ภาษีมูลค่าเพิ่มในธุรกรรมที่เจอจริงหน้างาน

กรณีขายสินค้า จุดที่ต้องเสียภาษีโดยหลักคือเวลาที่ส่งมอบของ แต่หากได้รับเงินไปก่อนการส่งมอบ หน้าที่จะเกิดเท่าจำนวนเงินที่รับมาในคราวนั้น จึงต้องออกใบกำกับสำหรับเงินที่รับ ไม่ใช่รอออกทีเดียวตอนส่งของครบ ผลที่ตามมาคือใบกำกับหนึ่งรายการขายอาจมีหลายฉบับตามงวดที่รับเงิน ซึ่งต้องอ้างอิงเลขที่คำสั่งซื้อเดียวกันให้ครบเพื่อกระทบยอดได้ ปัญหาที่พบมากคือระบบขายออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าแต่ไม่สร้างใบกำกับ ทำให้ยอดขายในแบบต่ำกว่าที่รับเงินจริงในเดือนนั้น

ถ้าเคยออกใบกำกับและนำยอดเข้าแบบไปแล้ว การคืนเงินต้องทำด้วยใบลดหนี้ที่อ้างอิงใบกำกับเดิม ไม่ใช่ยกเลิกใบเดิมทิ้งเฉย ๆ เพราะเอกสารที่ส่งมอบให้ลูกค้าแล้วอยู่ในระบบทั้งสองฝ่าย ใบลดหนี้จะไปลดยอดขายและภาษีขายในเดือนที่ออก ทำให้แบบของเดือนก่อนไม่ต้องแก้ ยกเว้นกรณีที่ยังไม่ได้ส่งใบกำกับออกไปเลยและอยู่ในเดือนเดียวกัน ซึ่งยกเลิกและออกฉบับใหม่ได้ตามเงื่อนไขการเก็บฉบับที่ยกเลิกไว้ครบทุกส่วน

การส่งมอบสินค้าให้ผู้อื่นโดยไม่เรียกเก็บเงินโดยหลักนับเป็นการขายซึ่งต้องคิดภาษีขายจากราคาตลาด ยกเว้นกรณีที่ต้องด้วยเงื่อนไขซึ่งมีประกาศรองรับไว้เฉพาะเรื่อง ตัวอย่างที่ชัดคือสินค้าที่แถมไปกับการขายในคราวเดียวกันและแสดงไว้ในใบกำกับภาษีฉบับเดียวกันนั้น จุดที่มักพลาดคือของแจกในงานออกบูธที่ไม่มีการขายควบ ซึ่งไม่เข้าข่ายของแถม ทางปฏิบัติที่ควบคุมได้คือทำทะเบียนของแจกแยกจากสินค้าขาย บันทึกจำนวน มูลค่า และเหตุการณ์ที่แจก เพื่อให้คำนวณและชี้แจงได้ตรงกันทุกเดือน

อัตราศูนย์ผูกกับการส่งสินค้าออกไปนอกราชอาณาจักรตามหลักฐานพิธีการศุลกากร ไม่ได้ผูกกับสัญชาติหรือที่ตั้งของผู้ซื้อ ถ้าผู้ซื้ออยู่ต่างประเทศแต่รับของในไทยเพื่อใช้ในไทย รายการนั้นเป็นการขายในประเทศตามปกติ กรณีที่ตัดสินยากคือขายให้ผู้ซื้อต่างประเทศแล้วส่งให้ผู้รับปลายทางในไทยแทน ซึ่งต้องดูเส้นทางสินค้าจริง ไม่ใช่เส้นทางเงิน หลักฐานที่ต้องเก็บให้ครบคือใบขนสินค้าที่ผ่านพิธีการแล้ว เพราะหากไม่มีใบขน สิทธิอัตราศูนย์จะไม่ได้รับการยอมรับแม้ธุรกรรมจะเป็นการค้าระหว่างประเทศจริง

รายการที่เจอประจำคือค่ารับรองและค่าใช้จ่ายที่มีลักษณะเป็นการเลี้ยงรับรอง ภาษีซื้อจากรถยนต์นั่งบางประเภทและค่าใช้จ่ายเกี่ยวเนื่อง ใบกำกับที่มีข้อความไม่ครบตามที่กฎหมายกำหนด และภาษีซื้อที่เกี่ยวกับกิจการที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม อีกกลุ่มที่มักถูกมองข้ามคือใบกำกับที่ออกในนามบุคคลของกรรมการแต่นำมาใช้ในบริษัท ทางป้องกันที่ใช้ได้จริงคือคัดกรองตอนรับเอกสาร ไม่ใช่ตอนปิดเดือน เพราะการขอแก้ใบกำกับย้อนหลังกับคู่ค้ามักไม่ทันกำหนดยื่น

ข้อความที่กฎหมายกำหนดให้มีต้องครบและถูกต้อง โดยเฉพาะชื่อผู้ซื้อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้าผิดในสาระสำคัญควรขอให้ผู้ขายออกฉบับใหม่หรือแก้ตามวิธีที่ยอมรับ พร้อมเก็บฉบับเดิมไว้เป็นหลักฐาน ความคลาดเคลื่อนเล็กน้อยที่ไม่ทำให้เข้าใจผิดว่าเป็นผู้ซื้อรายอื่นมีน้ำหนักต่างจากการระบุนิติบุคคลผิดราย ซึ่งกรณีหลังใช้เครดิตภาษีซื้อไม่ได้ วิธีที่ลดงานแก้คือส่งข้อมูลผู้ซื้อฉบับมาตรฐานให้คู่ค้าทุกรายตั้งแต่เปิดบัญชีการค้า และตรวจใบแรกที่ได้รับจากคู่ค้าใหม่ทุกครั้ง

