วงจรรายจ่าย เจ้าหนี้ และการจัดซื้อ

หลักคือรายจ่ายต้องพิสูจน์ได้ว่าเกิดขึ้นจริง เกี่ยวกับกิจการ และระบุผู้รับเงินได้ ตามมาตรา 65 ตรี (9) และ (18) แห่งประมวลรัษฎากร ชุดเอกสารมาตรฐานประกอบด้วยใบขออนุมัติซื้อหรือใบสั่งซื้อ ใบส่งของหรือใบรับงานที่มีผู้รับของเซ็น ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินของผู้ขาย ใบสำคัญจ่ายที่ผู้มีอำนาจอนุมัติ และหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สลิปโอนหรือสำเนาเช็ค เมื่อครบชุดนี้ผู้ตรวจสอบจะเชื่อมโยงรายการได้ตั้งแต่ต้นจนจบ กรณีจ่ายเงินให้ผู้รับที่ไม่ออกบิล เช่น ซื้อของจากร้านค้ารายย่อยหรือจ้างช่างอิสระ ให้จัดทำใบรับเงินที่มีชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชนของผู้รับ พร้อมลายมือชื่อ และแนบสำเนาบัตรประชาชน ควบคู่กับการหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อเข้าเงื่อนไข ข้อควรระวังคืออย่าใช้ใบเสร็จที่ไม่มีชื่อบริษัท เพราะสรรพากรถือว่าพิสูจน์ผู้จ่ายไม่ได้ และอย่ารวมค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการไว้ในบัญชีบริษัท เพราะจะถูกบวกกลับพร้อมมีประเด็นเงินได้ของกรรมการตามมา

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการครบตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ได้แก่ คำว่าใบกำกับภาษี ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ เลขที่และเล่มที่ วันที่ออก ชื่อชนิดปริมาณและมูลค่าสินค้าหรือบริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มแยกออกจากมูลค่าสินค้า และคำว่าสำนักงานใหญ่หรือสาขาพร้อมเลขที่สาขา หากขาดรายการที่เป็นสาระสำคัญ เช่น ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อหรือไม่แยกจำนวนภาษี จะกลายเป็นภาษีซื้อต้องห้ามตามมาตรา 82/5 (2) ใช้เครดิตไม่ได้ แนวปฏิบัติที่ถูกต้องคือให้ฝ่ายบัญชีตรวจใบกำกับภาษีทันทีที่รับเข้า ภายในเดือนเดียวกัน หากพบข้อบกพร่องให้ส่งคืนผู้ขายเพื่อออกฉบับใหม่หรือขอให้ยกเลิกและออกใหม่ ไม่ควรปล่อยข้ามเดือนเพราะการขอแก้ย้อนหลังทำได้ยากและกระทบกำหนดเวลาใช้เครดิต แม้ใช้เครดิตภาษีซื้อไม่ได้ แต่จำนวนภาษีที่จ่ายไปนั้นยังถือเป็นต้นทุนหรือรายจ่ายในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ ถ้ารายจ่ายนั้นมีเอกสารพิสูจน์ครบและเกี่ยวกับกิจการ

ตามเกณฑ์สิทธิ ค่าใช้จ่ายต้องบันทึกในงวดที่ได้รับสินค้าหรือบริการ ไม่ใช่งวดที่ได้รับใบแจ้งหนี้ ดังนั้นงานที่ผู้รับเหมาทำเสร็จในเดือนธันวาคมแต่วางบิลเดือนมกราคม ต้องตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่าย accrued expense ไว้ในงบปีที่ใช้บริการ วิธีทำจริงคือก่อนปิดงบให้ส่งหนังสือหรืออีเมลถึงคู่ค้าหลักขอยืนยันยอดค้าง แล้วรวบรวมงานที่ส่งมอบแล้วแต่ยังไม่วางบิลจากฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายปฏิบัติการ ถ้าไม่ตั้งค้างจ่าย กำไรปีนั้นจะสูงเกินจริงและเสียภาษีเกิน ส่วนปีถัดไปจะมีรายจ่ายที่สรรพากรอาจโต้แย้งว่าไม่ใช่รายจ่ายของงวด สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่มต้องแยกคิด เพราะสิทธิเครดิตภาษีซื้อผูกกับวันที่ในใบกำกับภาษี ไม่ใช่วันตั้งค้างจ่าย จึงต้องใช้เครดิตในเดือนที่ได้รับใบกำกับภาษีจริง และภาษีหัก ณ ที่จ่ายจะเกิดเมื่อจ่ายเงิน ไม่ใช่เมื่อตั้งหนี้ ทำให้สามรายการนี้อยู่คนละเดือนได้โดยไม่ผิด ขอเพียงมีกระดาษทำการอธิบายความต่างไว้

การหักภาษี ณ ที่จ่ายของนิติบุคคลผู้จ่ายเงินในประเทศ อ้างอิงมาตรา 3 เตรส แห่งประมวลรัษฎากรและคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป. 4/2528 อัตราที่ใช้บ่อยได้แก่ ค่าบริการ ค่าจ้างทำของ และค่าที่ปรึกษาจ่ายให้นิติบุคคลหักร้อยละ 3 ค่าโฆษณาหักร้อยละ 2 ค่าขนส่งที่ไม่ใช่ขนส่งสาธารณะหักร้อยละ 1 ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์หักร้อยละ 5 ค่าวิชาชีพอิสระที่จ่ายให้บุคคลธรรมดาหักร้อยละ 3 เงินปันผลจากบริษัทไทยหักร้อยละ 10 และดอกเบี้ยจ่ายให้นิติบุคคลที่ไม่ใช่ธนาคารหักร้อยละ 1 ส่วนเงินเดือนพนักงานหักตามมาตรา 50 (1) โดยคำนวณจากเงินได้ทั้งปี ผู้จ่ายต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้รับทันทีที่จ่าย และนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 สำหรับบุคคลธรรมดาหรือ ภ.ง.ด.53 สำหรับนิติบุคคล กำหนดยื่นคือภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดจากเดือนที่จ่าย และขยายเป็นวันที่ 15 เมื่อยื่นทางออนไลน์ หากลืมหักไว้ ผู้จ่ายต้องรับผิดร่วมกับผู้รับตามมาตรา 54 ซึ่งในทางปฏิบัติแปลว่าบริษัทต้องออกภาษีนั้นเอง จึงควรตั้งรายการหักไว้ในระบบตั้งแต่ขั้นตอนตั้งหนี้

กรณีนี้พบมากในธุรกิจก่อสร้าง ร้านอาหาร และเกษตร วิธีที่กรมสรรพากรยอมรับคือจัดทำใบรับเงินหรือใบสำคัญรับเงินที่มีรายละเอียดครบ ได้แก่ วันที่ ชื่อและที่อยู่ผู้รับเงิน เลขประจำตัวประชาชน รายการสินค้าหรืองานที่ทำ จำนวนเงิน และลายมือชื่อผู้รับ พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนที่ผู้รับเซ็นรับรอง หากเป็นค่าแรงรายวันควรมีใบลงเวลาหรือรายชื่อคนงานประกอบ และถ่ายรูปงานที่ทำเก็บไว้เป็นหลักฐานเสริม สำหรับค่าจ้างทำของที่จ่ายให้บุคคลธรรมดาเกินหนึ่งพันบาทต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายร้อยละ 3 และนำส่ง ภ.ง.ด.3 ด้วย จุดที่ทำให้ถูกบวกกลับบ่อยคือใบรับเงินที่เขียนลายมือเดียวกันทั้งเล่ม ยอดกลมเท่ากันทุกใบ หรือใช้สำเนาบัตรประชาชนซ้ำในหลายรายการ เพราะเป็นสัญญาณว่าเอกสารถูกสร้างย้อนหลัง ทางที่ยั่งยืนกว่าคือทยอยเปลี่ยนไปใช้คู่ค้าที่จดทะเบียนและออกบิลได้ หรือจ่ายผ่านการโอนเงินเข้าบัญชีผู้รับทุกครั้งเพื่อให้มีเส้นทางเงินตรงกับเอกสาร

ค่ารับรองหักเป็นรายจ่ายได้ตามกฎกระทรวงฉบับที่ 143 ในวงเงินไม่เกินร้อยละ 0.3 ของยอดรายได้หรือยอดขายก่อนหักรายจ่าย หรือของทุนที่ชำระแล้ว แล้วแต่จำนวนใดจะมากกว่า แต่รวมทั้งปีต้องไม่เกินสิบล้านบาท เงื่อนไขเพิ่มเติมคือต้องเป็นการรับรองตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจ ผู้รับต้องไม่ใช่ลูกจ้างของกิจการเว้นแต่ร่วมรับรองด้วย มีกรรมการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายอนุมัติ และหากเป็นสิ่งของที่ให้ ต้องมีมูลค่าไม่เกินสองพันบาทต่อคนต่อครั้ง ค่าใช้จ่ายที่มักถูกเข้าใจผิดว่าเป็นค่ารับรองแต่ความจริงเป็นรายจ่ายปกติที่หักได้เต็ม ได้แก่ ค่าเดินทางไปพบลูกค้า ค่าจัดสัมมนาหรืออบรมให้ลูกค้า ค่าตัวอย่างสินค้าที่แจกเพื่อส่งเสริมการขายซึ่งเป็นค่าโฆษณาและส่งเสริมการขาย และค่าอาหารกลางวันของพนักงานที่เป็นสวัสดิการตามระเบียบ ในทางปฏิบัติควรตั้งรหัสบัญชีแยกระหว่างค่ารับรอง ค่าส่งเสริมการขาย และสวัสดิการพนักงานตั้งแต่ต้นปี เพราะเมื่อรวมกันไว้บัญชีเดียวผู้ตรวจสอบมักตัดทั้งก้อนเป็นค่ารับรองแล้วจำกัดเพดาน

ผลกระทบเกิดสองชั้น ชั้นแรกบริษัทถูกบวกกลับรายจ่ายนั้นเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3) และ (13) เพราะไม่ใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือกิจการโดยเฉพาะ ทำให้กำไรสุทธิและภาษีเพิ่มขึ้นพร้อมเบี้ยปรับเงินเพิ่ม ชั้นที่สองจำนวนที่จ่ายไปถือเป็นประโยชน์ที่กรรมการได้รับ จึงเป็นเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40 (1) หรือ (2) ที่ต้องรวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและบริษัทต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย หากบันทึกเป็นเงินให้กรรมการกู้ยืมแทน สรรพากรจะเรียกให้บริษัทรับรู้ดอกเบี้ยรับตามอัตราตลาดตามมาตรา 65 ทวิ (4) แม้ไม่ได้คิดดอกเบี้ยจริง วิธีแก้ที่สะอาดที่สุดคือให้กรรมการคืนเงินเข้าบริษัทก่อนสิ้นรอบบัญชี หรือปรับโครงสร้างเป็นค่าตอบแทนกรรมการที่มีมติที่ประชุมรองรับ หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่ง ภ.ง.ด.1 ให้ถูกต้อง ระยะยาวควรแยกบัตรและบัญชีธนาคารของบริษัทออกจากส่วนตัวเด็ดขาด และตั้งวงเงินสดย่อยพร้อมระเบียบอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร

ควรกระทบยอดเจ้าหนี้รายหลักทุกเดือนและกระทบยอดทุกรายก่อนปิดงบปี วิธีทำคือขอใบแจ้งยอด statement จากผู้ขาย ณ วันสิ้นเดือน แล้วเทียบกับรายงานอายุเจ้าหนี้ของกิจการ ผลต่างที่พบบ่อยมีสี่กลุ่ม กลุ่มแรกคือของที่รับแล้วแต่ยังไม่ได้ตั้งหนี้เพราะใบกำกับภาษีค้างอยู่ที่คลังสินค้า กลุ่มที่สองคือเงินที่จ่ายไปแล้วแต่ผู้ขายยังไม่ตัดยอด กลุ่มที่สามคือส่วนต่างจากภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่กิจการหักไว้แต่ผู้ขายบันทึกยอดเต็ม และกลุ่มที่สี่คือใบลดหนี้จากการคืนสินค้าที่ยังไม่ออก การจัดทำกระดาษทำการที่แสดงยอดตามบัญชี บวกลบรายการกระทบยอด แล้วลงท้ายด้วยยอดตาม statement ทำให้ผู้สอบบัญชีตรวจได้เร็วและลดคำถามช่วงปิดงบ นอกจากนี้ยังช่วยจับทุจริตประเภทสร้างผู้ขายปลอมหรือจ่ายซ้ำ เพราะรายการที่ไม่มีใน statement ของผู้ขายจริงจะโผล่ออกมาทันที ควรกำหนดให้ผู้กระทบยอดไม่ใช่คนเดียวกับผู้บันทึกตั้งหนี้และผู้อนุมัติจ่าย

รายจ่ายที่จ่ายครั้งเดียวแต่ให้ประโยชน์ข้ามงวดต้องตั้งพักไว้เป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ก่อนทยอยตัดตามระยะเวลาที่ได้ประโยชน์ ไม่ใช่ตัดทั้งก้อนในเดือนที่จ่าย เช่น ค่าเช่าสำนักงานจ่ายล่วงหน้าหนึ่งปีให้ตัดเดือนละหนึ่งในสิบสอง ค่าเบี้ยประกันภัยตัดตามระยะคุ้มครอง ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์แบบรายปีตัดตามอายุสัญญา ส่วนซอฟต์แวร์ที่ซื้อขาดและใช้งานเกินหนึ่งปีถือเป็นสินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่ต้องตัดจำหน่ายตามพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 145 โดยทั่วไปไม่ต่ำกว่าสิบปีหรือตามอายุการใช้งานที่กำหนดได้ ในด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม สิทธิเครดิตภาษีซื้อไม่ได้ผูกกับการตัดจ่าย ให้ใช้เครดิตทั้งจำนวนในเดือนที่ได้รับใบกำกับภาษี ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการตัดค่าใช้จ่ายล่วงหน้าก้อนใหญ่เข้าปีเดียวเพื่อลดกำไร ซึ่งเมื่อถูกตรวจจะถูกปรับปรุงกลับและมีเบี้ยปรับ ควรตั้งทะเบียนค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าที่ระบุยอดเริ่มต้น อัตราตัดต่อเดือน และยอดคงเหลือ เพื่อให้ยอดในงบตรงกับทะเบียนทุกเดือน

หลักสำคัญคือแยกหน้าที่สามส่วนออกจากกัน ได้แก่ ผู้ขอซื้อและรับของ ผู้บันทึกบัญชี และผู้อนุมัติจ่ายเงิน แม้กิจการเล็กที่มีพนักงานไม่กี่คนก็ยังทำได้โดยให้เจ้าของถือสิทธิอนุมัติจ่ายและเป็นผู้ดูรายงานธนาคารด้วยตนเอง มาตรการที่ได้ผลจริงและต้นทุนต่ำมีดังนี้ กำหนดวงเงินอนุมัติเป็นลำดับชั้นและระบุไว้เป็นลายลักษณ์อักษร จ่ายเงินเฉพาะวันที่กำหนดสัปดาห์ละหนึ่งถึงสองครั้งเพื่อให้ตรวจชุดเอกสารได้ครบก่อนจ่าย ใช้การโอนผ่านระบบธนาคารที่ต้องมีผู้อนุมัติสองคนแทนการจ่ายเงินสด ตรวจว่าเลขบัญชีผู้รับตรงกับชื่อผู้ขายในใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง เพราะการหลอกให้เปลี่ยนเลขบัญชีทางอีเมลเป็นการโกงที่พบมากที่สุด ประทับตราจ่ายแล้วบนเอกสารเพื่อกันจ่ายซ้ำ และให้เจ้าของสุ่มตรวจใบสำคัญจ่ายเดือนละห้าถึงสิบรายการเทียบกับสลิปโอน หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ขาย ควรยืนยันทางโทรศัพท์กับเบอร์เดิมที่มีในทะเบียนคู่ค้า ไม่ใช่เบอร์ที่ระบุมาในอีเมลฉบับใหม่

เอกสารสามฉบับนี้ตอบคำถามคนละข้อกัน ใบขอซื้อคือคำขอภายในที่หน่วยงานผู้ใช้ยื่นเพื่อขออนุมัติงบก่อนติดต่อผู้ขาย ใบสั่งซื้อ PO คือคำเสนอผูกพันที่กิจการส่งออกไปยังผู้ขายพร้อมราคา จำนวน และกำหนดส่ง ส่วนใบรับของคือหลักฐานฝั่งผู้รับว่าของถึงมือครบตามที่สั่งและอยู่ในสภาพใช้งานได้ เมื่อสามฉบับนี้ตรงกันกับใบกำกับภาษีของผู้ขาย ฝ่ายบัญชีจึงตั้งหนี้และจ่ายได้โดยไม่ต้องไล่ถามใคร กิจการขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มสามชุดแยกเล่ม แต่ควรรักษาสาระของทั้งสามไว้ วิธีที่ประหยัดที่สุดคือใช้แชตกลุ่มหรือแบบฟอร์มออนไลน์บันทึกคำขอพร้อมผู้อนุมัติ ส่งใบสั่งซื้อเป็นไฟล์ที่มีเลขที่กำกับ และให้คนรับของถ่ายรูปพร้อมเซ็นชื่อบนใบส่งของของผู้ขาย เพียงเท่านี้ก็ได้ร่องรอยครบสามด้านโดยไม่เพิ่มภาระเอกสาร