บัญชีคลินิก สถานพยาบาล และธุรกิจสุขภาพ

ตัวชี้ขาดคือรูปแบบความสัมพันธ์ ไม่ใช่ชื่อที่เรียกเงินก้อนนั้น หากแพทย์อยู่ใต้ตารางเวรและระเบียบขององค์กร เงินที่จ่ายถือเป็นเงินได้จากการจ้างแรงงานและต้องคำนวณหักตามฐานเงินเดือนสะสมทั้งปี แต่ถ้าแพทย์เข้ามาออกตรวจตามรอบของตนเอง รับความเสี่ยงเรื่องจำนวนคนไข้เอง และมีสิทธิ์ปฏิเสธเคส จะเข้าลักษณะวิชาชีพอิสระซึ่งใช้อัตราหักสำหรับวิชาชีพอิสระแทน สิ่งที่ควรทำคือเขียนข้อตกลงให้ตรงกับพฤติกรรมจริง แล้วเก็บตารางออกตรวจกับรายงานแบ่งรายรับไว้เป็นชุดเดียวกัน

การรักษาโดยสถานพยาบาลที่ได้รับใบอนุญาตอยู่ในกลุ่มยกเว้น แต่คลินิกส่วนใหญ่ยังมีรายรับอีกฝั่งที่ไม่เข้าข่ายยกเว้น เช่น หัตถการเพื่อความงามล้วน ขายผลิตภัณฑ์บำรุงผิว อาหารเสริม หรือให้เช่าพื้นที่ในอาคาร รายรับกลุ่มหลังนี้ต้องนับสะสมเทียบเกณฑ์จดทะเบียน เมื่อถึงเกณฑ์ก็ต้องจดและเรียกเก็บเฉพาะส่วนที่ไม่ยกเว้น ระบบขายหน้าร้านจึงต้องแยกรหัสรายการสองกลุ่มตั้งแต่ต้น มิฉะนั้นตอนตรวจสอบจะพิสูจน์สัดส่วนไม่ได้และเสี่ยงถูกประเมินทั้งก้อน

ยาและเวชภัณฑ์ต้องมีบัญชีคุมรายตัวที่บันทึกรับเข้า จ่ายออก และคงเหลือ พร้อมเลขล็อตกับวันหมดอายุ เพราะข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับสถานพยาบาลกับหลักฐานทางบัญชีใช้ชุดข้อมูลเดียวกันได้ วิธีตัดต้นทุนที่ใช้ง่ายและอธิบายได้คือเข้าก่อนออกก่อน ซึ่งสอดคล้องกับการหมุนยาตามวันหมดอายุอยู่แล้ว ยาที่หมดอายุหรือชำรุดให้ทำบันทึกทำลายพร้อมพยานและเก็บภาพถ่ายไว้ จึงจะถือเป็นผลเสียหายทางบัญชีได้ หากทำลายทิ้งเฉย ๆ โดยไม่มีหลักฐาน ส่วนต่างจะกลายเป็นของขาดที่ต้องอธิบายภายหลัง

เครื่องมือแพทย์จัดเป็นเครื่องจักรและอุปกรณ์ อายุการใช้งานที่นิยมประเมินอยู่ที่ห้าปี แต่ควรปรับให้ตรงกับรอบเปลี่ยนเทคโนโลยีของเครื่องนั้นจริง เครื่องเลเซอร์ที่ตกรุ่นเร็วอาจสั้นกว่า เตียงหรือครุภัณฑ์พื้นฐานอาจยาวกว่า กรณีเช่าซื้อ ให้บันทึกสินทรัพย์เต็มมูลค่าตั้งแต่วันรับมอบ แยกดอกเบี้ยออกไปทยอยรับรู้ตามงวด ไม่ใช่เอาค่างวดทั้งก้อนลงเป็นค่าใช้จ่าย ส่วนการเปรียบเทียบว่าคุ้มหรือไม่ ให้ดูจำนวนเคสต่อเดือนที่ต้องทำเพื่อคุ้มค่างวด ถ้าต่ำกว่ากำลังผลิตจริงมาก การเช่าใช้เป็นครั้งคราวจะรัดกุมกว่า

เงินที่รับมาก่อนให้บริการยังไม่ใช่รายได้ ให้ตั้งเป็นหนี้สินรายได้รับล่วงหน้า แล้วทยอยโอนเข้ารายได้ตามจำนวนครั้งที่ให้บริการจริง ระบบนัดหมายจึงต้องผูกกับยอดคงเหลือของแต่ละคอร์สเพื่อให้ตัวเลขสองฝั่งตรงกัน จุดที่มักถูกตั้งคำถามคือคอร์สที่ลูกค้าไม่มาใช้จนหมดอายุ ควรกำหนดเงื่อนไขวันหมดอายุไว้ในใบสมัครให้ชัด แล้วรับรู้เป็นรายได้เมื่อพ้นกำหนดตามเงื่อนไขนั้น ในทางภาษีมูลค่าเพิ่ม หากคอร์สอยู่ในกลุ่มที่ต้องเสียภาษี ความรับผิดเกิดตอนรับเงิน จึงต้องออกใบกำกับภาษีตั้งแต่วันรับชำระแม้ยังไม่ได้ให้บริการ