ภาษีซื้อที่ระบุได้ว่าใช้กับกิจการประเภทใดให้ปันเข้ากิจการนั้นตรง ๆ ส่วนภาษีซื้อร่วมที่แยกไม่ได้ เช่น ค่าเช่าสำนักงานและค่าสาธารณูปโภค ต้องเฉลี่ยตามสัดส่วนรายได้ตามหลักเกณฑ์ที่ใช้อยู่ และต้องปรับปรุงเมื่อสัดส่วนจริงของปีต่างจากที่ประมาณไว้ งานที่มักถูกข้ามคือทรัพย์สินที่ใช้ร่วมกันหลายปี ซึ่งการเปลี่ยนสัดส่วนการใช้ในปีถัดไปมีผลต้องปรับ ควรทำตารางแยกภาษีซื้อสามกลุ่มตั้งแต่ตอนบันทึก คือใช้ในกิจการที่เสีย ใช้ในกิจการที่ไม่เสีย และใช้ร่วม เพื่อไม่ต้องย้อนแยกทั้งปีตอนปิดงบ

หากกิจการในไทยชำระค่าบริการแก่คู่ค้าในต่างประเทศซึ่งยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในไทย และนำบริการนั้นมาใช้ในประเทศ ผู้จ่ายมีหน้าที่นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยแบบสำหรับกรณีนำส่งแทน ภายในกำหนดของเดือนถัดไป ใบเสร็จที่ได้จากการนำส่งใช้เป็นภาษีซื้อในเดือนที่นำส่งได้ตามเงื่อนไข จุดที่ทำให้พลาดคือค่าบริการก้อนเล็กจำนวนมากที่จ่ายด้วยบัตรเครดิตของบริษัท เพราะไม่ผ่านกระบวนการตั้งเบิกปกติ ควรดึงรายการบัตรทุกเดือนมาคัดแยกเป็นงานประจำ

การตัดหนี้สูญมีเงื่อนไขและขั้นตอนติดตามหนี้ที่ต้องทำครบก่อน จึงจะมีสิทธิปรับปรุงตามหลักเกณฑ์ ไม่ใช่ตัดออกจากบัญชีแล้วลดภาษีขายได้ทันที เงื่อนไขที่มักทำไม่ครบคือหลักฐานการติดตามหนี้ตามลำดับขั้นและมูลค่าหนี้ที่เข้าเกณฑ์ตามชั้นของจำนวนเงิน ทางปฏิบัติที่ควรทำคือเริ่มเก็บหลักฐานการติดตามตั้งแต่หนี้เกินกำหนดรอบแรก เช่น หนังสือทวงถามและบันทึกการติดต่อ เพราะการย้อนไปสร้างหลักฐานเมื่อจะตัดหนี้สูญทำไม่ได้และเป็นเหตุที่ถูกปฏิเสธมากที่สุด

ถ้าบริษัทนำสินค้าของกิจการไปให้พนักงานใช้หรือบริโภคโดยไม่คิดมูลค่า ลักษณะนั้นเข้าข่ายการนำสินค้าไปใช้ซึ่งต้องพิจารณาภาษีขาย ต่างจากสวัสดิการที่บริษัทซื้อบริการจากภายนอกและเป็นผู้รับบริการเอง เช่น ค่าตรวจสุขภาพประจำปีที่ทำสัญญาในนามบริษัท เส้นแบ่งที่ใช้ได้คือถามว่าใครเป็นผู้ใช้สินค้าและใครเป็นคู่สัญญาของบริการ พร้อมเก็บระเบียบสวัสดิการที่เขียนไว้ล่วงหน้าเป็นหลักฐาน เพราะสวัสดิการที่ไม่มีระเบียบรองรับยังมีประเด็นด้านรายจ่ายที่หักได้ตามมาด้วย

ไล่จากสามช่องว่างที่พบมากที่สุดตามลำดับ หนึ่งคือรายการที่รับเงินล่วงหน้าและออกใบกำกับแล้วแต่ยังไม่รับรู้รายได้ทางบัญชี สองคือใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ที่ออกคนละเดือนกับใบกำกับเดิม สามคือรายได้ที่ไม่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น ดอกเบี้ยรับหรือกำไรจากการขายทรัพย์สินบางกรณี ถ้าทั้งสามข้อยังไม่พอ ให้กระทบยอดเป็นรายเลขที่เอกสารในเดือนที่ต่างมากที่สุดแทนการเทียบยอดรวม เพราะผลต่างส่วนใหญ่เกิดจากเอกสารไม่กี่ฉบับที่ตกช่วงรอยต่อของเดือน

ตัดสินจากโครงสร้างลูกค้าและต้นทุนเป็นหลัก ถ้าลูกค้าส่วนใหญ่เป็นนิติบุคคลที่ต้องการใบกำกับ และต้นทุนหลักมีภาษีซื้อจำนวนมาก การจดก่อนถึงเกณฑ์มักได้เปรียบทั้งด้านการขายและกระแสเงินสด แต่ถ้าขายผู้บริโภคทั่วไปที่อ่อนไหวกับราคา และต้นทุนส่วนใหญ่เป็นค่าแรงที่ไม่มีภาษีซื้อ การจดเร็วจะกลายเป็นภาระราคาและงานเอกสารรายเดือนโดยไม่ได้ประโยชน์คืน สิ่งที่ต้องเตรียมพร้อมกันคือระบบออกเอกสารและการเก็บใบกำกับซื้อ เพราะหน้าที่รายเดือนเริ่มทันทีตั้งแต่วันที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน