วที่สุด วิธีที่ทำได้จริงคือนับเฉพาะรายการที่มีมูลค่าสูงหรือหมุนช้าทุกสัปดาห์ เช่น เนื้อสัตว์ตัดแต่ง สุรา และของแห้งราคาสูง ส่วนของสดที่ใช้หมดในวันเดียวให้ตัดเป็นค่าใช้จ่ายทันที การนับทำให้เห็นเปอร์เซ็นต์ต้นทุนต่อยอดขายที่แท้จริง และจับได้เร็วเมื่อมีของหายหรือสูตรถูกตวงเกิน ถ้าไม่นับเลย งบจะบอกได้แค่ว่าจ่ายเงินไปเท่าไร แต่บอกไม่ได้ว่ากำไรหายไปที่ขั้นตอนไหน

การขายปลีกในร้านต้องมีใบอนุญาตขายสุราตามประเภทและช่วงเวลาที่กำหนด ส่วนภาษีสรรพสามิตนั้นผู้ผลิตหรือผู้นำเข้าเป็นผู้ชำระและฝังมาในราคาซื้อแล้ว ร้านจึงบันทึกเป็นต้นทุนสินค้า ไม่ใช่ภาษีที่ขอคืนได้ สิ่งที่มักพลาดคือซื้อจากผู้ขายที่ออกใบกำกับภาษีไม่ครบ ทำให้ภาษีซื้อใช้ไม่ได้ทั้งใบ อีกจุดคือสถานบริการที่มีการแสดงดนตรีอาจเข้าข่ายใบอนุญาตอีกฉบับ จึงควรตรวจประเภทกิจการกับเขตหรืออำเภอก่อนเปิด แล้วต่ออายุตามรอบทุกปี

ให้บันทึกยอดขายเต็มจำนวนที่ลูกค้าจ่าย ไม่ใช่ยอดสุทธิที่แพลตฟอร์มโอนเข้ามา จากนั้นจึงลงค่าคอมมิชชันไว้เป็นค่าใช้จ่ายขายแยกบรรทัด วิธีนี้ทำให้ยอดขายในระบบตรงกับที่แพลตฟอร์มรายงาน และไม่เกิดคำถามเวลาสรรพากรเทียบข้อมูล ส่วนภาษีซื้อจากค่าคอมมิชชันใช้ได้เมื่อผู้ให้บริการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในไทยและออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้ ถ้าเป็นผู้ให้บริการต่างประเทศจะมีกลไกนำส่งที่ต่างออกไป จึงต้องดูเอกสารรายเดือนที่แพลตฟอร์มออกให้ทุกครั้ง

รับรู้รายได้ตามคืนที่ให้บริการจริง ไม่ใช่ตามวันที่ออกใบเสร็จตอนเช็กเอาต์ ดังนั้นการเข้าพักที่คร่อมสิ้นเดือนต้องแบ่งคืนก่อนวันตัดงบเข้ารายได้เดือนนั้น ส่วนที่เหลือค้างเป็นรายได้ค้างรับ เงินมัดจำที่ลูกค้าโอนมาล่วงหน้ายังไม่ใช่รายได้จนกว่าจะเข้าพักหรือจนกว่าสิทธิยกเลิกจะหมดลง ระบบจองส่วนใหญ่พิมพ์รายงานยอดค้างพักข้ามคืนได้อยู่แล้ว ให้ใช้รายงานนั้นเป็นหลักฐานแนบใบสำคัญปรับปรุงทุกสิ้นเดือน

ถ้าลูกค้ายื่นเงินให้พนักงานเองและร้านไม่ได้เข้าไปเก็บหรือแบ่ง เงินนั้นไม่ผ่านบัญชีของกิจการ แต่ยังเป็นเงินได้ของพนักงานที่เขามีหน้าที่ยื่นเอง ต่างจากทิปที่จ่ายผ่านบัตรหรือรวมอยู่ในบิล ซึ่งเงินเข้ามาที่ร้านก่อนแล้วค่อยจ่ายออก กรณีหลังนี้ต้องบันทึกเป็นเจ้าหนี้พนักงานและหักภาษี ณ ที่จ่ายตามฐานเงินได้เมื่อจ่ายรวมกับเงินเดือน การเขียนนโยบายทิปให้ชัดตั้งแต่แรกช่วยลดข้อพิพาทกับพนักงานและทำให้ผู้สอบบัญชีไม่ต้องไล่ถามทีละใบ

ค่าสิทธิที่จ่ายให้เจ้าของแบรนด์ในประเทศเข้าข่ายเงินได้ประเภทค่าแห่งกู๊ดวิลล์และสิทธิ จึงต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราที่กำหนดสำหรับนิติบุคคล และออกหนังสือรับรองการหักให้ผู้รับทุกครั้ง หากจ่ายออกไปต่างประเทศจะเข้าอีกมาตราหนึ่งและอาจลดอัตราลงได้ตามอนุสัญญาภาษีซ้อนกับประเทศนั้น โดยผู้รับต้องส่งเอกสารยืนยันสถานะผู้มีถิ่นที่อยู่ทางภาษีจากประเทศของตนมาให้ก่อนวันจ่าย อย่าเหมารวมค่าสิทธิกับค่าฝึกอบรมหรือค่าวัตถุดิบในใบแจ้งหนี้เดียว เพราะแต่ละส่วนใช้อัตราไม่เท่ากัน

ตามกฎหมายนิติบุคคลเดียวยื่นงบชุดเดียว แต่ในทางบริหารควรทำรายงานกำไรขาดทุนรายสาขาคู่กันไป โดยกำหนดรหัสศูนย์กำไรให้ทุกใบสำคัญตั้งแต่ต้นทาง ค่าใช้จ่ายส่วนกลาง เช่น เงินเดือนสำนักงานใหญ่หรือค่าการตลาด ให้ปันส่วนด้วยเกณฑ์เดียวตลอดปี เช่น สัดส่วนยอดขาย ผลที่ได้คือเห็นทันทีว่าสาขาไหนแบกสาขาไหนอยู่ ซึ่งเป็นข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจต่อสัญญาเช่าได้จริง โดยไม่กระทบวิธีการยื่นภาษีที่ยังรวมทั้งบริษัทเหมือนเดิม

แยกให้ออกระหว่างเครื่องจักรอุปกรณ์ที่ยกออกไปได้ กับงานตกแต่งที่ติดตรึงกับอาคารเช่า อุปกรณ์อย่างเตา ตู้แช่ และเครื่องชงกาแฟ ตัดตามอายุการใช้งานของสินทรัพย์ประเภทเครื่องมือเครื่องใช้ ส่วนงานตกแต่งในพื้นที่เช่าควรตัดไม่เกินอายุสัญญาเช่าที่เหลือ รวมสิทธิต่ออายุที่มั่นใจว่าจะใช้ เพราะถ้าย้ายร้านก่อนตัดหมดจะเหลือมูลค่าค้างที่ต้องตัดเป็นผลขาดทุนทีเดียว การทำทะเบียนทรัพย์สินแยกตามสาขาไว้ตั้งแต่วันเปิดจะช่วยให้ตอนปิดสาขาคำนวณได้ทันทีโดยไม่ต้องรื้อเอกสารเก่า

ให้ดูสองอย่างคือโครงสร้างลูกค้าและโครงสร้างต้นทุน ถ้าลูกค้าส่วนใหญ่เป็นบุคคลทั่วไปที่ไม่ขอใบกำกับภาษี การจดก่อนกำหนดเท่ากับต้องบวกภาษีเข้าไปในราคาหรือกินกำไรตัวเอง แต่ถ้าขายให้บริษัท จัดเลี้ยง หรือมีค่าเช่าและค่าตกแต่งก้อนใหญ่ที่มีภาษีซื้อ การจดจะได้ภาษีซื้อคืนกลับมาชดเชย สิ่งที่ต้องเตรียมพร้อมกันคือระบบออกใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อขาย และวินัยยื่นทุกเดือนแม้เดือนที่ไม่มียอด เพราะการยื่นล่าช้ามีเบี้ยปรับแม้ยอดจะเป็นศูนย์

