ภาษีซื้อต้องห้ามและใบกำกับภาษีที่มีปัญหา: ขอคืนอะไรได้ อะไรไม่ได้

กลุ่มที่พบบ่อยที่สุดมีดังนี้ หนึ่ง ภาษีซื้อที่ไม่มีใบกำกับภาษี หรือมีแต่แสดงไม่ได้เมื่อเจ้าพนักงานเรียกดู สอง ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่มีข้อความไม่ครบถ้วนตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด สาม ภาษีซื้อที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ เช่น ของใช้ส่วนตัวของกรรมการ สี่ ภาษีซื้อค่ารับรองและค่าบริการในลักษณะทำนองเดียวกัน ห้า ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่ออกโดยผู้ไม่มีสิทธิออก หก ภาษีซื้อสำหรับรถยนต์นั่งและรถโดยสารที่มีที่นั่งไม่เกินสิบคน รวมถึงค่าซื้อ ค่าเช่า และค่าใช้จ่ายเกี่ยวเนื่องกับรถประเภทนั้น และเจ็ด ภาษีซื้อที่ใช้ในกิจการประเภทที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ในทางปฏิบัติควรตั้งรหัสบัญชีแยกสำหรับภาษีซื้อต้องห้ามตั้งแต่ตอนบันทึก เพื่อให้ยอดที่ยื่นในแบบตรงกับรายงานภาษีซื้อโดยไม่ต้องมานั่งคัดออกทีหลัง

แยกสองระบบภาษีออกจากกัน ด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีซื้อค่ารับรองเป็นภาษีซื้อต้องห้ามเต็มจำนวน จึงต้องรวมภาษีนั้นเป็นต้นทุนของค่ารับรอง ไม่ใช่ตั้งเป็นลูกหนี้กรมสรรพากร ด้านภาษีเงินได้นิติบุคคล ค่ารับรองหักเป็นรายจ่ายได้แต่ถูกจำกัดเพดาน โดยคิดที่ร้อยละศูนย์จุดสามของยอดรายได้ หรือจะใช้ฐานทุนที่ชำระแล้วก็ได้หากฐานนั้นสูงกว่า และไม่เกินสิบล้านบาท นอกจากนี้ค่ารับรองต้องเป็นไปตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจ ผู้ได้รับต้องไม่ใช่ลูกจ้างของบริษัทเอง เว้นแต่เข้าร่วมในฐานะผู้ดูแลแขก และของขวัญที่ให้ต้องมีมูลค่าไม่เกินที่กำหนดต่อคนต่อครั้ง เอกสารที่ควรมีคือใบเสร็จพร้อมระบุชื่อบริษัทของแขกและวัตถุประสงค์ เพราะใบเสร็จร้านอาหารเปล่าที่ไม่มีบันทึกว่าเลี้ยงใครเพื่อเรื่องใด มักถูกตัดออกทั้งจำนวนเมื่อถูกตรวจ

ต้องมีคำว่าใบกำกับภาษีในที่ที่เห็นเด่นชัด ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ หมายเลขลำดับของใบกำกับและของเล่มถ้ามี ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณและมูลค่าของสินค้าหรือบริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกออกจากมูลค่าอย่างชัดเจน และวัน เดือน ปีที่ออก นอกจากนี้ผู้ซื้อที่จดทะเบียนต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของตนและข้อความระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่ถูกต้อง การขาดสาระสำคัญ เช่น ไม่แยกจำนวนภาษี ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย หรือไม่มีวันที่ ทำให้ภาษีซื้อนั้นต้องห้าม ส่วนข้อผิดพลาดเล็กน้อยที่ไม่ใช่สาระสำคัญ เช่น พิมพ์ชื่อถนนผิดตัวอักษรเดียวโดยยังระบุตัวตนได้ มักแก้ไขได้ด้วยการให้ผู้ขายขีดฆ่าแก้ไขและลงลายมือชื่อกำกับ ทางที่ปลอดภัยกว่าคือขอให้ออกฉบับใหม่และยกเลิกฉบับเดิมพร้อมเก็บต้นฉบับที่ยกเลิกไว้ครบชุด

ไม่ได้ ใบกำกับภาษีอย่างย่อออกให้ผู้บริโภคปลายทางและไม่แสดงรายละเอียดผู้ซื้อ จึงไม่รองรับการเครดิตภาษีซื้อ ถ้ากิจการต้องการใช้สิทธิ ต้องแจ้งพนักงานขายก่อนชำระเงินว่าขอใบกำกับภาษีเต็มรูปในนามนิติบุคคล พร้อมแจ้งเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขาใด ร้านค้าปลีกขนาดใหญ่ส่วนมากมีเคาน์เตอร์ออกใบกำกับเต็มรูปให้ภายหลังในวันเดียวกันหรือภายในระยะเวลาที่ร้านกำหนด ซึ่งควรจัดการทันทีเพราะเมื่อพ้นรอบเดือนแล้วมักขอย้อนหลังไม่ได้ วิธีลดปัญหาเชิงระบบคือกำหนดนโยบายจัดซื้อว่าพนักงานที่สำรองจ่ายต้องนำใบกำกับเต็มรูปมาเบิกเท่านั้น และตั้งวงเงินเล็กน้อยที่ยอมรับใบเสร็จธรรมดาได้โดยรับรู้ว่าภาษีส่วนนั้นเป็นต้นทุน ไม่ใช่พยายามเครดิตจากเอกสารที่ใช้ไม่ได้

ตามหลักภาษีซื้อต้องนำไปหักในเดือนภาษีที่ระบุในใบกำกับ แต่ประมวลรัษฎากรผ่อนผันให้กรณีมีเหตุจำเป็นที่ได้รับใบกำกับล่าช้า สามารถนำไปหักในเดือนภาษีถัดไปได้ไม่เกินหกเดือนนับแต่เดือนถัดจากเดือนที่ออกใบกำกับ ข้อสำคัญคือต้องมีหลักฐานแสดงว่าได้รับล่าช้าจริง เช่น ตราประทับรับเอกสาร ทะเบียนรับเอกสาร หรืออีเมลนำส่งที่ระบุวันที่ ไม่ใช่แค่บอกว่าหาเจอทีหลัง เมื่อพ้นกำหนดหกเดือนแล้ว ภาษีซื้อนั้นจะเครดิตไม่ได้และต้องรับรู้เป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายแทน เพื่อกันปัญหานี้ควรวางระบบให้ฝ่ายจัดซื้อติดตามใบกำกับภายในสัปดาห์แรกของเดือนถัดไป และทำรายงานใบกำกับค้างรับเทียบกับใบสั่งซื้อที่รับของแล้วทุกเดือน กิจการที่ปล่อยให้เอกสารตามหลังเป็นนิสัยมักสูญเสียเครดิตภาษีสะสมเป็นเงินก้อนใหญ่โดยไม่รู้ตัว

สัญญาณเตือนที่พบบ่อยคือผู้ขายเสนอออกใบกำกับให้โดยที่ไม่มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการจริง ราคาสูงผิดปกติเมื่อเทียบกับตลาด ผู้ขายไม่ยอมรับโอนเงินเข้าบัญชีนิติบุคคลแต่ขอเป็นเงินสดหรือโอนเข้าบัญชีบุคคล ที่อยู่ตามใบกำกับเป็นเพียงห้องเช่าที่ไม่มีการประกอบกิจการ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีตรวจไม่พบสถานะผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบของกรมสรรพากร วิธีป้องกันคือตรวจสถานะผู้ประกอบการก่อนทำรายการครั้งแรก เก็บหลักฐานการรับของและการชำระเงินผ่านระบบธนาคารทุกครั้ง หากพบภายหลังว่าเคยใช้ใบกำกับที่ออกโดยผู้ไม่มีสิทธิออก ทางเลือกที่เสียหายน้อยที่สุดคือยื่นแบบเพิ่มเติมเพื่อปรับปรุงภาษีซื้อออกและชำระภาษีพร้อมเงินเพิ่มก่อนที่เจ้าพนักงานจะตรวจพบ เพราะการเข้าไปแก้เองมักได้รับการพิจารณาลดเบี้ยปรับ ขณะที่การนิ่งเฉยเปิดโอกาสให้ถูกประเมินเบี้ยปรับในอัตราสูงและอาจมีความรับผิดทางอาญาตามมา

ใบลดหนี้ออกได้เมื่อมูลค่าของสินค้าหรือบริการลดลงหลังจากออกใบกำกับไปแล้วด้วยเหตุที่กฎหมายรับรอง เช่น สินค้าชำรุดหรือขาดจำนวนแล้วรับคืน ลดราคาตามข้อตกลง หรือบอกเลิกสัญญาบริการ ส่วนใบเพิ่มหนี้ออกเมื่อมูลค่าเพิ่มขึ้น เช่น ส่งของเกินกว่าที่ตกลงและผู้ซื้อรับไว้ หรือคำนวณราคาผิดต่ำกว่าความจริง เอกสารทั้งสองต้องอ้างอิงเลขที่และวันที่ของใบกำกับเดิม ระบุสาเหตุที่ออก และแสดงมูลค่าที่เปลี่ยนแปลงพร้อมภาษีที่เปลี่ยนแปลงแยกจากกัน ผู้ขายต้องนำไปปรับภาษีขายในเดือนที่ออก ส่วนผู้ซื้อต้องปรับภาษีซื้อในเดือนที่ได้รับ จุดผิดพลาดที่พบบ่อยคือฝ่ายขายออกใบลดหนี้แต่ฝ่ายบัญชีของผู้ซื้อไม่ได้บันทึกลด ทำให้ยอดสองฝั่งไม่ตรงกันเมื่อกรมสรรพากรเทียบข้อมูล อีกกรณีคือใช้ใบลดหนี้แทนการยกเลิกใบกำกับทั้งฉบับ ซึ่งกรณีต้องการยกเลิกทั้งฉบับควรออกใบกำกับใหม่และเก็บฉบับเดิมที่ยกเลิกไว้ครบทุกส่วนแทน