ให้บันทึกรายได้ตามมูลค่าที่คาดว่าจะเก็บได้จริง ไม่ใช่ยอดเรียกเก็บเต็ม เพราะผู้จ่ายมักปรับลดตามเงื่อนไขความคุ้มครองอยู่แล้ว ส่วนต่างที่ถูกปฏิเสธให้ตัดออกทันทีที่ได้รับหนังสือแจ้ง ไม่ใช่ปล่อยค้างเป็นลูกหนี้ไปเรื่อย ๆ ควรแยกทะเบียนลูกหนี้ตามคู่สัญญาแต่ละราย พร้อมอายุหนี้เป็นช่วง แล้วทวนทุกเดือนว่ารายใดเกินรอบจ่ายปกติ เมื่อยอดค้างเกินหกเดือนโดยติดตามแล้วไม่ได้ผล ให้เตรียมหลักฐานการทวงถามไว้ประกอบการตัดเป็นหนี้สูญตามหลักเกณฑ์

ค่าธรรมเนียมที่จ่ายเป็นรายปีลงเป็นค่าใช้จ่ายของปีนั้นได้ตามปกติ แต่ใบอนุญาตซึ่งครอบคลุมหลายรอบปีบัญชี รวมถึงค่าที่ปรึกษาช่วงขอตั้งสถานพยาบาลครั้งแรก ควรทยอยตัดไปตามช่วงเวลาที่ได้ประโยชน์ ค่าใช้จ่ายกลุ่มปรับปรุงอาคารให้ผ่านมาตรฐานการตรวจ เช่น ระบบระบายอากาศหรือห้องปลอดเชื้อ ถือเป็นการปรับปรุงสินทรัพย์ที่ต้องคิดค่าเสื่อม ไม่ใช่ค่าซ่อมแซม ทางปฏิบัติที่ช่วยได้มากคือแยกใบเสร็จช่วงเปิดกิจการออกเป็นสามกอง คือค่าธรรมเนียมรายปี ค่าสิทธิ์ระยะยาว และงานปรับปรุงอาคาร ตั้งแต่วันที่จ่าย

นิติบุคคลเดียวหลายสาขาจัดการง่ายกว่ามาก งบการเงินรวมอยู่ชุดเดียว ภาษีเงินได้คำนวณจากผลรวม ขาดทุนสาขาใหม่หักกลบกำไรสาขาเดิมได้ทันที และการจดสาขาเพิ่มในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มก็ทำได้โดยไม่ต้องตั้งบริษัทใหม่ ส่วนการแยกบริษัทเหมาะกับกรณีที่ผู้ถือหุ้นแต่ละสาขาต่างกัน หรือต้องการจำกัดความเสี่ยงทางวิชาชีพไม่ให้ลามข้ามสาขา ข้อแลกเปลี่ยนคือค่าใช้จ่ายด้านบัญชีและการตรวจสอบเพิ่มตามจำนวนบริษัท และรายการระหว่างกันต้องตั้งราคาให้สมเหตุสมผลพร้อมเอกสารรองรับ

โดยทั่วไปไม่ใช่ สปาและร้านนวดที่จดทะเบียนภายใต้กฎหมายสถานประกอบการเพื่อสุขภาพไม่เข้านิยามสถานพยาบาล จึงไม่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มจากค่าบริการ ต้องนับรายรับเทียบเกณฑ์และเรียกเก็บเมื่อถึงกำหนด ยกเว้นกรณีที่กิจการมีใบอนุญาตประกอบกิจการสถานพยาบาลจริงและมีแพทย์เป็นผู้ให้บริการรักษา ส่วนนั้นจึงแยกเป็นรายรับยกเว้นได้ ธุรกิจที่ทำทั้งสองแบบในสถานที่เดียวควรแยกใบอนุญาต แยกห้องบริการ และแยกรหัสรายการในระบบขาย เพื่อให้สัดส่วนรายรับสองกลุ่มพิสูจน์ได้จากเอกสารชุดเดียวกัน

หลักคือแยกชั้นข้อมูล เอกสารทางบัญชีต้องเก็บตามระยะเวลาที่กฎหมายบัญชีกำหนด แต่ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดอาการหรือผลตรวจอยู่ในนั้น ใบเสร็จและรายงานรายได้ควรอ้างถึงคนไข้ด้วยรหัสประจำตัวแทนการระบุโรค ส่วนเวชระเบียนเก็บแยกในระบบที่จำกัดสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะบุคลากรทางการแพทย์ เมื่อส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชีภายนอก ให้ส่งเฉพาะชุดตัวเลขที่จำเป็นและทำข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลไว้เป็นลายลักษณ์อักษร วิธีนี้ทำให้ตอบผู้ตรวจสอบได้ครบโดยไม่เปิดเผยข้อมูลสุขภาพเกินจำเป็น