รับรองเอกสารบริษัท งบการเงิน และเอกสารผู้ถือหุ้นเพื่อใช้กับธนาคารและนักลงทุน

ใช้ฉบับที่ผู้สอบบัญชีลงลายมือชื่อและนำส่งทางการแล้วเท่านั้น ไม่ใช่ฉบับร่างหรือฉบับที่ฝ่ายบัญชีจัดรูปใหม่ให้อ่านง่าย เพราะปลายทางจำนวนมากเทียบกับฉบับที่ปรากฏในฐานข้อมูลทะเบียนธุรกิจได้ ถ้าเลขต่างกันแม้บรรทัดเดียวจะถูกถามทันที หากปลายทางต้องการรูปแบบเฉพาะ วิธีที่ถูกคือแนบตารางสรุปเพิ่มเป็นเอกสารประกอบ พร้อมระบุว่าอ้างจากงบฉบับที่นำส่งวันใด

ทำได้ แต่ต้องเขียนกำกับไว้บนหน้าเอกสารว่าเป็นตัวเลขระหว่างกาลที่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบ ระบุช่วงเวลาและเกณฑ์ที่ใช้จัดทำ เพราะถ้าไม่เขียน ปลายทางอาจเข้าใจว่าเป็นตัวเลขที่ตรวจแล้วและนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ ซึ่งกลายเป็นความเสี่ยงของบริษัทเองเมื่อผลตรวจสอบภายหลังต่างไป ฝ่ายกรรมการควรลงนามรับรองตัวเลขระหว่างกาลนั้นด้วย เพื่อให้ชัดว่าใครรับผิดชอบข้อมูล

ชุดพื้นฐานที่ธนาคารส่วนใหญ่ขอคือหลักฐานการจดทะเบียนและสถานะปัจจุบันของบริษัท เอกสารแสดงผู้มีอำนาจลงนาม โครงสร้างผู้ถือหุ้นจนถึงผู้ได้รับประโยชน์ที่แท้จริง เอกสารแสดงตนของกรรมการและผู้ถือหุ้นรายใหญ่ และคำอธิบายลักษณะธุรกิจกับที่มาของเงิน จุดที่ใช้เวลามากที่สุดมักไม่ใช่การรับรอง แต่เป็นการอธิบายโครงสร้างการถือหุ้นให้ตรงกันทุกฉบับ จึงควรทำผังโครงสร้างหนึ่งหน้าไว้ก่อนแล้วให้ทุกเอกสารสอดคล้องกับผังนั้น

ลึกจนถึงบุคคลธรรมดา ไม่ใช่หยุดที่นิติบุคคลชั้นกลาง ถ้าโครงสร้างมีบริษัทโฮลดิ้งหลายชั้นก็ต้องแสดงสัดส่วนถือหุ้นของแต่ละชั้นจนสรุปได้ว่าบุคคลใดถือประโยชน์เท่าไร เอกสารที่ใช้ประกอบคือทะเบียนผู้ถือหุ้นของแต่ละชั้นและเอกสารแสดงตนของบุคคลปลายทาง ถ้าชั้นใดอยู่ต่างประเทศจะต้องมีเอกสารจากประเทศนั้นและอาจต้องผ่านชั้นรับรองของประเทศนั้นเช่นกัน ควรวางแผนเวลาเผื่อส่วนนี้ไว้มากที่สุด

ฝั่งผู้ลงทุนมักต้องส่งเอกสารแสดงตนและหลักฐานการมีอยู่ของนิติบุคคลผู้ลงทุนที่รับรองจากประเทศต้นทาง ฝั่งบริษัทไทยต้องเตรียมมติที่ประชุมเรื่องเพิ่มทุน บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นหลังเปลี่ยนแปลง และเอกสารการรับชำระค่าหุ้น สิ่งที่ฝ่ายบัญชีต้องระวังคือเส้นทางเงินต้องอธิบายได้ตรงกับเอกสาร ถ้ารับเงินก่อนแล้วจึงทำมติภายหลัง จะเกิดคำถามทั้งจากธนาคารและจากผู้สอบบัญชี ลำดับที่เรียบร้อยคือมติ การชำระ แล้วจึงจดทะเบียนเปลี่ยนแปลง

