บัญชีกิจการ BOI และการรายงานประจำปี

สิทธิยกเว้นภาษีผูกกับ โครงการ ไม่ได้ผูกกับ บริษัท รายได้ที่เกิดนอกขอบเขตบัตรส่งเสริมจึงเสียภาษีตามปกติ หากบันทึกปนกันในสมุดเดียว ไม่มีทางพิสูจน์ได้ว่ากำไรส่วนใดควรได้รับยกเว้น และเมื่อถูกตรวจ ฝ่ายตรวจสอบมักตัดสิทธิทั้งก้อนแทนที่จะแบ่งให้ ระบบบัญชีจึงต้องมีศูนย์ต้นทุนหรือรหัสโครงการแยกตั้งแต่วันแรกที่เริ่มใช้สิทธิ

ค่าเช่าสำนักงาน เงินเดือนฝ่ายบริหาร ค่าสาธารณูปโภค มักใช้ร่วมกันทั้งสองส่วน ต้องเลือกเกณฑ์ปันส่วนที่อธิบายได้ เช่น พื้นที่ใช้สอย ชั่วโมงแรงงาน หรือสัดส่วนรายได้ แล้วใช้เกณฑ์นั้นอย่างสม่ำเสมอตลอดปี สิ่งที่ทำให้เสียเปรียบคือการเปลี่ยนเกณฑ์กลางปีเพื่อดันกำไรไปฝั่งที่ได้รับยกเว้น เพราะเป็นรูปแบบที่ผู้ตรวจจับได้ง่ายจากงบเปรียบเทียบรายไตรมาส

โดยทั่วไปสิทธิยกเว้นภาษีเงินได้นิติบุคคลมีทั้งกรอบระยะเวลาและวงเงินสูงสุดที่อิงกับเงินลงทุนที่ได้รับอนุมัติ กำไรที่ยกเว้นสะสมจนชนเพดานเมื่อใด ส่วนที่เกินกลับมาเสียภาษีตามอัตราปกติ ฝ่ายบัญชีจึงควรทำตารางติดตามยอดสะสมคู่กับงบทุกปี ไม่ใช่มารู้ตอนปีสุดท้าย เพราะการวางแผนจ่ายเงินปันผลและประมาณการภาษีกลางปีขึ้นอยู่กับตัวเลขนี้โดยตรง

ขาดทุนสะสมที่เกิดขึ้นระหว่างช่วงปลอดภาษีนั้นมีเงื่อนไขเฉพาะในการยกไปใช้หลังสิ้นสุดสิทธิ และมีกรอบเวลาจำกัด ที่พลาดกันบ่อยคือนำขาดทุนของโครงการที่ได้สิทธิไปหักกับกำไรของกิจการที่ไม่ได้สิทธิในปีเดียวกัน ซึ่งทำให้ฐานภาษีของฝั่งที่ต้องเสียภาษีต่ำผิดปกติ และมักเป็นประเด็นแรกที่ถูกตั้งคำถามในการตรวจ

เมื่อยกเว้นอากรขาเข้า ต้นทุนสินทรัพย์และต้นทุนวัตถุดิบที่บันทึกจะไม่มีอากรรวมอยู่ ต้องระวังไม่ให้ตั้งต้นทุนสูงเกินจริงจากใบขนที่แสดงมูลค่าก่อนใช้สิทธิ นอกจากนี้เครื่องจักรที่ได้รับสิทธิมีเงื่อนไขห้ามจำหน่ายหรือโอนภายในระยะเวลาที่กำหนด ทะเบียนทรัพย์สินจึงควรมีคอลัมน์ระบุสถานะสิทธิและวันที่พ้นเงื่อนไข เพื่อไม่ให้ฝ่ายขายทรัพย์สินตัดขายโดยไม่รู้

