ปิดงบสิ้นปีและรายงานที่ผู้บริหารควรได้รับ

ช่วงนี้คือเวลาที่แก้ไขได้ถูกที่สุด งานที่ควรทำได้แก่ ไล่ยอดลูกหนี้ที่ค้างนานเพื่อตัดสินใจว่าจะติดตามหรือเข้าสู่กระบวนการตัดหนี้ ตรวจว่าสัญญาที่ผลข้ามงวดถูกปันส่วนถูกต้อง เคลียร์รายการค้างในบัญชีพักและเงินทดรองจ่าย และยืนยันว่าทะเบียนทรัพย์สินตรงกับของจริง การเลื่อนงานเหล่านี้ไปทำในเดือนสุดท้ายทำให้เจอปัญหาในเวลาที่แก้ไม่ทัน เช่น พบว่าเอกสารประกอบรายจ่ายก้อนใหญ่หายไปตั้งแต่ต้นปี

ต้องมีแผนการนับเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุวันเวลา ทีมนับ วิธีตัดยอดการรับจ่ายระหว่างนับ และวิธีจัดการสินค้าที่อยู่นอกสถานที่ ผู้นับไม่ควรเป็นผู้ดูแลคลังคนเดียวกันทั้งหมด และควรมีการสุ่มนับซ้ำโดยอิสระ เอกสารที่เก็บไว้คือใบนับที่มีลายมือชื่อผู้นับ รายการผลต่างพร้อมคำอธิบาย และบันทึกการอนุมัติปรับปรุงยอด หากไม่ได้เชิญผู้สอบบัญชีเข้าสังเกตการณ์ ควรถ่ายภาพและเก็บหลักฐานให้มากพอที่จะพิสูจน์ว่าการนับเกิดขึ้นจริงในวันที่ระบุ

อย่างน้อยต้องมีธนาคารทุกบัญชี ลูกหนี้กับรายงานอายุหนี้ เจ้าหนี้กับใบแจ้งหนี้คงค้าง สินค้าคงเหลือกับผลนับ ทรัพย์สินกับทะเบียน ภาษีมูลค่าเพิ่มกับรายงานที่ยื่น ภาษีหัก ณ ที่จ่ายกับแบบและหนังสือรับรอง และเงินเดือนกับหลักฐานนำส่งเงินสมทบ กระดาษทำการแต่ละใบควรจบด้วยยอดที่ตรงกับงบทดลอง ไม่ใช่ยอดที่ใกล้เคียง รายการค้างที่อธิบายไม่ได้ควรถูกยกขึ้นให้ผู้บริหารตัดสินใจก่อนปิด ไม่ใช่ผลักไปเป็นยอดยกมาของปีถัดไปเงียบ ๆ

วิธีตรงที่สุดคือสุ่มดูรายการขายและซื้อในช่วงสัปดาห์สุดท้ายของรอบและสัปดาห์แรกของรอบใหม่ แล้วเทียบวันที่ในเอกสารส่งของกับวันที่บันทึกบัญชี หากพบว่าของออกจากคลังปีนี้แต่บันทึกรายได้ปีหน้า หรือรับของปีหน้าแต่บันทึกต้นทุนปีนี้ นั่นคือรายการตัดยอดผิด ผลกระทบไม่ได้อยู่แค่กำไรของสองปีเคลื่อน แต่ยังทำให้ยอดสินค้าคงเหลือกับผลนับไม่ตรงด้วย จึงควรตรวจสองเรื่องนี้ควบกันเสมอแทนที่จะแยกกันดู

ที่พบซ้ำคือดอกเบี้ยค้างจ่ายของเงินกู้กรรมการ ค่าสาธารณูปโภคเดือนสุดท้ายที่ใบแจ้งหนี้มาถึงหลังปิด ค่าตรวจสอบบัญชีของปีที่กำลังปิด โบนัสที่ประกาศแล้วแต่จ่ายปีหน้า วันหยุดพักผ่อนสะสมตามนโยบายบริษัท และค่าเช่าที่มีเงื่อนไขปรับขึ้นตามสัญญา รายการเหล่านี้มีลักษณะร่วมกันคือไม่มีเอกสารเข้ามาเตือนในเดือนนั้น จึงต้องอาศัยรายการตรวจสอบประจำที่ไล่จากสัญญาและนโยบาย ไม่ใช่รอให้ใบแจ้งหนี้เป็นตัวกระตุ้น

