ตรวจสัญญาก่อนเซ็น ทีละประเด็นที่มักพลาด

ขอหนังสือรับรองนิติบุคคลที่คัดไม่เกินหกเดือนมาดูเงื่อนไขการลงนาม บางบริษัทกำหนดให้กรรมการสองคนลงร่วมกันและประทับตรา ถ้าคนเซ็นไม่ใช่กรรมการต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ระบุเรื่องตรงกับสัญญาฉบับนี้ ไม่ใช่ฉบับกว้าง ๆ เก็บสำเนาบัตรผู้ลงนามแนบท้ายไว้ด้วย เพราะเวลาเกิดข้อพิพาทประเด็นแรกที่ถูกยกขึ้นสู้คือสัญญาไม่ผูกพันเพราะผู้ลงนามไม่มีอำนาจ

ราคารวมก้อนเดียวทำให้คู่สัญญาคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากยอดทั้งก้อน ซึ่งมักไม่ตรงกับลักษณะงานจริง และเวลามีข้อพิพาทเรื่องงานไม่ครบก็ประเมินไม่ได้ว่าจะหักส่วนใดออก วิธีที่ใช้ได้จริงคือเขียนราคาเดียวไว้หน้าสัญญาเพื่อความสบายใจของลูกค้า แล้วแนบตารางแยกรายการเป็นเอกสารแนบท้าย ระบุว่าเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา

วางไว้ในเอกสารแนบจะแก้ไขง่ายกว่าเมื่องานเปลี่ยน แต่ตัวสัญญาต้องอ้างถึงเอกสารแนบนั้นด้วยชื่อและวันที่ และต้องเขียนว่าหากข้อความขัดกันให้ยึดฉบับใดก่อน สัญญาที่พังบ่อยที่สุดคือสัญญาที่อ้าง ขอบเขตตามที่ตกลงกัน โดยไม่มีเอกสารแนบจริง เพราะสุดท้ายแต่ละฝ่ายถืออีเมลคนละฉบับกันไปขึ้นศาล

เบี้ยปรับที่สูงเกินส่วนศาลมีอำนาจลดลงให้เหมาะสมกับความเสียหายที่เกิดขึ้นจริง ฉะนั้นการเขียนตัวเลขข่มขวัญไม่ได้ช่วยฝ่ายผู้ว่าจ้างเท่าที่คิด และไม่ได้ทำให้ผู้รับจ้างปลอดภัยด้วย สิ่งที่ใช้ได้ผลกว่าคือกำหนดเพดานรวมของเบี้ยปรับ ผูกกับเหตุผ่อนผันที่ชัดเจน เช่น การส่งมอบพื้นที่ล่าช้าโดยฝ่ายผู้ว่าจ้าง และเขียนวิธีคำนวณวันให้ไม่ต้องตีความ

แยกสองกรณีให้ชัด กรณีเลิกเพราะอีกฝ่ายผิดสัญญา ต้องระบุว่าให้เวลาแก้ไขกี่วันหลังได้รับหนังสือเตือน และเลิกได้เมื่อยังไม่แก้ กับกรณีเลิกเพราะความสะดวกของตัวเอง ซึ่งต้องบอกล่วงหน้าและจ่ายค่างานที่ทำไปแล้ว การใช้สิทธิเลิกโดยไม่มีสองชั้นนี้คือสาเหตุอันดับหนึ่งที่ฝ่ายที่บอกเลิกกลับกลายเป็นฝ่ายถูกเรียกค่าเสียหาย

เขียนสามอย่าง คือเหตุที่ทำให้ต้องคืน เช่น พ้นระยะรับประกันกี่เดือนนับจากวันรับมอบงาน ระยะเวลาที่ต้องคืนหลังเหตุนั้นเกิด และผลถ้าไม่คืนตามกำหนด สัญญาส่วนใหญ่เขียนเฉพาะข้อแรก ทำให้เงินค้างอยู่อีกฝ่ายได้ไม่จำกัดเวลา อีกจุดที่ต้องระวังคือถ้าไม่เขียนว่าเงินนี้มิใช่ค่าตอบแทน ก็อาจถูกถือเป็นรายได้ที่ต้องรับรู้ก่อนได้รับจริง

ประเมินจากต้นทุนการบังคับคดีมากกว่าศักดิ์ศรี ถ้าทรัพย์สินของคู่ค้าและงานอยู่ในไทย การไปฟ้องต่างประเทศแล้วนำคำพิพากษากลับมาบังคับมีข้อจำกัดมาก ทางที่พบว่าตกลงกันได้บ่อยคือใช้อนุญาโตตุลาการในกรุงเทพหรือสิงคโปร์ กำหนดภาษาที่ใช้ในการพิจารณาไว้ในสัญญา และแยกข้อสัญญาเรื่องการชำระเงินออกมาให้ฟ้องในศาลไทยได้

ในทางปฏิบัติสิ่งที่ทำให้ข้อรักษาความลับใช้ได้คือความชัดเจนว่าอะไรคือข้อมูลที่ต้องรักษา ไม่ใช่ระยะเวลาที่ยาวที่สุด ถ้าไม่ระบุว่าต้องทำเครื่องหมายหรือแจ้งเป็นหนังสือ ข้อสัญญาก็กลายเป็นครอบทุกอย่างและบังคับอะไรไม่ได้ ควรกำหนดระยะเวลาเป็นช่วงที่สมเหตุสมผลหลังสิ้นสุดสัญญา และแยกข้อมูลที่เป็นความลับทางการค้าออกมาผูกยาวกว่าเป็นข้อเฉพาะ

ใช้ได้เมื่อพิสูจน์ตัวผู้ลงนามและความครบถ้วนของเอกสารได้ สิ่งที่ทำให้แพ้คดีไม่ใช่รูปแบบลายเซ็น แต่คือไม่มีบันทึกว่าใครเปิดไฟล์ เมื่อไร และไฟล์ถูกแก้ไขหลังเซ็นหรือไม่ ฉะนั้นเก็บรายงานการลงนามของระบบ ที่มีเวลาและอีเมลผู้ลงนามไว้คู่กับตัวไฟล์เสมอ และสำหรับตราสารที่ต้องปิดอากรแสตมป์ ให้ยื่นอากรทางอิเล็กทรอนิกส์ให้ครบด้วย

เรียกเก็บได้ถ้าพิสูจน์ได้ว่าอีกฝ่ายสั่งและรับประโยชน์จากงานนั้น แต่การพิสูจน์แพงกว่าการทำเอกสารล่วงหน้ามาก ทางที่ใช้ได้กับงานที่เปลี่ยนบ่อยคือกำหนดในสัญญาว่าให้ยืนยันงานเพิ่มด้วยใบสั่งงานเพิ่มแบบสั้น ระบุรายการ ราคา และวันส่งมอบใหม่ แล้วให้ถือว่าอนุมัติเมื่ออีกฝ่ายตอบกลับยืนยันภายในกี่วันทำการ

เก็บสัญญาพร้อมเอกสารแนบทุกฉบับ ใบสั่งงานเพิ่ม หนังสือบอกกล่าวทุกฉบับที่ส่งและได้รับ หลักฐานการส่งมอบ และหลักฐานการชำระเงิน อายุความฟ้องร้องทางสัญญาโดยทั่วไปยาวกว่ารอบปีบัญชีหนึ่งปีมาก และฝ่ายภาษีอาจขอดูย้อนหลังได้อีกช่วงหนึ่ง จึงควรกำหนดอายุการเก็บของบริษัทเองให้ยาวกว่าทั้งสองกรอบ แล้วสแกนเก็บพร้อมชื่อไฟล์ที่ค้นได้

สัญญาที่ให้อีกฝ่ายมีสิทธิเปลี่ยนขอบเขตงานหรือราคาได้ฝ่ายเดียวโดยไม่ต้องตกลงใหม่ สัญญาที่ให้ความรับผิดของเราไม่จำกัดจำนวนขณะที่อีกฝ่ายจำกัดไว้ และสัญญาที่ผูกให้เราออกเอกสารทางภาษีในลักษณะที่ไม่ตรงกับธุรกรรมจริง สองข้อแรกยังเจรจากันได้ ข้อสุดท้ายไม่ควรรับ เพราะความเสียหายไม่ได้จบที่คู่สัญญาแต่กลับมาที่ผู้ลงนามเอง