ต้องรายงานผลการดำเนินงานของโครงการ เช่น กำลังการผลิต มูลค่าการลงทุนที่เกิดขึ้นจริง การจ้างงาน และการใช้สิทธิประโยชน์ในรอบปี โดยอ้างอิงตัวเลขที่สอดคล้องกับงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ ปัญหาที่พบคือตัวเลขในรายงานกับงบไม่ตรงกันเพราะคนละฝ่ายจัดทำ วิธีป้องกันคือให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้ดึงตัวเลขต้นทางทั้งหมด แล้วให้ฝ่ายโครงการเป็นผู้อธิบายเชิงปฏิบัติการเท่านั้น

โดยทั่วไปนับจากวันที่มีรายได้จากการประกอบกิจการที่ได้รับส่งเสริมเป็นครั้งแรก ไม่ใช่วันที่ได้รับบัตร ดังนั้นการบันทึกใบแจ้งหนี้ฉบับแรกของโครงการจึงมีนัยสำคัญมาก ควรเก็บหลักฐานวันที่ส่งมอบและใบกำกับภาษีฉบับแรกไว้เป็นชุดเฉพาะ เพราะเป็นจุดอ้างอิงที่ใช้คำนวณวันสิ้นสุดสิทธิในอีกหลายปีข้างหน้า

เงินปันผลที่จ่ายจากกำไรของกิจการที่ได้รับยกเว้นภาษีมีการปฏิบัติทางภาษีต่างจากเงินปันผลปกติ และมีเงื่อนไขเรื่องช่วงเวลาที่จ่าย บริษัทจึงต้องแยกกำไรสะสมออกเป็นสองบัญชีย่อยคือส่วนที่มาจากกิจการได้รับยกเว้นและส่วนที่เสียภาษีแล้ว มติที่ประชุมอนุมัติจ่ายปันผลควรระบุชัดว่าจ่ายจากส่วนใด เพื่อให้การหักภาษี ณ ที่จ่ายและแบบที่ยื่นสอดคล้องกัน

นอกเหนือจากเอกสารปกติ ผู้สอบจะขอบัตรส่งเสริมและเงื่อนไขแนบท้าย ตารางปันส่วนค่าใช้จ่ายพร้อมเกณฑ์ที่ใช้ งบแยกตามโครงการ และหลักฐานการใช้สิทธิด้านเครื่องจักรและวัตถุดิบ การเตรียมแฟ้มชุดนี้ล่วงหน้าก่อนวันเริ่มตรวจช่วยลดรอบคำถามได้มาก เพราะข้อมูลส่วนใหญ่ต้องดึงจากฝ่ายโรงงานและฝ่ายนำเข้า ซึ่งใช้เวลารวบรวมนานกว่าเอกสารบัญชีทั่วไป

เป็นไปได้ หากพบว่าไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขสำคัญ เช่น กำลังการผลิตหรือสัดส่วนการลงทุนไม่เป็นไปตามที่อนุมัติ อาจถูกเพิกถอนสิทธิและเรียกภาษีที่เคยได้รับยกเว้นคืนพร้อมเงินเพิ่ม ความเสี่ยงนี้จัดการได้ด้วยการทบทวนเงื่อนไขทุกไตรมาสเทียบกับตัวเลขจริง แล้วยื่นขอแก้ไขโครงการตั้งแต่เห็นแนวโน้มเบี่ยงเบน ไม่ใช่รอให้ครบปีแล้วค่อยอธิบาย

ต้องยื่นตามปกติ เพราะสิทธิที่ได้รับเป็นเรื่องภาษีเงินได้นิติบุคคลและอากรขาเข้า ไม่ใช่ภาษีมูลค่าเพิ่ม การขายภายในประเทศยังคิดภาษีขายตามปกติ และภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องกับกิจการยังขอคืนได้ตามหลักเกณฑ์เดิม ความสับสนที่พบบ่อยคือเข้าใจว่า ได้ BOI แล้วไม่ต้องเสียภาษีอะไรเลย ซึ่งนำไปสู่การไม่ออกใบกำกับภาษีและกลายเป็นเบี้ยปรับในภายหลัง