ชุดมาตรฐานคืองบทดลองพร้อมรายละเอียดประกอบทุกบัญชี สเตทเมนต์ธนาคารและหนังสือยืนยันยอด รายงานอายุลูกหนี้เจ้าหนี้ ผลตรวจนับสินค้า ทะเบียนทรัพย์สิน สัญญาสำคัญ รายงานการประชุม แบบภาษีที่ยื่นทั้งปี และรายละเอียดรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน ควรเริ่มรวบรวมตั้งแต่ก่อนสิ้นรอบ เพราะบางรายการต้องขอจากบุคคลภายนอกและใช้เวลา เช่น หนังสือยืนยันยอดจากธนาคารและคู่ค้า การส่งเอกสารครบตั้งแต่รอบแรกช่วยย่นระยะเวลาตรวจได้มากกว่าการเร่งภายหลัง

ชุดที่ใช้งานได้จริงมีสี่ส่วน คือ งบกำไรขาดทุนที่วางคู่กับเดือนก่อนหน้าและกับเดือนเดียวกันของปีที่แล้ว ถัดมาเป็นงบแสดงฐานะการเงินฉบับย่อที่เน้นเงินสด ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงเหลือ กระแสเงินสดที่แยกกิจกรรมดำเนินงานออกจากการลงทุนและจัดหาเงิน และหน้าสรุปสั้นที่อธิบายสามเรื่องว่าอะไรเปลี่ยน เพราะอะไร และควรทำอะไรต่อ ลำดับการอ่านที่แนะนำคือเริ่มจากกระแสเงินสด ตามด้วยอัตรากำไรขั้นต้น แล้วจึงลงรายละเอียดค่าใช้จ่าย เพราะปัญหาสภาพคล่องมักปรากฏก่อนปัญหากำไรเสมอ

ควรไล่สี่ทางตามลำดับ คือ ราคาขายเฉลี่ยต่อหน่วยเปลี่ยนไปหรือไม่ ต้นทุนซื้อต่อหน่วยขึ้นหรือไม่ ส่วนผสมของสินค้าที่ขายเปลี่ยนไปทางสินค้าที่มาร์จิ้นต่ำหรือเปล่า และมีของเสียหรือของสูญหายเพิ่มขึ้นหรือไม่ สาเหตุที่พบบ่อยแต่ถูกมองข้ามคือส่วนลดที่พนักงานขายให้หน้างานโดยไม่ผ่านการอนุมัติ ซึ่งไม่ปรากฏเป็นบรรทัดแยกในงบ ทางแก้คือแยกบัญชีส่วนลดจ่ายออกจากรายได้สุทธิ เพื่อให้เห็นขนาดของมันทุกเดือนแทนที่จะซ่อนอยู่ในยอดขาย

ลำดับโดยทั่วไปคือให้ผู้สอบบัญชีตรวจและลงนาม จัดประชุมอนุมัติงบตามข้อบังคับของบริษัท นำส่งงบการเงินต่อหน่วยงานทะเบียน และยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปีพร้อมชำระภาษี แต่ละขั้นมีกำหนดเวลาของตัวเองและขั้นก่อนหน้าต้องเสร็จก่อน การวางแผนที่ปลอดภัยคือนับถอยหลังจากวันนำส่งที่ไกลที่สุด แล้วเผื่อเวลาให้ขั้นที่ควบคุมไม่ได้ทั้งหมด เช่น การรอผู้สอบบัญชีและการนัดประชุม เพราะความล่าช้าที่ปลายทางมักเกิดจากขั้นตอนกลางที่ไม่มีใครถือกำหนดเวลาไว้

ควรนั่งทบทวนสามเรื่องขณะที่ยังจำรายละเอียดได้ คือ รายการปรับปรุงใดที่เกิดขึ้นเพราะกระบวนการระหว่างปีไม่ดีพอ เอกสารชุดใดที่ตามหายากที่สุดและควรเปลี่ยนวิธีจัดเก็บ และคำถามใดจากผู้สอบบัญชีที่ตอบช้าที่สุดเพราะข้อมูลกระจัดกระจาย จากนั้นแปลงคำตอบเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ทำได้จริงหนึ่งถึงสามอย่าง เช่น เพิ่มรหัสบัญชีย่อย ปรับแบบฟอร์มใบเบิก หรือย้ายไฟล์สัญญาไปไว้ที่เดียวกัน การทบทวนแบบนี้ใช้เวลาไม่ถึงครึ่งวันแต่ลดเวลาปิดงบปีถัดไปได้อย่างเห็นผล