ต้องมีวันเวลาและสถานที่ประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วมและสัดส่วนหุ้นที่มาประชุม วาระที่พิจารณา ข้อความมติที่ชัดเจนพอจะปฏิบัติตามได้ และชื่อผู้ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ ข้อความมติควรเจาะจงพอที่คนนอกอ่านแล้วรู้ว่าอนุมัติอะไรในวงเงินเท่าไร การเขียนกว้างว่ามอบให้กรรมการดำเนินการตามที่เห็นสมควรมักถูกปลายทางย้อนถาม เพราะไม่ยืนยันขอบเขตที่ต้องการ

ที่พบมากคือหลักฐานการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หลักฐานการยื่นแบบและชำระภาษีเงินได้นิติบุคคลของปีล่าสุด และหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่เพื่อการภาษีเมื่อจะใช้สิทธิตามความตกลงระหว่างประเทศ เอกสารกลุ่มนี้ออกจากระบบของหน่วยงานไทย จึงต้องเผื่อเวลาขอรับก่อนเริ่มชั้นรับรอง ข้อควรระวังคือหลักฐานการยื่นไม่เท่ากับหลักฐานการชำระ ถ้าปลายทางขอทั้งสองต้องส่งทั้งคู่ ไม่ใช่ส่งฉบับเดียวแล้วอธิบายปากเปล่า

ทำสารบัญตามหมายเลขคำขอของฝ่ายตรวจสอบ แล้วตอบทีละข้อว่ามีเอกสาร ไม่มีเอกสารเพราะเหตุใด หรือมีแต่ต้องรอออกใหม่ การส่งไฟล์กองใหญ่โดยไม่มีสารบัญทำให้ถูกถามซ้ำและดูเหมือนปิดบัง สิ่งที่ควรตั้งแต่ต้นคือขอบเขตการใช้ข้อมูลและผู้มีสิทธิเข้าถึง เพราะข้อมูลพนักงานและคู่ค้าอยู่ในชุดนี้ด้วย ควรปิดข้อมูลที่ไม่จำเป็นต่อการตรวจก่อนส่ง แล้วบันทึกไว้ว่าปิดส่วนใดเพราะเหตุใด

วิธีที่ใช้ได้จริงคือกำหนดวันอ้างอิงหนึ่งวันสำหรับชุดนั้น แล้วทุกเอกสารต้องสะท้อนสถานะ ณ วันนั้นหรือระบุชัดว่าเป็นข้อมูลหลังวันนั้น จากนั้นทำตารางคุมสามช่อง คือชื่อเอกสาร วันที่ออก และเลขอ้างอิง ให้คนตรวจภายในไล่เทียบได้ก่อนส่งออก จุดที่มักไม่ตรงคือทุนจดทะเบียน จำนวนหุ้น และที่อยู่สำนักงาน ซึ่งเปลี่ยนแล้วแต่เอกสารเก่าบางฉบับยังใช้ค่าเดิม

ทำได้ แต่ต้องออกแบบเส้นทางเอกสารก่อน ทางเลือกหนึ่งคือกรรมการดำเนินการรับรองในประเทศที่ตนอยู่ แล้วส่งเอกสารที่รับรองแล้วกลับมาประกอบชุด อีกทางคือออกหนังสือมอบอำนาจให้ผู้แทนในไทยลงนามในขอบเขตที่ระบุ ทางแรกช้ากว่าแต่ตรงไปตรงมา ทางที่สองเร็วกว่าแต่ต้องเขียนขอบเขตให้รัดกุม สิ่งที่ควรตัดสินก่อนเริ่มคือปลายทางยอมรับหนังสือมอบอำนาจหรือยืนกรานลายมือชื่อกรรมการเอง

เก็บสำเนาทุกฉบับที่ส่งออกพร้อมภาพหน้าที่มีตราประทับรับรอง หลักฐานการจัดส่งและเลขติดตาม ตารางคุมเอกสารที่ใช้ และอีเมลที่ปลายทางระบุเงื่อนไข ชุดนี้มีประโยชน์สองทาง ทางแรกคือใช้ตอบเมื่อปลายทางถามเพิ่มในภายหลัง ทางที่สองคือใช้เป็นแบบเมื่อต้องทำชุดใหม่ในปีถัดไป ซึ่งเร็วกว่าเริ่มนับหนึ่งใหม่อย่างมาก และควรเก็บให้สอดคล้องกับหน้าที่เก็บรักษาเอกสารทางบัญชีที่บริษัทมีอยู่แล้ว