ภาษีซื้อที่ระบุได้ชัดว่าใช้ในกิจการประเภทที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มให้เครดิตเต็ม ภาษีซื้อที่ใช้ในกิจการประเภทที่ไม่ต้องเสียให้ถือเป็นต้นทุนทั้งจำนวน ส่วนที่ใช้ร่วมกันทั้งสองประเภท เช่น ค่าเช่าสำนักงานกลาง ค่าไฟฟ้า และค่าที่ปรึกษา ต้องเฉลี่ยตามส่วนของรายได้ของแต่ละประเภทในปีที่ผ่านมา แล้วปรับปรุงให้ตรงกับสัดส่วนจริงเมื่อสิ้นปี กิจการที่เริ่มประกอบการปีแรกและยังไม่มีฐานรายได้ให้ประมาณการไว้ก่อนแล้วปรับภายหลัง กรณีก่อสร้างอาคารที่ใช้ทั้งสองกิจการมีหลักเกณฑ์เฉพาะที่ต้องเฉลี่ยตามพื้นที่ใช้สอยและมีเงื่อนไขห้ามเปลี่ยนแปลงการใช้ภายในระยะเวลาที่กำหนด มิฉะนั้นต้องคืนภาษีซื้อที่เคยขอไว้ ในทางปฏิบัติควรตั้งศูนย์ต้นทุนแยกตามประเภทกิจการตั้งแต่ผังบัญชี เพราะการมานั่งเฉลี่ยย้อนหลังจากใบเสร็จกองรวมกันทั้งปีมักได้ตัวเลขที่พิสูจน์ไม่ได้และถูกโต้แย้งได้ง่าย

เริ่มจากหาสาเหตุของผลต่างเป็นรายเดือน อย่าหักกลบทั้งปีเป็นก้อนเดียว สาเหตุที่พบบ่อยคือบันทึกใบกำกับซ้ำจากการสแกนเข้าระบบสองครั้ง ใบกำกับที่ยกเลิกแล้วแต่ยังคาอยู่ในรายงาน ภาษีซื้อต้องห้ามที่หลุดเข้าไปในยอดที่ขอเครดิต และรายการที่บันทึกในเดือนหนึ่งแต่ยื่นในอีกเดือนหนึ่ง เมื่อระบุได้แล้วให้จัดกลุ่มว่ารายการใดทำให้ชำระภาษีขาด รายการใดทำให้ชำระเกิน กรณีชำระขาดต้องยื่นแบบเพิ่มเติมของเดือนนั้นและชำระภาษีพร้อมเงินเพิ่มตามจำนวนวันที่ล่าช้า ส่วนกรณีชำระเกินสามารถขอคืนหรือใช้เป็นเครดิตในเดือนถัดไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด สิ่งที่ควรทำควบคู่กันคือจัดทำกระดาษทำการกระทบยอดระหว่างบัญชีแยกประเภทภาษีซื้อ รายงานภาษีซื้อ และแบบที่ยื่น เก็บไว้เป็นชุดรายเดือน เพราะเมื่อถูกเรียกตรวจ การมีกระดาษทำการที่อธิบายผลต่างได้ทันทีช่วยลดขอบเขตการตรวจลงอย่างมีนัยสำคัญ

เมื่อผู้ประกอบการในต่างประเทศให้บริการและมีการใช้บริการนั้นในราชอาณาจักร ผู้จ่ายในไทยมีหน้าที่นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแทนด้วยแบบ ภ.พ.36 ภายในวันที่กำหนดของเดือนถัดจากเดือนที่จ่ายเงิน ใบเสร็จรับเงินที่กรมสรรพากรออกให้จากการนำส่งนี้ใช้เป็นหลักฐานเครดิตภาษีซื้อได้ในเดือนที่ชำระ โดยมีเงื่อนไขว่าบริการนั้นต้องเกี่ยวข้องกับกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ข้อควรระวังคือแพลตฟอร์มต่างประเทศบางรายจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในไทยแล้วภายใต้ระบบสำหรับผู้ให้บริการอิเล็กทรอนิกส์ กรณีนั้นแพลตฟอร์มจะเรียกเก็บภาษีจากผู้ใช้บริการที่เป็นบุคคลธรรมดาโดยตรง แต่สำหรับลูกค้านิติบุคคลที่จดทะเบียนแล้วมักไม่เรียกเก็บและให้ผู้จ่ายนำส่งเอง จึงควรตรวจสถานะของผู้ให้บริการแต่ละรายและเก็บหลักฐานการตั้งค่าเลขประจำตัวผู้เสียภาษีในบัญชีผู้ใช้ไว้ ไม่เช่นนั้นอาจนำส่งซ้ำซ้อนหรือขาดส่งโดยไม่รู้ตัว นอกจากนี้ยังต้องพิจารณาภาษีหัก ณ ที่จ่ายและอนุสัญญาภาษีซ้อนควบคู่กัน เพราะเป็นคนละหน้าที่กัน