ต้องมีทะเบียนลูกจ้างและหลักฐานการจ่ายเป็นรายบุคคลไม่ต่างจากพนักงานประจำ แม้จ่ายเป็นเงินสดรายวันก็ต้องมีใบสำคัญจ่ายที่ลูกจ้างลงลายมือชื่อพร้อมสำเนาบัตรประชาชน จุดที่กิจการมักเสียหายคือรวมค่าแรงทั้งกะเป็นก้อนเดียวโดยไม่ระบุตัวบุคคล ทำให้ถูกโต้แย้งว่าเป็นรายจ่ายต้องห้าม นอกจากนี้ลูกจ้างที่ทำงานถึงเกณฑ์ต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมภายในกำหนด และหากลืมย้อนหลังจะมีเงินเพิ่ม การใช้แอปลงเวลาที่ออกรายงานรายคนได้จะช่วยทั้งเรื่องบัญชีและเรื่องข้อพิพาทแรงงานพร้อมกัน

เงินที่ได้จากการขายบัตรกำนัลยังไม่ใช่รายได้ในวันขาย ให้ตั้งเป็นหนี้สินรอการรับรู้แล้วโอนเป็นรายได้เมื่อลูกค้ามาใช้สิทธิ ส่วนบัตรที่หมดอายุโดยไม่ถูกใช้จึงค่อยรับรู้เมื่อสิทธินั้นสิ้นสุดตามเงื่อนไขที่ประกาศไว้ สำหรับโปรโมชันแถมฟรี ให้บันทึกยอดขายตามเงินที่รับจริงและถือของแถมเป็นต้นทุนขาย ไม่ใช่ตั้งราคาเต็มแล้วบันทึกส่วนลดลอย ๆ วิธีนี้ทำให้เปอร์เซ็นต์ต้นทุนต่อยอดขายสะท้อนผลของแคมเปญได้ตรง และรู้ว่าโปรโมชันไหนคุ้มจริงก่อนจะต่ออายุ

ใช้ได้เมื่อพิสูจน์ได้ว่ากิจการเป็นผู้จ่ายจริงและเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อกิจการ สิ่งที่ต้องมีคือสัญญาเช่าที่ระบุว่าผู้เช่ารับภาระค่าสาธารณูปโภค ใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ที่แนบกับหลักฐานการโอนเงินจากบัญชีบริษัท และหนังสือเรียกเก็บจากผู้ให้เช่าถ้าเป็นการเรียกเก็บต่อ กรณีเช่าพื้นที่ในศูนย์การค้าที่คิดค่าเช่าเป็นเปอร์เซ็นต์จากยอดขาย ให้เก็บใบสรุปยอดที่ศูนย์ออกให้ไว้คู่กับใบแจ้งหนี้เสมอ และอย่าลืมหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ทุกงวดที่จ่าย

ถ้ามีสาขาเดียว ยอดไม่สูง และเจ้าของมีเวลาปิดยอดทุกวัน การทำเองพอไหว แต่เมื่อเริ่มมีสาขาที่สอง มีพนักงานเกินสิบคน หรือจดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ภาระเอกสารรายเดือนจะกินเวลาที่ควรใช้ดูหน้าร้านไปมาก ทีมของเราดูแลกิจการอาหารและที่พักมากว่าสิบห้าปี จึงไม่ได้ทำแค่บันทึกรายการ แต่ช่วยวางผังบัญชีรายสาขา ตั้งค่าการเชื่อมข้อมูลจากเครื่องขายหน้าร้าน คุมกำหนดยื่นทุกแบบ และนั่งอ่านตัวเลขต้นทุนกับเจ้าของทุกเดือนในฐานะที่ปรึกษา หากอยากให้เราดูแลให้ครบตั้งแต่ต้นจนถึงปิดงบประจำปี ทักมาคุยได้เลย